Amgen ist ein globales Biotechnologieunternehmen, das aus lebenden Zellen gewonnene Arzneimittel entwickelt und vermarktet. Das Unternehmen konzentriert sich auf schwere Erkrankungen, darunter Krankheiten mit begrenzten Behandlungsmöglichkeiten, und stützt seine Arbeit auf wissenschaftliche Forschung und klinische Studien. Amgen wird mit Fortschritten in der Krebsbehandlung und im Management von Adipositas in Verbindung gebracht und legt zugleich Wert auf ethische Forschung, Patientensicherheit und ökologische Nachhaltigkeit.
Senior Associate für globale Meetingplanung und Veranstaltungen
Koordination von Cvent-Registrierung, Teilnehmendenkommunikation, Budgets und Veranstaltungslogistik für globale Gesundheitsprogramme von Amgen. Begleitung komplexer Meetings von der Planung über die Durchführung vor Ort bis zum Abschluss nach der Veranstaltung.
Vereinigte Staaten78.616 $ – 106.363 $ / Jahr
RemoteVollzeitSeniorErforderliche Sprache: EnglischVeranstaltungenBeschreibung
- Arbeiten Sie mit dem Manager zusammen, um zugewiesene Programme von der ersten Anfrage bis zum Abschluss nach der Veranstaltung umzusetzen.
- Verantworten Sie festgelegte operative Arbeitsbereiche und informieren Sie den Manager über Fortschritte, Risiken, Entscheidungen und veränderte Prioritäten.
- Pflegen Sie Zeitpläne, Aufgabenprotokolle, Tagesordnungen, Ablaufpläne und weitere Planungsunterlagen.
- Organisieren Sie Planungsgespräche, halten Sie Entscheidungen fest und verfolgen Sie zugewiesene Aufgaben nach.
- Erstellen, konfigurieren, testen und pflegen Sie Cvent-Registrierungswebsites und Event-Apps für Teilnehmende.
- Bearbeiten Sie Registrierungsanfragen, Veranstaltungsinhalte, Tagesordnungen, Mitteilungen an Teilnehmende, Push-Benachrichtigungen und Informationen vor Ort.
- Verfolgen Sie Registrierungen, halten Sie Teilnehmendenlisten aktuell, bearbeiten Sie Änderungen, erstellen Sie Berichte, beantworten Sie Fragen und lösen Sie einfache Zugangsprobleme.
- Nutzen Sie zugelassene KI-Tools, Automatisierung und Technologie, um Registrierung, Kommunikation, Berichterstattung und wiederkehrende Aufgaben zu vereinfachen.
- Koordinieren Sie Einladungen, Informationen zu Reisen und Unterkünften, Transport, Barrierefreiheit und Ernährungsbedürfnissen, Beschilderung und Programmunterlagen.
- Unterstützen Sie die Registrierung und den Check-in vor Ort, die Event-App, den Teilnehmendenservice und zugewiesene logistische Aufgaben.
- Bearbeiten Sie routinemäßige Anliegen von Teilnehmenden und operative Probleme und leiten Sie komplexe, sensible oder dringende Fälle weiter.
- Koordinieren Sie Anforderungen und Liefergegenstände mit IT, Global Security, Facility Management, Kommunikation, Finanzen, Einkauf, Recht, internen Teams und Lieferanten.
- Unterstützen Sie die Klärung von Anforderungen an Veranstaltungsorte, Entscheidungsvorlagen und die Logistik von Besichtigungen.
- Verfolgen Sie Budgets, Lieferantenangebote, Bestelldaten, Verpflichtungen und tatsächliche Kosten.
- Prüfen Sie Rechnungen und Belege, leiten Sie freigegebene Unterlagen weiter und unterstützen Sie die Finanzabteilung beim Kostenabgleich.
- Halten Sie Cvent-Datensätze und vorgeschriebene Programmunterlagen korrekt und beachten Sie geltende Richtlinien und Standards.
- Sammeln Sie Rückmeldungen von Teilnehmenden und Informationen von Lieferanten, wirken Sie an Nachbesprechungen mit und schlagen Sie Verbesserungen vor.
- Optimieren Sie Planungsvorlagen, Prozesse und Teamabläufe, organisieren Sie Vertretungen und teilen Sie Informationen mit Kolleginnen und Kollegen.
Anforderungen
- Bachelorabschluss in Hospitality, Betriebswirtschaft, Kommunikation, Eventmanagement oder einem verwandten Fachgebiet; gleichwertige Berufserfahrung kann berücksichtigt werden.
- 2–3 Jahre Erfahrung in der Meetingplanung in Unternehmen oder Agenturen, Registrierung, Veranstaltungsbetrieb oder verwandten Bereichen.
- Erfahrung in der präzisen Koordination mehrerer Arbeitsbereiche und Fristen mit Blick fürs Detail.
- Eigeninitiative, Einfallsreichtum, Urteilsvermögen, Verantwortungsbewusstsein sowie eine praxisorientierte, lösungsorientierte Kommunikation.
- Fähigkeit, sich auf wechselnde Prioritäten einzustellen und funktionsübergreifend zusammenzuarbeiten.
- Ausgeprägte Serviceorientierung und Diskretion.
- Sicherer Umgang mit Microsoft Office, einschließlich Excel und PowerPoint.
- Praktische Erfahrung mit der Erstellung von Online-Registrierungsseiten und Event-Apps für Teilnehmende.
- Reisebereitschaft von etwa 30 % zur Unterstützung vor Ort.
- Bereitschaft zu gelegentlicher Arbeit am Abend oder am Wochenende, wenn es die Programme erfordern.
- Cvent-Kenntnisse sind ausdrücklich erwünscht.
- Erfahrung mit komplexen, leitungsbezogenen oder besonders sichtbaren Programmen ist von Vorteil.
- Kenntnisse in Projektmanagement-Tools, Plattformen für virtuelle oder hybride Meetings und zugelassenen KI- oder Automatisierungstools sind von Vorteil.
Zusatzleistungen
- Umfassendes Leistungspaket für Mitarbeitende.
- Altersvorsorge- und Sparplan mit großzügigen Arbeitgeberbeiträgen.
- Gruppenversicherungen für Gesundheit, Zahnbehandlung und Sehhilfen.
- Lebens- und Berufsunfähigkeitsversicherung.
- Flexible Ausgabenkonten.
- Ermessensabhängiges jährliches Bonusprogramm.
- Langfristige Vergütungsanreize auf Aktienbasis.
- Ausgezeichnete Urlaubsregelungen.
- Flexible Arbeitsmodelle, einschließlich Remote-Arbeit, sofern verfügbar.
- Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung.
- Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben.
- Gesundheits- und Sozialleistungen für Mitarbeitende und anspruchsberechtigte Angehörige.
- Finanzielle Vorsorgepläne mit Sparmöglichkeiten für den Ruhestand und weitere Ziele.