Amgen היא חברת ביוטכנולוגיה גלובלית המפתחת ומשווקת תרופות המיוצרות מתאים חיים. פעילותה מתמקדת במחלות קשות, לרבות מצבים שבהם אפשרויות הטיפול מוגבלות, והיא נשענת על מחקר מדעי ועל ניסויים קליניים. החברה מזוהה עם התקדמות בטיפול בסרטן ובניהול השמנה, תוך הדגשת מחקר אתי, בטיחות המטופלים וקיימות סביבתית.
עמית/ה בכיר/ה, תכנון פגישות ואירועים גלובליים
תיאום הרשמה ב-Cvent, תקשורת עם משתתפים, תקציבים ולוגיסטיקה של אירועים עבור תוכניות הבריאות הגלובליות של Amgen. תמיכה בפגישות מורכבות משלב התכנון ועד למסירה באתר ולסגירה לאחר האירוע.
תיאור
- עבודה עם המנהל/ת להפקת התוכניות שהוקצו, משלב הקבלה הראשונית ועד לסגירה לאחר האירוע.
- הובלת זרמי עבודה תפעוליים מוגדרים ועדכון המנהל/ת בהתקדמות, בסיכונים, בהחלטות ובעדיפויות המשתנות.
- ניהול לוחות זמנים, יומני משימות, סדרי יום, מסמכי מהלך האירוע וחומרי תכנון נוספים.
- תיאום שיחות תכנון, תיעוד החלטות ומעקב אחר המשימות שהוקצו.
- בניית אתרי הרשמה ב-Cvent, הגדרתם, בדיקתם ותחזוקתם, וכן תחזוקת יישומי אירועים המיועדים למשתתפים.
- טיפול בפניות הרשמה, בתוכן האירוע, בסדרי היום, בתקשורת עם משתתפים, בהתראות דחיפה ובמידע באתר האירוע.
- מעקב אחר הרשמות, שמירה על דיוק רשימות המשתתפים, עיבוד עדכונים, הכנת דוחות, מענה לשאלות משתתפים ופתרון בעיות גישה שגרתיות.
- שימוש בכלי בינה מלאכותית מאושרים, באוטומציה ובטכנולוגיה כדי לפשט הרשמה, תקשורת, דיווח ומשימות חוזרות.
- תיאום הזמנות, מידע על נסיעות ולינה, תחבורה, צורכי נגישות ותזונה, שילוט וחומרי תוכנית.
- סיוע בהרשמה ובצ'ק-אין באתר, בתמיכה ביישום האירוע, בשירות למשתתפים ובלוגיסטיקה שהוקצתה.
- טיפול בבעיות שגרתיות של משתתפים ותפעול והעברת עניינים מורכבים, רגישים או דחופים לגורם המתאים.
- תיאום דרישות ותוצרים עם מערכות מידע, אבטחה גלובלית, מתקנים, תקשורת, כספים, רכש, משפטים, צוותים פנימיים וספקים.
- תמיכה בדרישות המקום, בחומרי קבלת החלטות ובלוגיסטיקה של ביקורי אתר.
- מעקב אחר תקציבים, הצעות מחיר מספקים, פרטי הזמנות רכש, התחייבויות ועלויות בפועל.
- בדיקת חשבוניות ורשומות תומכות, העברת חבילות מאושרות וסיוע למחלקת הכספים בהתאמת עלויות.
- שמירה על דיוק רשומות Cvent ומסמכי התוכנית הנדרשים ועמידה במדיניות ובתקנים החלים.
- איסוף משוב ממשתתפים ומידע מספקים, תרומה לסקירות לאחר אירועים והצעת שיפורים.
- שיפור תבניות תכנון, תהליכים וזרימות עבודה צוותיות; תיאום גיבוי ושיתוף מידע עם עמיתים.
דרישות
- תואר ראשון באירוח, עסקים, תקשורת, ניהול אירועים או תחום קשור; ניתן לשקול ניסיון מקביל.
- ניסיון של 2–3 שנים בתכנון פגישות ארגוניות או עבור סוכנות, בהרשמה, בתפעול אירועים או בעבודה קשורה.
- ניסיון בתיאום כמה זרמי עבודה ומועדי יעד תוך דיוק ותשומת לב לפרטים.
- הפגנת יוזמה, תושייה, שיקול דעת טוב, אחריות וסגנון תקשורת מעשי המתמקד בפתרונות.
- יכולת להסתגל לעדיפויות משתנות ולשתף פעולה בין פונקציות.
- אוריינטציה שירותית חזקה ודיסקרטיות.
- שליטה ב-Microsoft Office, כולל Excel ו-PowerPoint.
- ניסיון מעשי בבניית אתרי הרשמה מקוונים ויישומי אירועים המיועדים למשתתפים.
- נכונות לנסיעות בהיקף של כ-30% לצורך תמיכה באתר.
- נכונות לעבודה מזדמנת בשעות הערב או בסופי שבוע בהתאם לצורכי התוכנית.
- ניסיון ב-Cvent מועדף מאוד.
- ניסיון בתמיכה בתוכניות מורכבות, להנהלה בכירה או בעלות נראות גבוהה הוא יתרון.
- היכרות עם כלי ניהול פרויקטים, פלטפורמות לפגישות וירטואליות או היברידיות וכלי בינה מלאכותית או אוטומציה מאושרים היא יתרון.
הטבות
- חבילת הטבות מקיפה לעובדים.
- תוכנית פרישה וחיסכון עם הפרשות נדיבות של החברה.
- כיסוי קבוצתי רפואי, דנטלי וראייה.
- ביטוח חיים וביטוח אובדן כושר עבודה.
- חשבונות הוצאות גמישים.
- תוכנית בונוס שנתית לפי שיקול דעת.
- תמריצים ארוכי טווח מבוססי מניות.
- תוכניות חופשה עטורות פרסים.
- מודלי עבודה גמישים, כולל עבודה מרחוק במקומות שבהם היא זמינה.
- הזדמנויות לפיתוח קריירה.
- איזון בין עבודה לחיים.
- תוכניות בריאות ורווחה לעובדים ולתלויים זכאים.
- תוכניות פיננסיות עם אפשרויות לחיסכון לפרישה ולמטרות נוספות.