A Amgen é uma empresa global de biotecnologia que desenvolve e comercializa medicamentos produzidos a partir de células vivas. Seu trabalho se concentra em doenças graves, incluindo condições com opções de tratamento limitadas, com o apoio de pesquisas científicas e ensaios clínicos. A empresa está associada a avanços no tratamento do câncer e no controle da obesidade, além de enfatizar a pesquisa ética, a segurança dos pacientes e a sustentabilidade ambiental.
Associado sênior de planejamento global de reuniões e eventos
Coordena inscrições no Cvent, comunicações com participantes, orçamentos e logística de eventos para os programas globais de saúde da Amgen. Dá suporte a reuniões complexas desde o planejamento até a realização presencial e o encerramento pós-evento.
Descrição
- Trabalha com o gerente para conduzir os programas designados desde o recebimento inicial até o encerramento pós-evento.
- Lidera frentes operacionais definidas e mantém o gerente informado sobre andamento, riscos, decisões e mudanças de prioridade.
- Mantém cronogramas, registros de ações, agendas, roteiros de execução e outros materiais de planejamento.
- Organiza chamadas de planejamento, registra decisões e acompanha as ações atribuídas.
- Cria, configura, testa e mantém sites de inscrição no Cvent e aplicativos de eventos voltados aos participantes.
- Cuida de dúvidas sobre inscrições, conteúdo do evento, agendas, comunicações com participantes, notificações push e informações no local.
- Acompanha as inscrições, mantém as listas de participantes atualizadas, processa alterações, prepara relatórios, responde a dúvidas e resolve problemas rotineiros de acesso.
- Aplica ferramentas de IA aprovadas, automação e tecnologia para simplificar inscrições, comunicações, relatórios e tarefas recorrentes.
- Coordena convites, informações sobre viagens e hospedagem, transporte, necessidades de acessibilidade e alimentação, sinalização e materiais do programa.
- Ajuda com inscrições e credenciamento no local, suporte ao aplicativo do evento, atendimento aos participantes e logística atribuída.
- Resolve questões rotineiras dos participantes e das operações, encaminhando assuntos complexos, delicados ou urgentes.
- Coordena requisitos e entregas com TI, Segurança Global, Instalações, Comunicação, Finanças, Compras, Jurídico, equipes internas e fornecedores.
- Dá suporte aos requisitos do local, aos materiais para tomada de decisão e à logística de visitas técnicas.
- Acompanha orçamentos, cotações de fornecedores, detalhes de pedidos de compra, compromissos e custos reais.
- Analisa faturas e documentos comprobatórios, encaminha os pacotes aprovados e ajuda Finanças a conciliar os custos.
- Mantém precisos os registros no Cvent e os documentos exigidos do programa, cumprindo as políticas e normas aplicáveis.
- Reúne feedback dos participantes e informações dos fornecedores, contribui para as análises pós-evento e sugere melhorias.
- Aprimora modelos de planejamento, processos e fluxos de trabalho da equipe; organiza a cobertura e compartilha informações com colegas.
Requisitos
- Bacharelado em hotelaria, administração, comunicação, gestão de eventos ou área relacionada; experiência equivalente poderá ser considerada.
- De 2 a 3 anos de experiência em planejamento de reuniões corporativas ou em agências, inscrições, operações de eventos ou atividades relacionadas.
- Experiência na coordenação de várias frentes de trabalho e prazos, com precisão e atenção aos detalhes.
- Demonstrar iniciativa, criatividade para encontrar soluções, bom julgamento, responsabilidade e comunicação prática e orientada à resolução de problemas.
- Adaptar-se a mudanças de prioridade e colaborar entre áreas.
- Demonstrar forte orientação para atendimento e discrição.
- Conhecimento de Microsoft Office, incluindo Excel e PowerPoint.
- Experiência prática na criação de sites de inscrição on-line e aplicativos de eventos voltados aos participantes.
- Disponibilidade para viajar aproximadamente 30% do tempo para prestar suporte presencial.
- Disponibilidade para trabalhar ocasionalmente à noite ou nos fins de semana, conforme as necessidades do programa.
- Experiência com Cvent é fortemente desejável.
- Experiência no suporte a programas complexos, executivos ou de grande visibilidade é desejável.
- Familiaridade com ferramentas de gerenciamento de projetos, plataformas de reuniões virtuais ou híbridas e ferramentas aprovadas de IA ou automação é desejável.
Benefícios
- Pacote abrangente de benefícios para funcionários.
- Plano de aposentadoria e poupança com contribuições generosas da empresa.
- Cobertura coletiva médica, odontológica e oftalmológica.
- Seguro de vida e por incapacidade.
- Contas de gastos flexíveis.
- Programa discricionário de bônus anual.
- Incentivos de longo prazo baseados em ações.
- Planos de folgas e férias premiados.
- Modelos de trabalho flexíveis, incluindo opções remotas quando disponíveis.
- Oportunidades de desenvolvimento profissional.
- Equilíbrio entre vida profissional e pessoal.
- Planos de saúde e bem-estar para funcionários e dependentes elegíveis.
- Planos financeiros com opções para poupar para a aposentadoria e outros objetivos.