Amgen je globálna biotechnologická spoločnosť, ktorá vyvíja a uvádza na trh lieky vyrobené zo živých buniek. Zameriava sa na závažné ochorenia vrátane stavov s obmedzenými možnosťami liečby a opiera sa pritom o vedecký výskum a klinické skúšania. Spoločnosť sa spája s pokrokom v liečbe rakoviny a manažmente obezity, pričom kladie dôraz na etický výskum, bezpečnosť pacientov a environmentálnu udržateľnosť.
Seniorný špecialista pre plánovanie globálnych stretnutí a podujatí
Koordinujte registráciu v Cvent, komunikáciu s účastníkmi, rozpočty a logistiku podujatí pre globálne zdravotnícke programy spoločnosti Amgen. Podporujte komplexné stretnutia od plánovania cez realizáciu na mieste až po uzavretie po podujatí.
Spojené štáty78 616 $ – 106 363 $ / rok
Na diaľkuPlný úväzokSeniorPožadovaný Jazyk: angličtinaUdalostiPopis
- Spolupracujte s manažérom na realizácii pridelených programov od úvodného zadania až po uzavretie po podujatí.
- Veďte určené prevádzkové oblasti a informujte manažéra o postupe, rizikách, rozhodnutiach a meniacich sa prioritách.
- Udržiavajte časové plány, zoznamy úloh, programy, scenáre priebehu podujatia a ďalšie plánovacie materiály.
- Organizujte plánovacie hovory, zaznamenávajte rozhodnutia a sledujte plnenie pridelených úloh.
- Vytvárajte, nastavujte, testujte a spravujte registračné weby v Cvent a aplikácie pre účastníkov.
- Vybavujte otázky k registrácii, spravujte obsah podujatia, programy, komunikáciu s účastníkmi, push notifikácie a informácie na mieste.
- Sledujte registráciu, aktualizujte zoznamy účastníkov, spracúvajte zmeny, pripravujte reporty, odpovedajte na otázky účastníkov a riešte bežné problémy s prístupom.
- Využívajte schválené nástroje umelej inteligencie, automatizáciu a technológie na zjednodušenie registrácie, komunikácie, reportovania a opakujúcich sa úloh.
- Koordinujte pozvánky, informácie o cestovaní a ubytovaní, dopravu, potreby v oblasti prístupnosti a stravovania, označenie priestorov a programové materiály.
- Pomáhajte s registráciou a príchodom účastníkov na mieste, podporou aplikácie podujatia, službami pre účastníkov a pridelenou logistikou.
- Riešte bežné otázky účastníkov a prevádzkové problémy; zložité, citlivé alebo naliehavé záležitosti eskalujte.
- Koordinujte požiadavky a výstupy s IT, globálnou bezpečnosťou, správou budov, komunikáciou, financiami, nákupom, právnym oddelením, internými tímami a dodávateľmi.
- Podporujte zabezpečenie požiadaviek na priestory, prípravu podkladov na rozhodovanie a logistiku obhliadok miest.
- Sledujte rozpočty, cenové ponuky dodávateľov, údaje o objednávkach, záväzky a skutočné náklady.
- Kontrolujte faktúry a podporné doklady, posúvajte schválené podklady a pomáhajte finančnému oddeleniu zosúlaďovať náklady.
- Udržiavajte presné záznamy v Cvent a požadovanú programovú dokumentáciu a dodržiavajte príslušné zásady a štandardy.
- Zhromažďujte spätnú väzbu od účastníkov a informácie o dodávateľoch, zapájajte sa do hodnotení po podujatí a navrhujte zlepšenia.
- Vylepšujte plánovacie šablóny, procesy a pracovné postupy tímu; zabezpečujte zastupovanie a zdieľajte informácie s kolegami.
Požiadavky
- Bakalárske vzdelanie v oblasti hotelierstva, podnikania, komunikácie, organizácie podujatí alebo príbuznom odbore; možno zohľadniť aj rovnocenné skúsenosti.
- 2 až 3 roky skúseností s plánovaním firemných alebo agentúrnych stretnutí, registráciou, prevádzkou podujatí alebo príbuznou prácou.
- Skúsenosti s presnou koordináciou viacerých pracovných oblastí a termínov so zmyslom pre detail.
- Prejavujte iniciatívu, vynaliezavosť, dobrý úsudok, zodpovednosť a praktický komunikačný štýl zameraný na riešenia.
- Prispôsobujte sa meniacim sa prioritám a spolupracujte naprieč funkčnými tímami.
- Prejavujte výrazný záujem o služby a diskrétnosť.
- Znalosť balíka Microsoft Office vrátane programov Excel a PowerPoint.
- Praktické skúsenosti s tvorbou online registračných stránok a aplikácií pre účastníkov.
- Ochota cestovať približne 30 % času na podporu podujatí na mieste.
- Ochota pracovať príležitostne večer alebo cez víkendy podľa potrieb programu.
- Skúsenosti s Cvent sú výraznou výhodou.
- Výhodou sú skúsenosti s podporou komplexných, výkonných alebo veľmi viditeľných programov.
- Výhodou je znalosť nástrojov na riadenie projektov, platforiem na virtuálne alebo hybridné stretnutia a schválených nástrojov umelej inteligencie alebo automatizácie.
Benefity
- Komplexný balík zamestnaneckých výhod.
- Dôchodkový a sporiaci plán s významnými príspevkami spoločnosti.
- Skupinové zdravotné, zubné a očné poistenie.
- Životné a invalidné poistenie.
- Účty flexibilných výdavkov.
- Ročný program diskrečných odmien.
- Dlhodobé stimuly vo forme akcií.
- Ocenené programy voľna.
- Flexibilné modely práce vrátane práce na diaľku, ak je dostupná.
- Možnosti kariérneho rozvoja.
- Rovnováha medzi pracovným a súkromným životom.
- Zdravotné a sociálne programy pre zamestnancov a oprávnené závislé osoby.
- Finančné plány s možnosťami sporenia na dôchodok a ďalšie ciele.