Amgen to globalna firma biotechnologiczna, która opracowuje i wprowadza na rynek leki wytwarzane z wykorzystaniem żywych komórek. Jej działalność koncentruje się na poważnych chorobach, w tym schorzeniach, w przypadku których możliwości leczenia są ograniczone, i opiera się na badaniach naukowych oraz próbach klinicznych. Firma jest kojarzona z postępem w leczeniu nowotworów i kontroli otyłości, a jednocześnie podkreśla znaczenie etycznych badań, bezpieczeństwa pacjentów i zrównoważonego rozwoju środowiska.
Globalny menedżer spotkań i wydarzeń ds. planowania spotkań
Prowadź złożone wydarzenia firmowe i dla kadry kierowniczej w firmie biotechnologicznej Amgen. Odpowiadaj za strategię programów, budżety, dostawców, technologie, zgodność z przepisami i realizację na miejscu.
Stany Zjednoczone95 590 $ – 129 327 $ / rok
ZdalniePełny etatPoziom średniSeniorWymagany Język: angielskiWydarzeniaOpis
- Odpowiadaj za strategię, planowanie, realizację i zamknięcie złożonych, prestiżowych programów, w tym wydarzeń dla kadry kierowniczej.
- Przekładaj cele organizatorów na plany programów, kamienie milowe, agendy, potrzeby produkcyjne, scenariusze przebiegu, komunikację, rejestrację, plany podróży i skoordynowane strumienie pracy.
- Przydzielaj odpowiedzialność, ustalaj priorytety i sposób podejmowania decyzji, przygotowuj plany awaryjne oraz nadzoruj kilka programów jednocześnie.
- Określaj cele i mierniki sukcesu, oceniaj wyniki i rekomenduj usprawnienia.
- Współpracuj z organizatorami, kadrą kierowniczą wyższego szczebla, partnerami administracyjnymi i kluczowymi interesariuszami przez cały proces planowania.
- Doradzaj w kwestiach formatów spotkań, doświadczeń uczestników, terminów, kosztów, standardów i zgodności z przepisami.
- Prowadź spotkania planistyczne i przeglądy statusu, przekazuj informacje o decyzjach i postępach, wskazuj ryzyka oraz proponuj rozwiązania.
- Koordynuj działania z działem relacji korporacyjnych, zespołami zarządzającymi, działem handlowym, IT, globalnym bezpieczeństwem, działem prawnym, zakupami, finansami, administracją obiektów i innymi zespołami wewnętrznymi.
- Zarządzaj doświadczeniem uczestników: od zaproszeń i komunikacji, przez rejestrację, podróże, zakwaterowanie, obsługę gości i dostępność, po obsługę na miejscu.
- Nadzoruj rejestrację na miejscu, obsługę uczestników, produkcję, transport, catering i realizację usług przez dostawców.
- Rozwiązuj eskalowane problemy i wdrażaj plany awaryjne.
- Zbieraj opinie i prowadź przeglądy po wydarzeniach.
- Twórz budżety i prognozy oraz śledź zobowiązania, faktyczne wydatki, odchylenia i ryzyka finansowe.
- Stosuj zasady GMM i ścieżki akceptacji, a także wymogi prawne, dotyczące prywatności i zgodności z przepisami.
- Identyfikuj i ograniczaj ryzyka operacyjne, finansowe, dotyczące uczestników, bezpieczeństwa i reputacji.
- Weryfikuj zakresy prac dostawców, umowy, produkty prac, faktury, ustępstwa, zaliczki, ryzyko anulowania i niedoboru uczestników, płatności oraz rozliczenia.
- Odpowiadaj za strategię i zarządzanie rejestracją, obejmujące potrzeby w zakresie danych, komunikację, raportowanie i komfort użytkowników.
- Weryfikuj strony rejestracyjne, aplikacje wydarzeń, przepływy technologiczne, integracje i raportowanie; organizuj testy i wsparcie techniczne.
- Dbaj o poprawność zapisów dotyczących programów w Cvent.
- Oceniaj zatwierdzone technologie wydarzeń, narzędzia AI i automatyzację.
- Koordynuj wymagania dotyczące obiektów, wyszukiwanie ofert, wybór lokalizacji i rekomendacje dla interesariuszy.
- Określaj obowiązki dostawców i odpowiadaj za jakość ich pracy.
- Współpracuj z GMM, działem zakupów i upoważnionymi sygnatariuszami przy zarządzaniu umowami i zobowiązaniami.
- Przydzielaj i ustalaj priorytety zadań operacyjnych starszego specjalisty, zapewniając wskazówki, coaching, kontrolę jakości i podejmując decyzje.
- Informuj starszego specjalistę i zastępcę dyrektora o statusie, obciążeniu pracą, ryzykach, kamieniach milowych i potrzebach zasobowych.
- Wykorzystuj raporty i opinie do poprawy jakości i spójności usług, efektywności oraz opłacalności.
- Rozwijaj spójne procesy, szablony, współpracę i wykorzystanie technologii.
Wymagania
- Licencjat w dziedzinie hotelarstwa, biznesu, komunikacji, zarządzania wydarzeniami lub pokrewnej; może być rozważone równoważne doświadczenie.
- Co najmniej 5 lat doświadczenia w planowaniu spotkań lub wydarzeń firmowych albo pracy w agencji, obejmującego realizację złożonych, prestiżowych programów w środowisku korporacyjnym.
- Doświadczenie w zarządzaniu budżetami i prognozami, zakresami prac dostawców, weryfikacją faktur, koordynacją płatności i rozliczeniami po wydarzeniach.
- Biegła obsługa Cvent i Microsoft Office oraz doświadczenie z narzędziami do rejestracji i zarządzania projektami.
- Doskonałe umiejętności współpracy, zarządzania relacjami z interesariuszami, komunikacji, organizacji, oceny sytuacji, dyskrecji i rozwiązywania problemów.
- Doświadczenie w kierowaniu, szkoleniu lub nadzorowaniu codziennej pracy współpracowników zajmujących się planowaniem.
- Umiejętność radzenia sobie z konkurującymi priorytetami i kierowania realizacją wydarzeń na miejscu w dynamicznym środowisku.
- Gotowość do podróży w około 30% przypadków w celu wsparcia wydarzeń na miejscu; w zależności od harmonogramu programów sporadyczna praca wieczorami lub w weekendy.
- Mile widziane: doświadczenie w naukach przyrodniczych lub innej regulowanej branży.
- Mile widziana: znajomość platform do spotkań wirtualnych i hybrydowych oraz aplikacji wydarzeń dla uczestników.
Benefity
- Kompleksowy pakiet świadczeń pracowniczych.
- Plan emerytalny i oszczędnościowy ze znaczącymi składkami firmy.
- Grupowe ubezpieczenie medyczne, stomatologiczne i okulistyczne.
- Ubezpieczenie na życie i od niezdolności do pracy.
- Elastyczne konta wydatków.
- Uznaniowy roczny program premiowy.
- Długoterminowe zachęty w formie akcji.
- Nagradzane programy urlopowe.
- Elastyczne formy pracy, w tym opcje zdalne tam, gdzie są dostępne.
- Możliwości rozwoju kariery.
- Wsparcie równowagi między pracą a życiem prywatnym.