Amgen — глобальна біотехнологічна компанія, яка розробляє та виводить на ринок лікарські засоби, виготовлені з використанням живих клітин. Її діяльність зосереджена на лікуванні серйозних захворювань, зокрема станів з обмеженими можливостями терапії, і ґрунтується на наукових дослідженнях та клінічних випробуваннях. Компанію пов’язують із досягненнями в лікуванні раку та боротьбі з ожирінням, водночас вона наголошує на етичності досліджень, безпеці пацієнтів і сталому ставленні до довкілля.
Глобальний менеджер зустрічей і заходів із планування зустрічей
Керуйте складними корпоративними заходами та подіями для керівництва в біофармацевтичній компанії Amgen. Відповідайте за стратегію програм, бюджети, постачальників, технології, дотримання вимог і проведення на місці.
Опис
- Керуйте стратегією, плануванням, проведенням і підбиттям підсумків складних, помітних програм, зокрема заходів для керівництва.
- Перетворюйте цілі організаторів на плани програм, контрольні етапи, порядки денні, виробничі потреби, сценарії проведення, комунікації, реєстрацію, плани поїздок і скоординовані напрями роботи.
- Розподіляйте відповідальність, визначайте пріоритети та порядок ухвалення рішень, розробляйте запасні плани й одночасно керуйте кількома програмами.
- Визначайте цілі та критерії успіху, оцінюйте результати й рекомендуйте покращення.
- Співпрацюйте з організаторами, керівниками вищої ланки, адміністративними партнерами та ключовими зацікавленими сторонами протягом усього планування.
- Консультуйте щодо форматів зустрічей, досвіду учасників, термінів, витрат, стандартів і дотримання вимог.
- Проводьте планувальні наради й огляди статусу, повідомляйте про рішення та перебіг робіт, виявляйте ризики й пропонуйте рішення.
- Координуйте роботу з відділом корпоративних зв’язків, командами керівників, комерційним підрозділом, ІТ, глобальною службою безпеки, юридичним відділом, закупівлями, фінансами, службою експлуатації та іншими внутрішніми командами.
- Відповідайте за досвід учасників: від запрошень і комунікацій до реєстрації, поїздок, проживання, гостинності, доступності й обслуговування на місці.
- Керуйте реєстрацією на місці, обслуговуванням учасників, технічним виробництвом, транспортом, кейтерингом і роботою постачальників.
- Розв’язуйте ескальовані питання та активуйте запасні плани.
- Збирайте відгуки й проводьте аналіз після заходів.
- Складайте бюджети та прогнози, відстежуйте зобов’язання, фактичні витрати, відхилення й фінансові ризики.
- Дотримуйтеся політик GMM і процесів погодження, а також юридичних вимог, вимог щодо конфіденційності та відповідності нормам.
- Виявляйте й зменшуйте операційні, фінансові, пов’язані з учасниками, безпекою та репутацією ризики.
- Перевіряйте обсяг робіт постачальників, договори, результати робіт, рахунки, поступки, депозити, ризики скасування та недобору учасників, платежі й звірки.
- Відповідайте за стратегію та управління реєстрацією, враховуючи потреби в даних, комунікації, звітність і зручність користування.
- Перевіряйте сайти реєстрації, застосунки заходів, технологічні процеси, інтеграції та звітність; організовуйте тестування й технічну підтримку.
- Забезпечуйте точність записів про програми в Cvent.
- Оцінюйте затверджені технології для заходів, інструменти ШІ та автоматизацію.
- Координуйте вимоги до майданчиків, пошук варіантів, вибір місця та рекомендації для зацікавлених сторін.
- Визначайте обов’язки постачальників і відповідайте за якість їхньої роботи.
- Співпрацюйте з GMM, відділом закупівель і уповноваженими підписантами щодо договорів і зобов’язань.
- Розподіляйте й визначайте пріоритетність операційних завдань старшого спеціаліста, надаючи рекомендації, наставництво, перевірку якості та ухвалюючи рішення.
- Інформуйте старшого спеціаліста й заступника директора про статус, навантаження, ризики, етапи та потребу в ресурсах.
- Використовуйте звітність і відгуки, щоб покращувати якість і узгодженість послуг, ефективність та економічність.
- Розвивайте єдині процеси, шаблони, співпрацю й використання технологій.
Вимоги
- Ступінь бакалавра у сфері гостинності, бізнесу, комунікацій, організації заходів або суміжній дисципліні; може розглядатися еквівалентний досвід.
- Щонайменше 5 років досвіду планування корпоративних зустрічей чи заходів або роботи в агенції з проведення складних, помітних програм у корпоративному середовищі.
- Досвід управління бюджетами й прогнозами, обсягом робіт постачальників, перевіркою рахунків, координацією платежів і підсумковими звірками після заходів.
- Впевнене володіння Cvent і Microsoft Office, а також досвід роботи з інструментами реєстрації та управління проєктами.
- Сильні навички співпраці, управління взаємодією із зацікавленими сторонами, комунікації, організації, ухвалення рішень, розсудливості та розв’язання проблем.
- Досвід керування колегами з планування, їхнього навчання або нагляду за їхньою щоденною роботою.
- Здатність працювати з конкуруючими пріоритетами й керувати проведенням заходів на місці в динамічному середовищі.
- Готовність подорожувати приблизно у 30% випадків для підтримки заходів на місці; залежно від розкладу програм можлива періодична робота ввечері або у вихідні.
- Бажано: досвід у біологічних науках або іншій регульованій галузі.
- Бажано: знайомство з платформами для віртуальних і гібридних зустрічей та застосунками заходів для учасників.
Переваги
- Комплексний пакет пільг для працівників.
- Пенсійний план і план заощаджень зі значними внесками компанії.
- Групове медичне, стоматологічне страхування та страхування зору.
- Страхування життя та на випадок непрацездатності.
- Рахунки гнучких витрат.
- Щорічна програма дискреційних премій.
- Довгострокові винагороди у формі акцій.
- Відзначені нагородами програми відпусток.
- Гнучкі умови роботи, зокрема віддалені варіанти, де вони доступні.
- Можливості професійного розвитку.
- Підтримка балансу між роботою та особистим життям.