Amgen — глобальная биотехнологическая компания, разрабатывающая и выводящая на рынок лекарственные препараты, созданные с использованием живых клеток. Компания занимается лечением серьёзных заболеваний, включая состояния с ограниченными возможностями терапии, опираясь на научные исследования и клинические испытания. Amgen связывают с достижениями в лечении рака и борьбе с ожирением, при этом компания уделяет особое внимание этичным исследованиям, безопасности пациентов и экологической устойчивости.
Старший специалист по планированию международных встреч и мероприятий
Координируйте регистрацию в Cvent, общение с участниками, бюджеты и логистику международных медицинских программ Amgen. Сопровождайте сложные встречи от планирования до работы на площадке и итогового закрытия мероприятия.
Соединенные Штаты78 616 $ – 106 363 $ / год
УдалённоПолная занятостьСтарший специалистТребуемый Язык: английскийМероприятияОписание
- Работайте с менеджером над проведением порученных программ от первоначального запроса до итогового закрытия мероприятия.
- Ведите закреплённые операционные направления и информируйте менеджера о ходе работы, рисках, решениях и изменении приоритетов.
- Ведите графики, списки задач, повестки, сценарии проведения и другие плановые материалы.
- Организуйте планировочные звонки, фиксируйте решения и отслеживайте выполнение порученных задач.
- Создавайте, настраивайте, тестируйте и поддерживайте сайты регистрации Cvent и приложения мероприятий для участников.
- Обрабатывайте вопросы о регистрации, материалы мероприятий, повестки, сообщения участникам, push-уведомления и информацию на площадке.
- Отслеживайте регистрацию, поддерживайте точность списков участников, обрабатывайте изменения, готовьте отчёты, отвечайте на вопросы и решайте типовые проблемы с доступом.
- Применяйте одобренные инструменты ИИ, автоматизацию и технологии для упрощения регистрации, коммуникаций, отчётности и регулярных задач.
- Координируйте приглашения, информацию о поездках и проживании, транспорт, потребности в доступности и питании, указатели и программные материалы.
- Помогайте с регистрацией и встречей участников на площадке, поддержкой приложения, обслуживанием участников и порученной логистикой.
- Решайте типовые вопросы участников и операционные проблемы, передавая сложные, деликатные или срочные случаи ответственным коллегам.
- Координируйте требования и результаты работ с ИТ, глобальной службой безопасности, административно-хозяйственными службами, отделом коммуникаций, финансами, закупками, юридическим отделом, внутренними командами и поставщиками.
- Помогайте учитывать требования площадок, готовить материалы для принятия решений и организовывать логистику визитов на объекты.
- Отслеживайте бюджеты, предложения поставщиков, сведения о заказах на закупку, обязательства и фактические расходы.
- Проверяйте счета и подтверждающие документы, передавайте утверждённые пакеты документов и помогайте финансовому отделу сверять расходы.
- Поддерживайте точность записей Cvent и обязательной документации программ, соблюдайте применимые правила и стандарты.
- Собирайте отзывы участников и информацию о поставщиках, участвуйте в итоговых разборах мероприятий и предлагайте улучшения.
- Совершенствуйте шаблоны планирования, процессы и командные рабочие процедуры; организуйте замещение и делитесь информацией с коллегами.
Требования
- Степень бакалавра в области гостиничного бизнеса, управления, коммуникаций, организации мероприятий или смежной дисциплине; может учитываться эквивалентный опыт.
- 2–3 года опыта в планировании корпоративных или агентских встреч, регистрации, операционной работе на мероприятиях или смежной сфере.
- Опыт координации нескольких рабочих направлений и сроков при точной и внимательной работе.
- Инициативность, находчивость, здравое суждение, ответственность и практичный стиль общения с ориентацией на решение задач.
- Умение адаптироваться к меняющимся приоритетам и взаимодействовать с разными подразделениями.
- Выраженная ориентация на обслуживание и тактичность.
- Уверенное владение Microsoft Office, включая Excel и PowerPoint.
- Практический опыт создания сайтов онлайн-регистрации и приложений мероприятий для участников.
- Готовность к поездкам примерно в 30% случаев для поддержки мероприятий на площадке.
- Готовность иногда работать по вечерам или выходным в соответствии с потребностями программ.
- Опыт работы с Cvent является существенным преимуществом.
- Предпочтителен опыт поддержки сложных программ, мероприятий для руководителей или мероприятий с высокой видимостью.
- Предпочтительно знакомство с инструментами управления проектами, платформами для виртуальных и гибридных встреч, а также одобренными инструментами ИИ или автоматизации.
Преимущества
- Комплексный пакет льгот для сотрудников.
- Пенсионный план и план накоплений со значительными взносами компании.
- Групповое медицинское, стоматологическое страхование и страхование зрения.
- Страхование жизни и инвалидности.
- Счета гибких расходов.
- Дискреционная программа годовых премий.
- Долгосрочные стимулы на основе акций.
- Отмеченные наградами программы отпусков.
- Гибкие модели работы, включая удалённый формат, если он доступен.
- Возможности профессионального развития.
- Баланс между работой и личной жизнью.
- Программы медицинского и социального обеспечения для сотрудников и имеющих право на участие иждивенцев.
- Финансовые планы, позволяющие копить на пенсию и другие цели.