Amgen är ett globalt bioteknikföretag som utvecklar och kommersialiserar läkemedel framställda från levande celler. Företagets arbete fokuserar på allvarliga sjukdomar, inklusive tillstånd med begränsade behandlingsalternativ, och stöds av vetenskaplig forskning och kliniska prövningar. Företaget förknippas med framsteg inom cancerbehandling och behandling av fetma, samtidigt som det betonar etisk forskning, patientsäkerhet och miljömässig hållbarhet.
Senior Associate, global mötesplanering och evenemang
Samordna Cvent-registrering, deltagarkommunikation, budgetar och evenemangslogistik för Amgens globala hälsovårdsprogram. Stöd komplexa möten från planering till genomförande på plats och avslut efter evenemanget.
Beskrivning
- Arbeta tillsammans med chefen för att genomföra tilldelade program från den inledande behovsinsamlingen till avslut efter evenemanget.
- Leda avgränsade operativa arbetsområden och hålla chefen uppdaterad om framsteg, risker, beslut och ändrade prioriteringar.
- Underhålla tidsplaner, åtgärdsloggar, dagordningar, körscheman och annat planeringsmaterial.
- Ordna planeringsmöten, dokumentera beslut och följa upp tilldelade åtgärder.
- Skapa, konfigurera, testa och underhålla Cvent-webbplatser för registrering och evenemangsappar för deltagare.
- Hantera registreringsfrågor, evenemangsinnehåll, dagordningar, deltagarkommunikation, pushnotiser och information på plats.
- Följa registreringen, hålla deltagarlistor uppdaterade, hantera ändringar, ta fram rapporter, besvara deltagarnas frågor och lösa rutinmässiga åtkomstproblem.
- Använda godkända AI-verktyg, automatisering och teknik för att förenkla registrering, kommunikation, rapportering och återkommande uppgifter.
- Samordna inbjudningar, rese- och boendeinformation, transporter, tillgänglighets- och kostbehov, skyltning och programmaterial.
- Hjälpa till med registrering och incheckning på plats, support för evenemangsappen, deltagarservice och tilldelad logistik.
- Hantera rutinmässiga deltagar- och driftfrågor och eskalera komplexa, känsliga eller brådskande ärenden.
- Samordna krav och leveranser med IT, Global Security, Facilities, Communications, Finance, Procurement, Legal, interna team och leverantörer.
- Stödja arbetet med lokalbehov, beslutsunderlag och logistik för platsbesök.
- Följa upp budgetar, leverantörsofferter, inköpsorderuppgifter, åtaganden och faktiska kostnader.
- Granska fakturor och tillhörande underlag, vidarebefordra godkända underlag och hjälpa ekonomiavdelningen att stämma av kostnader.
- Hålla Cvent-register och obligatoriska programdokument korrekta samt följa tillämpliga policyer och standarder.
- Samla in deltagarfeedback och leverantörsinformation, bidra till utvärderingar efter evenemang och föreslå förbättringar.
- Förbättra planeringsmallar, processer och teamets arbetsflöden, ordna bemanning och dela information med kollegor.
Krav
- Kandidatexamen inom hotell- och restaurang, företagsekonomi, kommunikation, evenemangshantering eller ett närliggande område; motsvarande erfarenhet kan också beaktas.
- 2–3 års erfarenhet av mötesplanering inom företag eller byrå, registrering, evenemangsdrift eller liknande arbete.
- Erfarenhet av att samordna flera arbetsområden och tidsfrister noggrant och med känsla för detaljer.
- Visa initiativförmåga, uppfinningsrikedom, gott omdöme, ansvarstagande samt en praktisk och lösningsorienterad kommunikationsstil.
- Anpassa dig till ändrade prioriteringar och samarbeta över funktionsgränser.
- Ha ett starkt servicefokus och vara diskret.
- Goda kunskaper i Microsoft Office, inklusive Excel och PowerPoint.
- Praktisk erfarenhet av att skapa registreringswebbplatser och evenemangsappar för deltagare.
- Möjlighet att resa cirka 30 % för stöd på plats.
- Möjlighet att arbeta kvällar eller helger vid behov för vissa program.
- Erfarenhet av Cvent är starkt meriterande.
- Erfarenhet av att stödja komplexa program, ledningsprogram eller program med hög synlighet är meriterande.
- Kännedom om projektledningsverktyg, plattformar för virtuella möten och hybridmöten samt godkända AI- eller automatiseringsverktyg är meriterande.
Förmåner
- Omfattande förmånspaket för anställda.
- Pensions- och sparplan med generösa bidrag från företaget.
- Gruppförsäkring för sjukvård, tandvård och synvård.
- Liv- och sjukförsäkring.
- Flexibla utgiftskonton.
- Diskretionärt årligt bonusprogram.
- Långsiktiga incitament i form av aktier.
- Prisbelönta ledighetsplaner.
- Flexibla arbetsmodeller, inklusive distansarbete där det är möjligt.
- Möjligheter till karriärutveckling.
- Balans mellan arbete och privatliv.
- Hälso- och välfärdsplaner för anställda och berättigade anhöriga.
- Ekonomiska planer med möjlighet att spara till pension och andra mål.