Amgen est une entreprise mondiale de biotechnologie qui développe et commercialise des médicaments fabriqués à partir de cellules vivantes. Ses activités se concentrent sur les maladies graves, notamment les affections pour lesquelles les options thérapeutiques sont limitées, et s’appuient sur la recherche scientifique et les essais cliniques. L’entreprise est associée à des avancées dans le traitement du cancer et la prise en charge de l’obésité, tout en accordant une grande importance à la recherche éthique, à la sécurité des patients et à la durabilité environnementale.
Associé senior, planification mondiale des réunions et événements
Coordonne les inscriptions Cvent, les communications avec les participants, les budgets et la logistique des événements pour les programmes de santé mondiaux d’Amgen. Accompagne des réunions complexes, de la planification à la réalisation sur site et à la clôture après l’événement.
Description
- Travaille avec le responsable pour mener les programmes qui lui sont confiés, de la demande initiale à la clôture après l’événement.
- Pilote des volets opérationnels définis et tient le responsable informé de l’avancement, des risques, des décisions et de l’évolution des priorités.
- Tient à jour les échéanciers, les listes d’actions, les ordres du jour, les déroulés et les autres documents de planification.
- Organise les appels de planification, consigne les décisions et assure le suivi des actions attribuées.
- Crée, configure, teste et tient à jour les sites d’inscription Cvent et les applications événementielles destinées aux participants.
- Gère les demandes concernant les inscriptions, le contenu des événements, les ordres du jour, les communications avec les participants, les notifications push et les informations sur site.
- Suit les inscriptions, tient à jour les listes de participants, traite les modifications, prépare des rapports, répond aux questions et résout les problèmes d’accès courants.
- Utilise les outils d’IA approuvés, l’automatisation et la technologie pour simplifier les inscriptions, les communications, les rapports et les tâches récurrentes.
- Coordonne les invitations, les informations sur les déplacements et l’hébergement, le transport, les besoins en matière d’accessibilité et d’alimentation, la signalétique et les documents du programme.
- Participe aux inscriptions et à l’accueil sur site, à l’assistance sur l’application événementielle, aux services aux participants et à la logistique qui lui est attribuée.
- Traite les problèmes courants des participants et des opérations, et transmet les sujets complexes, sensibles ou urgents.
- Coordonne les exigences et les livrables avec les TI, la Sécurité mondiale, les Services généraux, les Communications, les Finances, les Achats, le Juridique, les équipes internes et les fournisseurs.
- Contribue à la définition des besoins du lieu, aux documents d’aide à la décision et à la logistique des visites de site.
- Suit les budgets, les devis des fournisseurs, les détails des bons de commande, les engagements et les coûts réels.
- Examine les factures et les pièces justificatives, transmet les dossiers approuvés et aide les Finances à rapprocher les coûts.
- Veille à l’exactitude des dossiers Cvent et des documents exigés pour les programmes, et respecte les politiques et normes applicables.
- Recueille les commentaires des participants et les informations des fournisseurs, contribue aux bilans après événement et propose des améliorations.
- Améliore les modèles de planification, les processus et les méthodes de travail de l’équipe; organise le remplacement et partage les informations avec ses collègues.
Exigences
- Diplôme de premier cycle en hôtellerie, commerce, communication, gestion événementielle ou discipline connexe; une expérience équivalente peut être prise en compte.
- De 2 à 3 ans d’expérience en planification de réunions en entreprise ou en agence, en gestion des inscriptions, en opérations événementielles ou dans un domaine connexe.
- Expérience de la coordination de plusieurs volets de travail et échéances avec précision et souci du détail.
- Faire preuve d’initiative, de débrouillardise, de discernement, de responsabilité et d’un style de communication pratique axé sur les solutions.
- S’adapter à l’évolution des priorités et collaborer avec différentes fonctions.
- Faire preuve d’un grand sens du service et de discrétion.
- Maîtrise de Microsoft Office, notamment Excel et PowerPoint.
- Expérience pratique de la création de sites d’inscription en ligne et d’applications événementielles destinées aux participants.
- Disponibilité pour voyager environ 30 % du temps afin d’apporter un soutien sur site.
- Disponibilité pour travailler occasionnellement en soirée ou le week-end selon les besoins du programme.
- Une expérience de Cvent est fortement souhaitée.
- Une expérience de soutien à des programmes complexes, destinés à des cadres ou très visibles est souhaitée.
- La connaissance des outils de gestion de projet, des plateformes de réunions virtuelles ou hybrides et des outils d’IA ou d’automatisation approuvés est souhaitée.
Avantages
- Régime complet d’avantages sociaux pour les employés.
- Régime de retraite et d’épargne avec des cotisations généreuses de l’entreprise.
- Couverture collective médicale, dentaire et optique.
- Assurance vie et invalidité.
- Comptes de dépenses flexibles.
- Programme discrétionnaire de prime annuelle.
- Incitations à long terme sous forme d’actions.
- Congés et vacances primés.
- Modalités de travail flexibles, y compris le télétravail lorsqu’il est possible.
- Possibilités de développement professionnel.
- Équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle.
- Régimes de santé et de bien-être pour les employés et leurs personnes à charge admissibles.
- Plans financiers offrant des possibilités d’épargne pour la retraite et d’autres objectifs.