Amgen היא חברת ביוטכנולוגיה גלובלית המפתחת ומשווקת תרופות המיוצרות מתאים חיים. פעילותה מתמקדת במחלות קשות, לרבות מצבים שבהם אפשרויות הטיפול מוגבלות, והיא נשענת על מחקר מדעי ועל ניסויים קליניים. החברה מזוהה עם התקדמות בטיפול בסרטן ובניהול השמנה, תוך הדגשת מחקר אתי, בטיחות המטופלים וקיימות סביבתית.
מנהל/ת מפגשים ואירועים גלובליים, תכנון מפגשים
הובלת אירועים תאגידיים וניהוליים מורכבים עבור אמג'ן, חברת ביו־פרמצבטיקה. אחריות על אסטרטגיית התוכניות, תקציבים, ספקים, טכנולוגיה, ציות וביצוע בשטח.
תיאור
- הובלת האסטרטגיה, התכנון, הביצוע והסגירה של תוכניות מורכבות ובעלות חשיפה גבוהה, לרבות אירועים להנהלה הבכירה.
- תרגום יעדי נותני החסות לתוכניות אירוע, אבני דרך, סדרי יום, צורכי הפקה, מסמכי מהלך האירוע, תקשורת, הרשמה, תוכניות נסיעה וזרמי עבודה מתואמים.
- הגדרת אחריות, סדרי עדיפויות, החלטות ותוכניות מגירה תוך פיקוח על כמה תוכניות במקביל.
- הגדרת יעדים ומדדי הצלחה, הערכת תוצאות והמלצה על שיפורים.
- שיתוף פעולה עם נותני חסות, מנהלים בכירים, שותפים אדמיניסטרטיביים ובעלי עניין מרכזיים לאורך התכנון.
- ייעוץ בנוגע למתכונת המפגשים, חוויית המשתתפים, תזמון, עלויות, תקנים וציות.
- ניהול פגישות תכנון ובדיקות סטטוס, שיתוף החלטות והתקדמות והעלאת סיכונים לצד פתרונות מוצעים.
- תיאום עם קשרי תאגיד, צוותי הנהלה, מסחר, IT, ביטחון גלובלי, משפטים, רכש, כספים, מתקנים וצוותים פנימיים נוספים.
- ניהול חוויית המשתתפים מההזמנות והתקשורת ועד להרשמה, נסיעות, לינה, אירוח, נגישות ושירות במקום.
- פיקוח במקום על ההרשמה, שירותי המשתתפים, ההפקה, התחבורה, הקייטרינג ואספקת השירותים מצד הספקים.
- טיפול בבעיות שהוסלמו והפעלת תוכניות מגירה.
- איסוף משוב והובלת סקירות לאחר האירוע.
- יצירה וניהול של תקציבים ותחזיות; מעקב אחר התחייבויות, הוצאות בפועל, חריגות וסיכונים פיננסיים.
- יישום מדיניות GMM ותהליכי האישור, לצד דרישות משפטיות, פרטיות וציות.
- זיהוי וצמצום של סיכונים תפעוליים, פיננסיים, הנוגעים למשתתפים, בטיחותיים ותדמיתיים.
- בדיקת היקפי עבודה של ספקים, חוזים, תוצרים, חשבוניות, הטבות, פיקדונות, חשיפה לביטולים ולאי־עמידה בכמות המינימום, תשלומים והתאמות חשבונאיות.
- אחריות על אסטרטגיית ההרשמה והניהול שלה, לרבות צורכי נתונים, תקשורת, דיווח וחוויית משתמש.
- בדיקת אתרי הרשמה, אפליקציות אירועים, תהליכי עבודה טכנולוגיים, אינטגרציות ודיווח; תיאום בדיקות ותמיכה טכנית.
- שמירה על דיוק רישומי התוכניות ב־Cvent.
- הערכת טכנולוגיות אירועים מאושרות, כלי בינה מלאכותית ואוטומציה.
- תיאום דרישות המקום, איתור מקומות, בחירת אתר והמלצות לבעלי עניין.
- הגדרת אחריות הספקים ונשיאה באחריות לביצועיהם.
- עבודה עם GMM, רכש ומורשי חתימה לניהול חוזים והתחייבויות.
- חלוקה ותעדוף של העבודה התפעולית של העמית/ה הבכיר/ה, תוך מתן הנחיה, אימון, בדיקות איכות וקבלת החלטות.
- עדכון העמית/ה הבכיר/ה והדירקטור/ית המשנה לגבי סטטוס, עומס עבודה, סיכונים, אבני דרך וצורכי משאבים.
- שימוש בדיווחים ובמשוב לשיפור איכות השירות, העקביות, היעילות והחיסכון בעלויות.
- קידום תהליכים, תבניות, שיתוף פעולה וטכנולוגיה אחידים.
דרישות
- תואר ראשון באירוח, עסקים, תקשורת, ניהול אירועים או תחום קשור; ניתן לשקול ניסיון שווה ערך.
- לפחות 5 שנות ניסיון בתכנון מפגשים או אירועים תאגידיים או בסוכנות, כולל הפקת תוכניות מורכבות ובעלות חשיפה גבוהה בסביבה תאגידית.
- ניסיון בניהול תקציבים ותחזיות, היקפי עבודה של ספקים, בדיקת חשבוניות, תיאום תשלומים והתאמות לאחר אירועים.
- שליטה ב־Cvent וב־Microsoft Office, וכן ניסיון בכלי הרשמה וניהול פרויקטים.
- יכולות חזקות בשיתוף פעולה, ניהול בעלי עניין, תקשורת, ארגון, שיקול דעת, דיסקרטיות ופתרון בעיות.
- ניסיון בהכוונה, אימון או פיקוח על עבודתם היומיומית של עמיתים לתכנון.
- יכולת להתמודד עם סדרי עדיפויות מתחרים ולהוביל ביצוע בשטח בסביבה דינמית.
- נכונות לנסוע כ־30% לצורך תמיכה באירועים במקום, עם עבודה מדי פעם בערבים או בסופי שבוע בהתאם ללוחות הזמנים של התוכניות.
- יתרון: רקע במדעי החיים או בענף אחר הנתון לרגולציה.
- יתרון: היכרות עם פלטפורמות למפגשים וירטואליים והיברידיים ועם אפליקציות אירועים למשתתפים.
הטבות
- חבילת הטבות מקיפה לעובדים.
- תוכנית פרישה וחיסכון עם תרומות משמעותיות מצד החברה.
- כיסוי רפואי קבוצתי, כיסוי שיניים וכיסוי ראייה.
- ביטוח חיים וביטוח אובדן כושר עבודה.
- חשבונות הוצאות גמישים.
- תוכנית בונוס שנתית לפי שיקול דעת.
- תמריצים ארוכי טווח מבוססי מניות.
- תוכניות חופשה עטורות פרסים.
- הסדרי עבודה גמישים, לרבות אפשרויות לעבודה מרחוק היכן שהן זמינות.
- הזדמנויות לפיתוח קריירה.
- תמיכה באיזון בין העבודה לחיים.