Amgen è un'azienda biotecnologica globale che sviluppa e commercializza farmaci prodotti a partire da cellule viventi. La sua attività si concentra sulle malattie gravi, comprese le patologie con opzioni terapeutiche limitate, e si basa sulla ricerca scientifica e sugli studi clinici. L'azienda è associata a progressi nel trattamento del cancro e nella gestione dell'obesità, ponendo inoltre l'accento sulla ricerca etica, sulla sicurezza dei pazienti e sulla sostenibilità ambientale.
Senior associate, pianificazione globale di riunioni ed eventi
Coordina le registrazioni Cvent, le comunicazioni con i partecipanti, i budget e la logistica degli eventi per i programmi sanitari globali di Amgen. Supporta riunioni complesse dalla pianificazione alla gestione in presenza e alla chiusura post-evento.
Descrizione
- Collabora con il responsabile per gestire i programmi assegnati dalla richiesta iniziale alla chiusura post-evento.
- Coordina specifici flussi di lavoro operativi e aggiorna il responsabile su progressi, rischi, decisioni e cambiamenti delle priorità.
- Tiene aggiornati cronoprogrammi, registri delle azioni, agende, scalette operative e altri materiali di pianificazione.
- Organizza le chiamate di pianificazione, registra le decisioni e segue le azioni assegnate.
- Crea, configura, testa e gestisce i siti di registrazione Cvent e le app per i partecipanti agli eventi.
- Gestisce le richieste sulle registrazioni, i contenuti e le agende degli eventi, le comunicazioni con i partecipanti, le notifiche push e le informazioni sul posto.
- Monitora le registrazioni, mantiene aggiornati gli elenchi dei partecipanti, elabora le modifiche, prepara report, risponde alle domande e risolve i problemi di accesso più comuni.
- Utilizza strumenti di IA approvati, automazione e tecnologia per semplificare registrazioni, comunicazioni, report e attività ricorrenti.
- Coordina inviti, informazioni su viaggi e alloggi, trasporti, esigenze di accessibilità e alimentari, segnaletica e materiali del programma.
- Fornisce supporto per registrazioni e check-in sul posto, assistenza sull’app dell’evento, servizi ai partecipanti e attività logistiche assegnate.
- Gestisce i problemi ordinari dei partecipanti e delle operazioni, segnalando le questioni complesse, delicate o urgenti.
- Coordina requisiti e consegne con IT, Sicurezza globale, Servizi generali, Comunicazione, Finanza, Acquisti, Legale, team interni e fornitori.
- Supporta la definizione dei requisiti della sede, la preparazione dei materiali decisionali e la logistica dei sopralluoghi.
- Monitora budget, preventivi dei fornitori, dettagli degli ordini di acquisto, impegni e costi effettivi.
- Esamina fatture e documentazione di supporto, inoltra i fascicoli approvati e aiuta la funzione Finanza a riconciliare i costi.
- Mantiene accurati i dati Cvent e i documenti richiesti per i programmi, rispettando le politiche e gli standard applicabili.
- Raccoglie feedback dei partecipanti e informazioni sui fornitori, contribuisce alle revisioni post-evento e propone miglioramenti.
- Ottimizza modelli di pianificazione, processi e flussi di lavoro del team; organizza le coperture e condivide informazioni con i colleghi.
Requisiti
- Laurea in gestione alberghiera, economia aziendale, comunicazione, gestione degli eventi o disciplina affine; può essere presa in considerazione un’esperienza equivalente.
- Da 2 a 3 anni di esperienza nella pianificazione di riunioni aziendali o per agenzie, nella gestione delle registrazioni, nelle operazioni per eventi o in attività correlate.
- Esperienza nel coordinare più flussi di lavoro e scadenze con precisione e attenzione ai dettagli.
- Dimostrare iniziativa, ingegnosità, buon senso, affidabilità e uno stile comunicativo pratico e orientato alle soluzioni.
- Adattarsi ai cambiamenti delle priorità e collaborare tra diverse funzioni.
- Dimostrare una spiccata propensione al servizio e discrezione.
- Ottima conoscenza di Microsoft Office, compresi Excel e PowerPoint.
- Esperienza pratica nella creazione di siti di registrazione online e app per i partecipanti agli eventi.
- Disponibilità a viaggiare per circa il 30% del tempo per fornire supporto sul posto.
- Disponibilità a lavorare occasionalmente la sera o nei fine settimana in base alle esigenze del programma.
- L’esperienza con Cvent è fortemente preferibile.
- È preferibile aver supportato programmi complessi, rivolti a dirigenti o di grande visibilità.
- È preferibile conoscere strumenti di project management, piattaforme per riunioni virtuali o ibride e strumenti approvati di IA o automazione.
Benefit
- Pacchetto completo di benefit per i dipendenti.
- Piano pensionistico e di risparmio con generosi contributi aziendali.
- Copertura sanitaria, odontoiatrica e oculistica di gruppo.
- Assicurazione sulla vita e contro l’invalidità.
- Conti di spesa flessibili.
- Programma discrezionale di bonus annuale.
- Incentivi a lungo termine basati su azioni.
- Piani di ferie e permessi pluripremiati.
- Modelli di lavoro flessibili, comprese modalità da remoto ove disponibili.
- Opportunità di sviluppo professionale.
- Equilibrio tra vita lavorativa e privata.
- Piani sanitari e di assistenza per i dipendenti e i familiari a carico idonei.
- Piani finanziari con possibilità di risparmiare per la pensione e altri obiettivi.