Amgen je globálna biotechnologická spoločnosť, ktorá vyvíja a uvádza na trh lieky vyrobené zo živých buniek. Zameriava sa na závažné ochorenia vrátane stavov s obmedzenými možnosťami liečby a opiera sa pritom o vedecký výskum a klinické skúšania. Spoločnosť sa spája s pokrokom v liečbe rakoviny a manažmente obezity, pričom kladie dôraz na etický výskum, bezpečnosť pacientov a environmentálnu udržateľnosť.
Manažér globálnych stretnutí a podujatí – plánovanie stretnutí
Vedenie zložitých firemných a výkonných podujatí pre spoločnosť Amgen pôsobiacu v oblasti biofarmácie. Zodpovednosť za stratégiu programov, rozpočty, dodávateľov, technológie, súlad s predpismi a realizáciu na mieste.
Spojené štáty95 590 $ – 129 327 $ / rok
Na diaľkuPlný úväzokStredná úroveňSeniorPožadovaný Jazyk: angličtinaUdalostiPopis
- Viesť stratégiu, plánovanie, realizáciu a uzatvorenie zložitých, významných programov vrátane podujatí pre vedenie spoločnosti.
- Premieňať ciele zadávateľov na plány programov, míľniky, programy podujatí, produkčné požiadavky, scenáre priebehu, komunikáciu, registráciu, cestovné plány a koordinované pracovné prúdy.
- Určovať zodpovednosti, priority, rozhodnutia a záložné plány pri súčasnom dohľade nad viacerými programami.
- Stanovovať ciele a ukazovatele úspechu, vyhodnocovať výsledky a odporúčať zlepšenia.
- Počas plánovania spolupracovať so zadávateľmi, vedúcimi pracovníkmi, administratívnymi partnermi a kľúčovými zainteresovanými stranami.
- Poskytovať poradenstvo pri výbere formátu stretnutí, zážitku účastníkov, časovaní, nákladoch, štandardoch a súlade s predpismi.
- Viesť plánovacie stretnutia a kontroly stavu, zdieľať rozhodnutia a pokrok a upozorňovať na riziká spolu s navrhovanými riešeniami.
- Koordinovať spoluprácu s oddeleniami korporátnych vzťahov, výkonnými tímami, obchodným oddelením, IT, globálnou bezpečnosťou, právnym oddelením, nákupom, financiami, správou budov a ďalšími internými tímami.
- Riadiť skúsenosť účastníkov od pozvánok a komunikácie cez registráciu, cestu, ubytovanie, pohostinnosť a prístupnosť až po služby na mieste.
- Dohliadať na registráciu na mieste, služby pre účastníkov, produkciu, dopravu, catering a plnenie záväzkov dodávateľov.
- Riešiť eskalované problémy a uvádzať do praxe záložné plány.
- Zhromažďovať spätnú väzbu a viesť hodnotenia po podujatiach.
- Vytvárať a spravovať rozpočty a prognózy; sledovať záväzky, skutočné výdavky, odchýlky a finančné riziká.
- Uplatňovať zásady GMM a schvaľovacie postupy, ako aj právne požiadavky, požiadavky na ochranu súkromia a súlad s predpismi.
- Identifikovať a znižovať prevádzkové, finančné, účastnícke, bezpečnostné a reputačné riziká.
- Kontrolovať rozsah prác dodávateľov, zmluvy, výstupy, faktúry, úľavy, zálohy, riziká spojené so zrušením a nedosiahnutím minimálneho počtu účastníkov, platby a finančné vyúčtovania.
- Zodpovedať za stratégiu a správu registrácie vrátane dátových potrieb, komunikácie, vykazovania a používateľskej skúsenosti.
- Kontrolovať registračné weby, aplikácie podujatí, technologické postupy, integrácie a vykazovanie; zabezpečovať testovanie a technickú podporu.
- Udržiavať presné záznamy o programoch v systéme Cvent.
- Posudzovať schválené technológie podujatí, nástroje umelej inteligencie a automatizáciu.
- Koordinovať požiadavky na miesta konania, vyhľadávanie a výber lokalít a odporúčania pre zainteresované strany.
- Vymedzovať zodpovednosti dodávateľov a niesť zodpovednosť za ich výkon.
- Spolupracovať s GMM, oddelením nákupu a oprávnenými signatármi pri správe zmlúv a záväzkov.
- Prideľovať a určovať priority prevádzkových úloh seniorného koordinátora a poskytovať mu usmernenie, koučovanie, kontrolu kvality a podporu pri rozhodovaní.
- Informovať seniorného koordinátora a zástupcu riaditeľa o stave, pracovnom zaťažení, rizikách, míľnikoch a potrebných zdrojoch.
- Využívať vykazovanie a spätnú väzbu na zlepšovanie kvality služieb, konzistentnosti, efektívnosti a nákladovej efektívnosti.
- Podporovať jednotné procesy, šablóny, spoluprácu a technológie.
Požiadavky
- Bakalárske vzdelanie v oblasti hotelierstva, podnikania, komunikácie, riadenia podujatí alebo príbuznom odbore; možno zohľadniť aj rovnocennú prax.
- Aspoň 5 rokov skúseností s plánovaním firemných alebo agentúrnych stretnutí či podujatí vrátane realizácie zložitých a významných programov vo firemnom prostredí.
- Skúsenosti so správou rozpočtov a prognóz, rozsahu prác dodávateľov, kontrolou faktúr, koordináciou platieb a finančným vyúčtovaním po podujatiach.
- Znalosť systému Cvent a balíka Microsoft Office, ako aj skúsenosti s nástrojmi na registráciu a riadenie projektov.
- Silné schopnosti v spolupráci, riadení zainteresovaných strán, komunikácii, organizácii, rozhodovaní, diskrétnosti a riešení problémov.
- Skúsenosti s vedením, koučovaním alebo každodenným dohľadom nad kolegami zodpovednými za plánovanie.
- Schopnosť zvládať konkurenčné priority a viesť realizáciu na mieste v rýchlom pracovnom prostredí.
- Ochota cestovať približne 30 % času na podporu podujatí na mieste; podľa harmonogramu programov sa občas pracuje aj večer alebo cez víkend.
- Výhodou: skúsenosti z oblasti prírodných vied alebo iného regulovaného odvetvia.
- Výhodou: znalosť platforiem na virtuálne a hybridné stretnutia a aplikácií podujatí určených účastníkom.
Benefity
- Komplexný balík zamestnaneckých benefitov.
- Dôchodkový a sporiaci plán s výrazným príspevkom spoločnosti.
- Skupinové zdravotné, zubné a očné poistenie.
- Životné poistenie a poistenie pre prípad invalidity.
- Účty na flexibilné výdavky.
- Program dobrovoľných ročných odmien.
- Dlhodobé akciové stimuly.
- Ocenené programy voľna.
- Flexibilné pracovné podmienky vrátane možností práce na diaľku tam, kde sú dostupné.
- Príležitosti na kariérny rozvoj.
- Podpora rovnováhy medzi pracovným a súkromným životom.