Amgen je globální biotechnologická společnost, která vyvíjí a uvádí na trh léčivé přípravky vyráběné z živých buněk. Zaměřuje se na závažná onemocnění, včetně stavů s omezenými možnostmi léčby, a opírá se přitom o vědecký výzkum a klinické studie. Společnost je spojována s pokrokem v léčbě rakoviny a zvládání obezity a zároveň klade důraz na etický výzkum, bezpečnost pacientů a environmentální udržitelnost.
Globální manažer schůzek a akcí pro plánování schůzek
Veďte složité firemní akce a události pro vedení v biofarmaceutické společnosti Amgen. Odpovídejte za strategii programů, rozpočty, dodavatele, technologie, dodržování předpisů a realizaci na místě.
Spojené státy95 590 $ – 129 327 $ / rok
Na dálkuPlný úvazekStředně pokročilýSeniorPožadovaný Jazyk: angličtinaUdálostiPopis
- Veďte strategii, plánování, realizaci a uzavření složitých, významných programů včetně akcí pro vedení.
- Převádějte cíle organizátorů do plánů programů, milníků, agend, produkčních potřeb, scénářů průběhu, komunikace, registrace, cestovních plánů a koordinovaných pracovních proudů.
- Stanovujte odpovědnosti, priority a způsob rozhodování, připravujte záložní plány a současně dohlížejte na více programů.
- Stanovujte cíle a ukazatele úspěchu, vyhodnocujte výsledky a doporučujte zlepšení.
- Spolupracujte s organizátory, vrcholnými vedoucími pracovníky, administrativními partnery a klíčovými zainteresovanými stranami během celého plánování.
- Poskytujte doporučení ohledně formátů schůzek, zkušenosti účastníků, načasování, nákladů, standardů a souladu s předpisy.
- Veďte plánovací schůzky a kontrolní přehledy stavu, sdílejte rozhodnutí a pokrok, upozorňujte na rizika a navrhujte řešení.
- Koordinujte práci s oddělením korporátních vztahů, týmy vedení, obchodním oddělením, IT, globální bezpečností, právním oddělením, nákupem, financemi, správou budov a dalšími interními týmy.
- Řiďte zkušenost účastníků od pozvánek a komunikace přes registraci, cestování, ubytování, pohostinnost a přístupnost až po služby na místě.
- Dohlížejte na registraci na místě, služby pro účastníky, produkci, dopravu, catering a plnění ze strany dodavatelů.
- Řešte eskalované problémy a uvádějte do praxe záložní plány.
- Shromažďujte zpětnou vazbu a veďte hodnocení po akcích.
- Vytvářejte rozpočty a prognózy a sledujte závazky, skutečné výdaje, odchylky a finanční rizika.
- Uplatňujte zásady GMM a schvalovací postupy spolu s právními požadavky, požadavky na ochranu soukromí a dodržování předpisů.
- Identifikujte a snižujte provozní, finanční, účastnická, bezpečnostní a reputační rizika.
- Kontrolujte rozsah prací dodavatelů, smlouvy, výstupy, faktury, úlevy, zálohy, rizika zrušení a nižší účasti, platby a vyúčtování.
- Odpovídejte za strategii a správu registrace včetně potřeb v oblasti dat, komunikace, vykazování a uživatelské zkušenosti.
- Kontrolujte registrační weby, aplikace akcí, technologické pracovní postupy, integrace a vykazování; zajišťujte testování a technickou podporu.
- Zajišťujte přesnost záznamů o programech v Cvent.
- Posuzujte schválené technologie pro akce, nástroje AI a automatizaci.
- Koordinujte požadavky na prostory, vyhledávání možností, výběr místa a doporučení pro zainteresované strany.
- Stanovujte odpovědnosti dodavatelů a odpovídejte za kvalitu jejich plnění.
- Spolupracujte s GMM, nákupem a oprávněnými podepisujícími při správě smluv a závazků.
- Přidělujte a stanovujte priority provozních úkolů seniorního specialisty, poskytujte pokyny, koučování a kontrolu kvality a přijímejte rozhodnutí.
- Informujte seniorního specialistu a zástupce ředitele o stavu, pracovním vytížení, rizicích, milnících a potřebách zdrojů.
- Využívejte vykazování a zpětnou vazbu ke zlepšení kvality a jednotnosti služeb, efektivity a nákladové účinnosti.
- Podporujte jednotné procesy, šablony, spolupráci a využívání technologií.
Požadavky
- Bakalářský titul v oboru hotelnictví, podnikání, komunikace, řízení akcí nebo příbuzném oboru; lze zvážit odpovídající praxi.
- Alespoň 5 let zkušeností s plánováním firemních schůzek či akcí nebo s prací v agentuře a realizací složitých, významných programů ve firemním prostředí.
- Zkušenosti se správou rozpočtů a prognóz, rozsahu prací dodavatelů, kontrolou faktur, koordinací plateb a závěrečným vyúčtováním po akcích.
- Pokročilá znalost Cvent a Microsoft Office a zkušenost s nástroji pro registraci a řízení projektů.
- Silné schopnosti spolupráce, řízení vztahů se zainteresovanými stranami, komunikace, organizace, úsudku, diskrétnosti a řešení problémů.
- Zkušenosti s vedením, koučováním nebo dohledem nad každodenní prací kolegů, kteří se věnují plánování.
- Schopnost zvládat souběžné priority a vést realizaci akcí na místě v rychle se měnícím prostředí.
- Ochota cestovat přibližně ve 30 % případů kvůli podpoře akcí na místě; podle rozvrhu programů může být občas nutná práce večer nebo o víkendech.
- Výhodou: zkušenosti z přírodních věd nebo jiného regulovaného odvětví.
- Výhodou: znalost platforem pro virtuální a hybridní schůzky a aplikací akcí pro účastníky.
Benefity
- Komplexní balíček zaměstnaneckých benefitů.
- Důchodový a spořicí plán s výraznými příspěvky společnosti.
- Skupinové zdravotní, zubní a oční pojištění.
- Životní pojištění a pojištění pro případ invalidity.
- Účty flexibilních výdajů.
- Každoroční program diskrečních bonusů.
- Dlouhodobé akciové pobídky.
- Oceňované programy volna.
- Flexibilní pracovní podmínky včetně práce na dálku tam, kde je dostupná.
- Možnosti profesního rozvoje.
- Podpora rovnováhy mezi pracovním a osobním životem.