Amgen is een wereldwijd biotechnologiebedrijf dat geneesmiddelen ontwikkelt en op de markt brengt die uit levende cellen worden geproduceerd. Het bedrijf richt zich op ernstige aandoeningen, waaronder ziekten waarvoor beperkte behandelmogelijkheden bestaan, en baseert zijn werk op wetenschappelijk onderzoek en klinische studies. Amgen wordt geassocieerd met vooruitgang in de behandeling van kanker en het beheersen van obesitas, en hecht tegelijkertijd belang aan ethisch onderzoek, patiëntveiligheid en ecologische duurzaamheid.
Senior Associate, wereldwijde meetingplanning en evenementen
Coördineer Cvent-registratie, communicatie met deelnemers, budgetten en evenementlogistiek voor Amgens wereldwijde gezondheidszorgprogramma’s. Ondersteun complexe bijeenkomsten van planning tot uitvoering op locatie en afronding achteraf.
Beschrijving
- Werk samen met de Manager aan toegewezen programma’s, vanaf de eerste intake tot en met de afronding na het evenement.
- Leid afgebakende operationele werkstromen en houd de Manager op de hoogte van voortgang, risico’s, beslissingen en veranderende prioriteiten.
- Beheer tijdlijnen, actielijsten, agenda’s, draaiboeken en andere planningsdocumenten.
- Plan overlegmomenten, leg beslissingen vast en volg toegewezen acties op.
- Bouw, configureer, test en beheer Cvent-registratiewebsites en evenementapps voor deelnemers.
- Behandel registratievragen, evenementinhoud, agenda’s, communicatie met deelnemers, pushmeldingen en informatie op locatie.
- Volg registraties, houd deelnemerslijsten actueel, verwerk wijzigingen, stel rapporten op, beantwoord vragen en los gebruikelijke toegangsproblemen op.
- Gebruik goedgekeurde AI-tools, automatisering en technologie om registratie, communicatie, rapportage en terugkerende taken te vereenvoudigen.
- Coördineer uitnodigingen, informatie over reizen en accommodatie, vervoer, toegankelijkheid en dieetwensen, bewegwijzering en programmamateriaal.
- Ondersteun de registratie en check-in op locatie, de evenementapp, deelnemersservice en toegewezen logistieke taken.
- Behandel gebruikelijke vragen van deelnemers en operationele problemen, en escaleer complexe, gevoelige of dringende kwesties.
- Stem vereisten en opleveringen af met IT, Global Security, facilitaire diensten, Communicatie, Financiën, Inkoop, Juridische Zaken, interne teams en leveranciers.
- Ondersteun de vereisten voor locaties, beslisdocumenten en de logistiek van locatiebezoeken.
- Volg budgetten, offertes van leveranciers, inkoopordergegevens, aangegane verplichtingen en werkelijke kosten.
- Controleer facturen en bewijsstukken, stuur goedgekeurde dossiers door en help Financiën bij de kostenafstemming.
- Houd Cvent-registraties en verplichte programmadocumenten correct en voldoe aan toepasselijk beleid en normen.
- Verzamel feedback van deelnemers en informatie van leveranciers, draag bij aan evaluaties na evenementen en stel verbeteringen voor.
- Verbeter planningssjablonen, processen en teamwerkwijzen, regel vervanging en deel informatie met collega’s.
Vereisten
- Bachelordiploma in hospitality, bedrijfskunde, communicatie, evenementenmanagement of een verwante richting; gelijkwaardige ervaring kan worden meegewogen.
- 2–3 jaar ervaring met meetingplanning bij een bedrijf of bureau, registratie, evenementbeheer of aanverwant werk.
- Ervaring met het nauwkeurig coördineren van meerdere werkstromen en deadlines, met oog voor detail.
- Toont initiatief, vindingrijkheid, goed beoordelingsvermogen, verantwoordelijkheid en een praktische, oplossingsgerichte communicatiestijl.
- Kan omgaan met veranderende prioriteiten en werkt samen over functiegebieden heen.
- Sterk servicegericht en discreet.
- Goede beheersing van Microsoft Office, waaronder Excel en PowerPoint.
- Praktische ervaring met het bouwen van online registratiepagina’s en evenementapps voor deelnemers.
- Bereid om ongeveer 30% te reizen voor ondersteuning op locatie.
- Bereid om af en toe ’s avonds of in het weekend te werken wanneer programma’s dat vereisen.
- Ervaring met Cvent heeft sterk de voorkeur.
- Ervaring met ondersteuning van complexe, directiegerichte of zeer zichtbare programma’s strekt tot aanbeveling.
- Kennis van projectmanagementtools, platforms voor virtuele of hybride bijeenkomsten en goedgekeurde AI- of automatiseringstools strekt tot aanbeveling.
Voordelen
- Uitgebreid pakket arbeidsvoorwaarden.
- Pensioen- en spaarregeling met ruime bijdragen van de werkgever.
- Collectieve dekking voor medische zorg, tandheelkunde en oogzorg.
- Levens- en arbeidsongeschiktheidsverzekering.
- Flexibele uitgavenrekeningen.
- Jaarlijkse bonusregeling naar eigen inzicht van de werkgever.
- Langetermijnincentives op basis van aandelen.
- Bekroonde verlofregelingen.
- Flexibele werkmodellen, waaronder mogelijkheden voor werken op afstand waar beschikbaar.
- Mogelijkheden voor loopbaanontwikkeling.
- Balans tussen werk en privé.
- Gezondheids- en welzijnsregelingen voor medewerkers en in aanmerking komende gezinsleden.
- Financiële regelingen waarmee u kunt sparen voor uw pensioen en andere doelen.