Amgen je globální biotechnologická společnost, která vyvíjí a uvádí na trh léčivé přípravky vyráběné z živých buněk. Zaměřuje se na závažná onemocnění, včetně stavů s omezenými možnostmi léčby, a opírá se přitom o vědecký výzkum a klinické studie. Společnost je spojována s pokrokem v léčbě rakoviny a zvládání obezity a zároveň klade důraz na etický výzkum, bezpečnost pacientů a environmentální udržitelnost.
Seniorní specialista pro plánování globálních schůzek a akcí
Koordinujte registraci v Cventu, komunikaci s účastníky, rozpočty a logistiku globálních zdravotnických programů společnosti Amgen. Podporujte komplexní schůzky od plánování přes zajištění na místě až po závěrečné uzavření akce.
Spojené státy78 616 $ – 106 363 $ / rok
Na dálkuPlný úvazekSeniorPožadovaný Jazyk: angličtinaUdálostiPopis
- Spolupracujte s manažerem na realizaci přidělených programů od úvodního zadání až po uzavření po akci.
- Veďte určené provozní oblasti a informujte manažera o postupu, rizicích, rozhodnutích a měnících se prioritách.
- Udržujte harmonogramy, seznamy úkolů, programy, scénáře průběhu akce a další plánovací materiály.
- Organizujte plánovací hovory, zaznamenávejte rozhodnutí a sledujte plnění přidělených úkolů.
- Vytvářejte, konfigurujte, testujte a udržujte registrační weby Cvent a aplikace akcí určené účastníkům.
- Zpracovávejte dotazy k registraci, obsah akcí, programy, komunikaci s účastníky, push oznámení a informace na místě.
- Sledujte registrace, udržujte přesné seznamy účastníků, zpracovávejte změny, připravujte zprávy, odpovídejte na dotazy a řešte běžné problémy s přístupem.
- Využívejte schválené nástroje AI, automatizaci a technologie ke zjednodušení registrace, komunikace, reportování a opakujících se úkolů.
- Koordinujte pozvánky, informace o cestě a ubytování, dopravu, potřeby v oblasti přístupnosti a stravování, značení a programové materiály.
- Pomáhejte s registrací a odbavením na místě, podporou aplikace akce, službami pro účastníky a přidělenou logistikou.
- Řešte běžné požadavky účastníků a provozní problémy a složité, citlivé nebo naléhavé záležitosti předávejte příslušným kolegům.
- Koordinujte požadavky a výstupy s IT, globální bezpečností, správou budov, komunikací, financemi, nákupem, právním oddělením, interními týmy a dodavateli.
- Podporujte zajištění požadavků na prostory, přípravu podkladů pro rozhodování a logistiku prohlídek míst.
- Sledujte rozpočty, nabídky dodavatelů, údaje o objednávkách, závazky a skutečné náklady.
- Kontrolujte faktury a podpůrné doklady, předávejte schválené podklady a pomáhejte finančnímu oddělení odsouhlasovat náklady.
- Udržujte přesné záznamy v Cventu a požadované dokumenty programů a dodržujte příslušné zásady a standardy.
- Shromažďujte zpětnou vazbu účastníků a informace o dodavatelích, zapojujte se do hodnocení po akcích a navrhujte zlepšení.
- Vylepšujte plánovací šablony, procesy a týmové pracovní postupy; zajišťujte zastupování a sdílejte informace s kolegy.
Požadavky
- Bakalářské vzdělání v oboru hotelnictví, obchodu, komunikace, řízení akcí nebo příbuzném oboru; lze zvážit odpovídající praxi.
- 2–3 roky zkušeností s plánováním firemních nebo agenturních schůzek, registrací, provozem akcí nebo související činností.
- Zkušenosti s koordinací více pracovních oblastí a termínů při zachování přesnosti a pozornosti k detailům.
- Iniciativnost, vynalézavost, dobrý úsudek, odpovědnost a praktický komunikační styl zaměřený na řešení.
- Schopnost přizpůsobit se měnícím se prioritám a spolupracovat napříč odděleními.
- Silná orientace na služby a diskrétnost.
- Znalost Microsoft Office, včetně Excelu a PowerPointu.
- Praktické zkušenosti s tvorbou online registračních webů a aplikací akcí pro účastníky.
- Ochota cestovat přibližně 30 % času kvůli podpoře akcí na místě.
- Ochota příležitostně pracovat večer nebo o víkendech podle potřeb programu.
- Zkušenost s Cventem je výraznou výhodou.
- Výhodou jsou zkušenosti s podporou komplexních programů, akcí pro vedení nebo akcí s vysokou viditelností.
- Výhodou je znalost nástrojů pro řízení projektů, platforem pro virtuální a hybridní schůzky a schválených nástrojů AI nebo automatizace.
Benefity
- Komplexní balíček zaměstnaneckých výhod.
- Důchodový a spořicí plán se štědrými příspěvky společnosti.
- Skupinové zdravotní, zubní a zrakové pojištění.
- Životní pojištění a pojištění invalidity.
- Účty flexibilních výdajů.
- Diskreční program ročních bonusů.
- Dlouhodobé pobídky založené na akciích.
- Oceněné plány volna.
- Flexibilní modely práce včetně práce na dálku, pokud je dostupná.
- Možnosti kariérního rozvoje.
- Rovnováha mezi pracovním a osobním životem.
- Zdravotní a sociální plány pro zaměstnance a oprávněné vyživované osoby.
- Finanční plány s možností spořit na důchod a další cíle.