Amgen er et globalt bioteknologiselskap som utvikler og kommersialiserer legemidler fremstilt fra levende celler. Selskapets arbeid fokuserer på alvorlige sykdommer, inkludert tilstander med begrensede behandlingsalternativer, og støttes av vitenskapelig forskning og kliniske studier. Selskapet forbindes med fremskritt innen kreftbehandling og behandling av fedme, samtidig som det legger vekt på etisk forskning, pasientsikkerhet og miljømessig bærekraft.
Global leder for møter og arrangementer, møteplanlegging
Led komplekse bedrifts- og lederarrangementer for Amgen, et biofarmasøytisk selskap. Ha ansvar for programstrategi, budsjetter, leverandører, teknologi, etterlevelse og gjennomføring på stedet.
Beskrivelse
- Lede strategi, planlegging, gjennomføring og avslutning av komplekse programmer med høy profil, inkludert lederarrangementer.
- Omsette oppdragsgivernes mål til programplaner, milepæler, agendaer, produksjonsbehov, kjøreplaner, kommunikasjon, påmelding, reiseplaner og koordinerte arbeidsstrømmer.
- Fastsette ansvar, prioriteringer, beslutninger og beredskapsplaner mens flere programmer følges opp samtidig.
- Fastsette mål og suksesskriterier, evaluere resultater og anbefale forbedringer.
- Samarbeide med oppdragsgivere, ledere på høyt nivå, administrative partnere og sentrale interessenter gjennom hele planleggingen.
- Gi råd om møteformater, deltakeropplevelse, tidsplaner, kostnader, standarder og etterlevelse.
- Lede planleggingsmøter og statusgjennomganger, dele beslutninger og fremdrift samt synliggjøre risikoer med foreslåtte løsninger.
- Koordinere med Corporate Affairs, lederteam, Commercial, IT, Global Security, Legal, Procurement, Finance, Facilities og andre interne team.
- Ha ansvar for deltakeropplevelsen fra invitasjoner og kommunikasjon til påmelding, reiser, overnatting, vertskap, tilgjengelighet og tjenester på stedet.
- Følge opp påmelding på stedet, deltakertjenester, produksjon, transport, servering og leverandørleveranser.
- Håndtere eskalerte problemer og iverksette beredskapsplaner.
- Samle inn tilbakemeldinger og lede evalueringer etter arrangementer.
- Utarbeide og administrere budsjetter og prognoser samt følge opp forpliktelser, faktiske utgifter, avvik og finansiell risiko.
- Anvende GMM-policyer og godkjenningsrutiner samt juridiske krav, personvernkrav og krav til etterlevelse.
- Identifisere og redusere operasjonelle, finansielle, deltakerrelaterte, sikkerhetsmessige og omdømmemessige risikoer.
- Gjennomgå leverandørenes arbeidsomfang, kontrakter, leveranser, fakturaer, innrømmelser, depositum, risiko knyttet til avbestillinger og frafall, betalinger og avstemminger.
- Ha ansvar for strategi og styring av påmelding, inkludert databehov, kommunikasjon, rapportering og brukeropplevelse.
- Gjennomgå påmeldingsnettsteder, arrangementsapper, teknologiarbeidsflyter, integrasjoner og rapportering samt organisere testing og teknisk støtte.
- Sørge for at programoppføringer i Cvent er korrekte.
- Vurdere godkjente arrangementsteknologier, AI-verktøy og automatisering.
- Koordinere krav til lokaler, anskaffelser, valg av sted og anbefalinger til interessenter.
- Definere leverandørenes ansvar og stå ansvarlig for leverandørenes resultater.
- Samarbeide med GMM, Procurement og autoriserte signatarer om håndtering av kontrakter og forpliktelser.
- Fordele og prioritere Senior Associates operative arbeid, og gi veiledning, coaching, kvalitetskontroll og beslutninger.
- Holde Senior Associate og Associate Director orientert om status, arbeidsmengde, risikoer, milepæler og ressursbehov.
- Bruke rapportering og tilbakemeldinger til å forbedre servicekvalitet, konsistens, effektivitet og kostnadseffektivitet.
- Fremme konsistente prosesser, maler, samarbeid og teknologi.
Krav
- Bachelorgrad innen hotell- og restaurantfag, økonomi, kommunikasjon, arrangementsledelse eller et beslektet fagområde; tilsvarende erfaring kan vurderes.
- Minst 5 års erfaring med planlegging av bedriftsmøter eller arrangementer, fra bedrift eller byrå, og levering av komplekse programmer med høy profil i en bedriftssammenheng.
- Erfaring med å administrere budsjetter og prognoser, leverandøromfang, fakturakontroll, betalingskoordinering og økonomiske avstemminger etter arrangementer.
- Gode ferdigheter i Cvent og Microsoft Office, samt erfaring med verktøy for påmelding og prosjektstyring.
- Sterke ferdigheter innen samarbeid, interessenthåndtering, kommunikasjon, organisering, dømmekraft, diskresjon og problemløsning.
- Erfaring med å lede, veilede eller følge opp kollegers daglige planleggingsarbeid.
- Evne til å håndtere konkurrerende prioriteringer og lede gjennomføring på stedet i et hektisk miljø.
- Villighet til å reise omtrent 30 % for støtte til arrangementer på stedet, med noe kvelds- eller helgearbeid avhengig av programplanene.
- Foretrukket: Bakgrunn innen biovitenskap eller en annen regulert bransje.
- Foretrukket: Kjennskap til virtuelle og hybride møteplattformer og arrangementsapper for deltakere.
Fordeler
- Omfattende personalgoder.
- Pensjons- og spareordning med betydelige bidrag fra selskapet.
- Gruppedekning for helse, tannhelse og syn.
- Livs- og uføreforsikring.
- Fleksible utgiftskontoer.
- Årlig bonusprogram etter selskapets skjønn.
- Langsiktige aksjebaserte insentiver.
- Prisbelønte ordninger for fri og ferie.
- Fleksible arbeidsordninger, inkludert fjernarbeid der det er tilgjengelig.
- Muligheter for karriereutvikling.
- Støtte til balanse mellom jobb og privatliv.