Amgen on maailmanlaajuinen bioteknologiayritys, joka kehittää ja kaupallistaa elävistä soluista valmistettuja lääkkeitä. Sen työ keskittyy vakaviin sairauksiin, kuten sairauksiin, joiden hoitovaihtoehdot ovat rajalliset, ja sitä tukevat tieteellinen tutkimus sekä kliiniset tutkimukset. Yritys tunnetaan edistysaskelista syövän hoidossa ja lihavuuden hallinnassa, ja se korostaa eettistä tutkimusta, potilasturvallisuutta ja ympäristön kestävyyttä.
Vanhempi asiantuntija, globaalit kokoukset ja tapahtumat
Koordinoi Cvent-rekisteröintiä, osallistujaviestintää, budjetteja ja tapahtumajärjestelyjä Amgenin kansainvälisissä terveydenhuolto-ohjelmissa. Tue vaativien kokousten kaikkia vaiheita suunnittelusta paikan päällä toteutukseen ja tapahtuman jälkitoimiin.
Kuvaus
- Työskentele esihenkilön kanssa ja toteuta sinulle osoitettuja ohjelmia alustavasta tarpeiden kartoituksesta tapahtuman jälkitoimiin asti.
- Johda määriteltyjä operatiivisia kokonaisuuksia ja pidä esihenkilö ajan tasalla edistymisestä, riskeistä, päätöksistä ja muuttuvista painopisteistä.
- Ylläpidä aikatauluja, tehtävälistoja, asialistoja, tapahtumakäsikirjoituksia ja muita suunnittelumateriaaleja.
- Järjestä suunnittelupuheluita, kirjaa päätökset ja seuraa sovittujen tehtävien etenemistä.
- Rakenna, määritä, testaa ja ylläpidä Cvent-rekisteröintisivustoja ja osallistajille suunnattuja tapahtumasovelluksia.
- Käsittele rekisteröintikyselyitä sekä tapahtuman sisältöä, asialistoja, osallistujaviestintää, push-ilmoituksia ja paikan päällä annettavaa tietoa.
- Seuraa ilmoittautumisia, pidä osallistujaluettelot ajan tasalla, käsittele muutokset, laadi raportteja, vastaa osallistujien kysymyksiin ja ratkaise tavanomaisia käyttöoikeusongelmia.
- Hyödynnä hyväksyttyjä tekoälytyökaluja, automaatiota ja teknologiaa rekisteröinnin, viestinnän, raportoinnin ja toistuvien tehtävien tehostamiseen.
- Koordinoi kutsuja, matka- ja majoitustietoja, kuljetuksia, esteettömyys- ja ruokavaliotarpeita, opasteita ja ohjelmamateriaaleja.
- Avusta paikan päällä ilmoittautumisessa ja sisäänkirjautumisessa, tapahtumasovelluksen tuessa, osallistujapalveluissa ja sinulle osoitetuissa järjestelyissä.
- Ratkaise tavanomaisia osallistujien ja tapahtumien käytännön ongelmia ja siirrä monimutkaiset, arkaluonteiset tai kiireelliset asiat eteenpäin.
- Koordinoi vaatimuksia ja toimituksia IT:n, globaalin turvallisuuden, kiinteistöpalveluiden, viestinnän, taloushallinnon, hankinnan, lakiosaston, sisäisten tiimien ja toimittajien kanssa.
- Tue tapahtumapaikkoihin liittyvien vaatimusten ja päätöksenteon aineistojen valmistelua sekä tutustumiskäyntien järjestelyjä.
- Seuraa budjetteja, toimittajien tarjouksia, ostotilaustietoja, sitoumuksia ja toteutuneita kustannuksia.
- Tarkista laskut ja niitä tukevat asiakirjat, välitä hyväksytyt aineistot käsittelyyn ja auta taloushallintoa kustannusten täsmäytyksessä.
- Pidä Cvent-tiedot ja vaaditut ohjelma-asiakirjat ajan tasalla ja noudata soveltuvia käytäntöjä ja standardeja.
- Kerää osallistujapalautetta ja toimittajatietoja, osallistu tapahtumien jälkiarviointeihin ja ehdota parannuksia.
- Kehitä suunnittelupohjia, prosesseja ja tiimin työnkulkuja; järjestä sijaisuudet ja jaa tietoa kollegoille.
Vaatimukset
- Soveltuva korkeakoulututkinto esimerkiksi hotelli- ja ravintola-alalta, liiketaloudesta, viestinnästä tai tapahtumajohtamisesta; vastaava työkokemus voidaan huomioida.
- 2–3 vuoden kokemus yritys- tai tapahtumatoimiston kokoussuunnittelusta, rekisteröinnistä, tapahtumien operatiivisista tehtävistä tai vastaavasta työstä.
- Kokemusta useiden työtehtäväkokonaisuuksien ja määräaikojen koordinoinnista tarkasti ja huolellisesti.
- Osoitat oma-aloitteisuutta, kekseliäisyyttä, hyvää harkintakykyä ja vastuullisuutta sekä käytännönläheistä ja ratkaisukeskeistä viestintätapaa.
- Sopeudut muuttuviin painopisteisiin ja toimit yhteistyössä eri toimintojen kanssa.
- Sinulla on vahva palveluasenne ja kyky käsitellä asioita luottamuksellisesti.
- Microsoft Office -ohjelmistojen, kuten Excelin ja PowerPointin, hyvä hallinta.
- Käytännön kokemusta verkkopohjaisten rekisteröintisivustojen ja osallistajille suunnattujen tapahtumasovellusten rakentamisesta.
- Valmius matkustaa noin 30 % työajasta paikan päällä annettavaa tukea varten.
- Valmius työskennellä ajoittain iltaisin tai viikonloppuisin ohjelmien tarpeiden mukaan.
- Cvent-kokemus katsotaan erittäin suureksi eduksi.
- Kokemus vaativien, johdolle suunnattujen tai näkyvyydeltään merkittävien ohjelmien tukemisesta katsotaan eduksi.
- Projektinhallintatyökalujen, virtuaali- tai hybridikokousalustojen sekä hyväksyttyjen tekoäly- tai automaatiotyökalujen tuntemus katsotaan eduksi.
Edut
- Kattava henkilöstöetupaketti.
- Eläke- ja säästösuunnitelma, johon yritys maksaa huomattavia osuuksia.
- Työterveys-, hammas- ja näkövakuutukset.
- Henki- ja työkyvyttömyysvakuutus.
- Joustavat kulutilit.
- Harkinnanvarainen vuotuinen bonusohjelma.
- Osakepohjaiset pitkän aikavälin kannustimet.
- Palkitut vapaa-ajan järjestelyt.
- Joustavat työnteon mallit, mukaan lukien etätyömahdollisuudet silloin, kun niitä on saatavilla.
- Mahdollisuuksia urakehitykseen.
- Työn ja muun elämän tasapainoa tukevat käytännöt.
- Työntekijöiden ja heidän tukikelpoisten huollettaviensa terveys- ja hyvinvointisuunnitelmat.
- Taloussuunnitelmia, joiden avulla voi säästää eläkettä ja muita tavoitteita varten.