Amgen er et globalt bioteknologiselskap som utvikler og kommersialiserer legemidler fremstilt fra levende celler. Selskapets arbeid fokuserer på alvorlige sykdommer, inkludert tilstander med begrensede behandlingsalternativer, og støttes av vitenskapelig forskning og kliniske studier. Selskapet forbindes med fremskritt innen kreftbehandling og behandling av fedme, samtidig som det legger vekt på etisk forskning, pasientsikkerhet og miljømessig bærekraft.
Senior Associate, global møteplanlegging og arrangementer
Koordiner Cvent-registrering, kommunikasjon med deltakere, budsjetter og arrangementslogistikk for Amgens globale helseprogrammer. Støtt komplekse møter fra planlegging til gjennomføring på stedet og avslutning etter arrangementet.
Beskrivelse
- Samarbeid med lederen om å gjennomføre tildelte programmer fra den innledende behovsavklaringen til avslutning etter arrangementet.
- Led definerte operative arbeidsområder, og hold lederen oppdatert om fremdrift, risiko, beslutninger og endrede prioriteringer.
- Vedlikehold tidsplaner, handlingslogger, agendaer, kjøreplaner og annet planleggingsmateriell.
- Organiser planleggingsmøter, dokumenter beslutninger og følg opp tildelte oppgaver.
- Bygg, konfigurer, test og vedlikehold Cvent-nettsteder for registrering og arrangementsapper for deltakere.
- Håndter registreringshenvendelser, arrangementsinnhold, agendaer, kommunikasjon med deltakere, pushvarsler og informasjon på stedet.
- Følg med på registreringen, hold deltakerlistene oppdaterte, behandle endringer, utarbeid rapporter, besvar spørsmål fra deltakere og løs vanlige tilgangsproblemer.
- Bruk godkjente AI-verktøy, automatisering og teknologi for å forenkle registrering, kommunikasjon, rapportering og tilbakevendende oppgaver.
- Koordiner invitasjoner, informasjon om reise og overnatting, transport, behov knyttet til tilgjengelighet og kost, skilting og programmateriell.
- Bidra med registrering og innsjekking på stedet, støtte for arrangementsappen, deltakertjenester og tildelt logistikk.
- Håndter vanlige deltaker- og driftsproblemer, og eskaler komplekse, sensitive eller hastende saker.
- Koordiner krav og leveranser med IT, Global Security, Facilities, Communications, Finance, Procurement, Legal, interne team og leverandører.
- Bidra med krav til lokaler, beslutningsunderlag og logistikk for befaringer.
- Følg opp budsjetter, tilbud fra leverandører, innkjøpsordredetaljer, forpliktelser og faktiske kostnader.
- Gå gjennom fakturaer og tilhørende dokumentasjon, send godkjente underlag videre, og hjelp økonomiavdelingen med å avstemme kostnader.
- Sørg for at Cvent-registreringer og påkrevde programdokumenter er korrekte, og følg gjeldende retningslinjer og standarder.
- Samle inn tilbakemeldinger fra deltakere og informasjon om leverandører, bidra i evalueringer etter arrangementer og foreslå forbedringer.
- Forbedre planleggingsmaler, prosesser og teamets arbeidsflyt, sørg for bemanning og del informasjon med kolleger.
Krav
- Bachelorgrad innen hotell- og reiseliv, økonomi, kommunikasjon, arrangementsledelse eller et beslektet fagområde; tilsvarende erfaring kan vurderes.
- 2–3 års erfaring med møteplanlegging i bedrift eller byrå, registrering, arrangementsdrift eller lignende arbeid.
- Erfaring med å koordinere flere arbeidsområder og tidsfrister nøyaktig og med sans for detaljer.
- Vis initiativ, kreativitet, godt skjønn, ansvarsfølelse og en praktisk, løsningsorientert kommunikasjonsstil.
- Tilpass deg endrede prioriteringer og samarbeid på tvers av funksjoner.
- Ha en sterk serviceinnstilling og utvise diskresjon.
- Gode ferdigheter i Microsoft Office, inkludert Excel og PowerPoint.
- Praktisk erfaring med å bygge nettbaserte registreringssider og arrangementsapper for deltakere.
- Mulighet til å reise omtrent 30 % for støtte på stedet.
- Mulighet til å arbeide enkelte kvelder eller helger når programbehov tilsier det.
- Erfaring med Cvent er sterkt ønskelig.
- Erfaring med å støtte komplekse programmer, lederprogrammer eller programmer med høy synlighet er ønskelig.
- Kjennskap til prosjektstyringsverktøy, virtuelle eller hybride møteplattformer og godkjente AI- eller automatiseringsverktøy er ønskelig.
Fordeler
- Omfattende fordelspakke for ansatte.
- Pensjons- og spareordning med generøse bidrag fra selskapet.
- Gruppedekning for medisinsk behandling, tannbehandling og synsundersøkelser.
- Livs- og uføreforsikring.
- Fleksible utgiftskontoer.
- Skjønnsmessig årlig bonusordning.
- Langsiktige insentiver basert på aksjer.
- Prisbelønte ordninger for fri og ferie.
- Fleksible arbeidsmodeller, inkludert fjernarbeid der det er tilgjengelig.
- Muligheter for karriereutvikling.
- Balanse mellom arbeid og fritid.
- Helse- og velferdsordninger for ansatte og kvalifiserte forsørgede.
- Økonomiske ordninger med mulighet til å spare til pensjon og andre mål.