Amgen er en global bioteknologivirksomhed, der udvikler og kommercialiserer lægemidler fremstillet af levende celler. Virksomhedens arbejde fokuserer på alvorlige sygdomme, herunder tilstande med begrænsede behandlingsmuligheder, og understøttes af videnskabelig forskning og kliniske forsøg. Virksomheden forbindes med fremskridt inden for kræftbehandling og behandling af fedme, samtidig med at den lægger vægt på etisk forskning, patientsikkerhed og miljømæssig bæredygtighed.
Senior Associate, global mødeplanlægning og events
Koordinér Cvent-registrering, kommunikation med deltagere, budgetter og eventlogistik for Amgens globale sundhedsprogrammer. Understøt komplekse møder fra planlægning til afvikling på stedet og afslutning efter eventet.
Beskrivelse
- Arbejd sammen med lederen om at gennemføre tildelte programmer fra den indledende behovsafklaring til afslutning efter eventet.
- Led afgrænsede operationelle arbejdsområder, og hold lederen orienteret om fremskridt, risici, beslutninger og ændrede prioriteter.
- Vedligehold tidsplaner, handlingslogge, dagsordener, drejebøger og andet planlægningsmateriale.
- Planlæg statusmøder, dokumentér beslutninger, og følg op på tildelte opgaver.
- Opret, konfigurér, test og vedligehold Cvent-registreringswebsites og eventapps til deltagere.
- Håndter registreringsforespørgsler, eventindhold, dagsordener, kommunikation med deltagere, pushnotifikationer og information på stedet.
- Følg registreringen, hold deltagerlister ajour, håndtér opdateringer, udarbejd rapporter, besvar deltagernes spørgsmål, og løs almindelige adgangsproblemer.
- Brug godkendte AI-værktøjer, automatisering og teknologi til at forenkle registrering, kommunikation, rapportering og tilbagevendende opgaver.
- Koordinér invitationer, rejse- og overnatningsoplysninger, transport, behov for tilgængelighed og kost, skiltning og programmateriale.
- Hjælp med registrering og indtjekning på stedet, support til eventappen, deltagerservice og tildelt logistik.
- Håndtér almindelige deltager- og driftsproblemer, og eskalér komplekse, følsomme eller hastende sager.
- Koordinér krav og leverancer med IT, Global Security, Facilities, Communications, Finance, Procurement, Legal, interne teams og leverandører.
- Understøt krav til lokaler, beslutningsmateriale og logistik ved besøg på eventsteder.
- Følg budgetter, leverandørtilbud, indkøbsordredetaljer, forpligtelser og faktiske omkostninger.
- Gennemgå fakturaer og bilag, videresend godkendte pakker, og hjælp økonomiafdelingen med at afstemme omkostninger.
- Sørg for, at Cvent-poster og påkrævede programdokumenter er korrekte, og overhold gældende politikker og standarder.
- Indsaml feedback fra deltagere og oplysninger om leverandører, bidrag til evalueringer efter eventet, og foreslå forbedringer.
- Forbedr planlægningsskabeloner, processer og teamets arbejdsgange, sørg for dækning, og del oplysninger med kolleger.
Krav
- Bachelorgrad inden for hotel og turisme, erhverv, kommunikation, eventledelse eller et beslægtet fagområde; tilsvarende erfaring kan komme i betragtning.
- 2–3 års erfaring med mødeplanlægning i virksomheder eller på bureau, registrering, eventdrift eller lignende arbejde.
- Erfaring med at koordinere flere arbejdsområder og deadlines med præcision og sans for detaljer.
- Vis initiativ, opfindsomhed, sund dømmekraft, ansvarlighed og en praktisk, løsningsorienteret kommunikationsstil.
- Tilpas dig ændrede prioriteter, og samarbejd på tværs af funktioner.
- Udvis en stærk serviceorientering og diskretion.
- Erfaring med Microsoft Office, herunder Excel og PowerPoint.
- Praktisk erfaring med at opbygge online registreringssites og eventapps til deltagere.
- Mulighed for at rejse cirka 30 % for at yde support på stedet.
- Mulighed for lejlighedsvis at arbejde om aftenen eller i weekenden, når programbehov kræver det.
- Cvent-erfaring foretrækkes stærkt.
- Erfaring med at understøtte komplekse programmer, ledelsesprogrammer eller programmer med høj synlighed foretrækkes.
- Kendskab til projektstyringsværktøjer, virtuelle eller hybride mødeplatforme samt godkendte AI- eller automatiseringsværktøjer foretrækkes.
Fordele
- Omfattende personalegoder.
- Pensions- og opsparingsordning med generøse bidrag fra virksomheden.
- Gruppedækning af læge-, tandlæge- og synsbehandling.
- Livs- og invalideforsikring.
- Fleksible forbrugskonti.
- Skønsmæssig årlig bonusordning.
- Langsigtede aktiebaserede incitamenter.
- Prisbelønnede ferie- og fraværsordninger.
- Fleksible arbejdsmuligheder, herunder hjemmearbejde, hvor det er muligt.
- Muligheder for karriereudvikling.
- Balance mellem arbejde og privatliv.
- Sundheds- og velfærdsordninger for medarbejdere og berettigede pårørende.
- Økonomiske ordninger med mulighed for at spare op til pension og andre mål.