Amgen ialah syarikat bioteknologi global yang membangunkan dan mengkomersialkan ubat yang dihasilkan daripada sel hidup. Kerjanya memberi tumpuan kepada penyakit serius, termasuk keadaan yang mempunyai pilihan rawatan terhad, dengan sokongan penyelidikan saintifik dan ujian klinikal. Syarikat ini dikaitkan dengan kemajuan dalam rawatan kanser dan pengurusan obesiti, sambil menekankan penyelidikan beretika, keselamatan pesakit dan kelestarian alam sekitar.
Senior Associate, Perencanaan Rapat dan Acara Global
Koordinasikan pendaftaran Cvent, komunikasi peserta, anggaran, dan logistik acara untuk program kesehatan global Amgen. Dukung rapat kompleks dari tahap perencanaan hingga pelaksanaan di lokasi dan penyelesaian pascaacara.
Deskripsi
- Bekerja sama dengan Manager untuk menyelenggarakan program yang ditugaskan, mulai dari penerimaan awal hingga penyelesaian pascaacara.
- Memimpin alur kerja operasional yang ditetapkan dan memberi kabar kepada Manager tentang perkembangan, risiko, keputusan, dan perubahan prioritas.
- Memelihara jadwal, log tindakan, agenda, dokumen susunan acara, dan materi perencanaan lainnya.
- Menjadwalkan panggilan perencanaan, mencatat keputusan, dan menindaklanjuti tindakan yang ditugaskan.
- Membuat, mengonfigurasi, menguji, dan memelihara situs pendaftaran Cvent serta aplikasi acara untuk peserta.
- Menangani pertanyaan pendaftaran, konten acara, agenda, komunikasi peserta, notifikasi push, dan informasi di lokasi.
- Memantau pendaftaran, menjaga keakuratan daftar peserta, memproses pembaruan, menyiapkan laporan, menjawab pertanyaan peserta, dan mengatasi masalah akses rutin.
- Menggunakan alat AI, otomasi, dan teknologi yang disetujui untuk menyederhanakan pendaftaran, komunikasi, pelaporan, dan tugas berulang.
- Mengkoordinasikan undangan, informasi perjalanan dan akomodasi, transportasi, kebutuhan aksesibilitas dan diet, papan penunjuk, serta materi program.
- Membantu pendaftaran dan check-in di lokasi, dukungan aplikasi acara, layanan peserta, serta logistik yang ditugaskan.
- Menangani masalah rutin peserta dan operasional, serta mengeskalasi hal yang kompleks, sensitif, atau mendesak.
- Mengkoordinasikan persyaratan dan hasil kerja dengan TI, Keamanan Global, Fasilitas, Komunikasi, Keuangan, Pengadaan, Hukum, tim internal, dan pemasok.
- Mendukung persyaratan tempat acara, materi pengambilan keputusan, dan logistik kunjungan lokasi.
- Memantau anggaran, penawaran pemasok, detail pesanan pembelian, komitmen, dan biaya aktual.
- Meninjau faktur dan catatan pendukung, meneruskan dokumen yang telah disetujui, dan membantu Keuangan merekonsiliasi biaya.
- Menjaga keakuratan catatan Cvent dan dokumen program yang diwajibkan serta mematuhi kebijakan dan standar yang berlaku.
- Mengumpulkan umpan balik peserta dan informasi pemasok, berkontribusi dalam tinjauan pascaacara, dan menyarankan perbaikan.
- Menyempurnakan templat perencanaan, proses, dan alur kerja tim; mengatur pengganti dan berbagi informasi dengan rekan kerja.
Persyaratan
- Gelar sarjana di bidang perhotelan, bisnis, komunikasi, manajemen acara, atau disiplin terkait; pengalaman setara dapat dipertimbangkan.
- Pengalaman 2–3 tahun dalam perencanaan rapat perusahaan atau agensi, pendaftaran, operasional acara, atau pekerjaan terkait.
- Berpengalaman mengoordinasikan beberapa alur kerja dan tenggat secara akurat serta cermat terhadap detail.
- Menunjukkan inisiatif, kecakapan mencari solusi, pertimbangan yang baik, akuntabilitas, serta gaya komunikasi yang praktis dan berorientasi pada solusi.
- Mampu beradaptasi dengan perubahan prioritas dan berkolaborasi lintas fungsi.
- Menunjukkan orientasi layanan yang kuat dan sikap bijaksana.
- Mahir menggunakan Microsoft Office, termasuk Excel dan PowerPoint.
- Memiliki pengalaman praktis membuat situs pendaftaran daring dan aplikasi acara untuk peserta.
- Bersedia melakukan perjalanan sekitar 30% untuk dukungan di lokasi.
- Bersedia bekerja sesekali pada malam hari atau akhir pekan sesuai kebutuhan program.
- Pengalaman menggunakan Cvent sangat diutamakan.
- Pengalaman mendukung program kompleks, eksekutif, atau berprofil tinggi diutamakan.
- Mengenal alat manajemen proyek, platform rapat virtual atau hibrida, serta alat AI atau otomasi yang disetujui diutamakan.
Tunjangan
- Paket tunjangan karyawan yang komprehensif.
- Program Pensiun dan Tabungan dengan kontribusi perusahaan yang besar.
- Perlindungan kesehatan, gigi, dan penglihatan secara berkelompok.
- Asuransi jiwa dan disabilitas.
- Rekening pengeluaran fleksibel.
- Program bonus tahunan berdasarkan kebijakan perusahaan.
- Insentif jangka panjang berbasis saham.
- Program cuti yang meraih penghargaan.
- Model kerja fleksibel, termasuk pengaturan jarak jauh jika tersedia.
- Kesempatan pengembangan karier.
- Keseimbangan kehidupan dan pekerjaan.
- Program kesehatan dan kesejahteraan bagi karyawan serta tanggungan yang memenuhi syarat.
- Program keuangan dengan kesempatan menabung untuk masa pensiun dan tujuan lainnya.