Amgen — глобальная биотехнологическая компания, разрабатывающая и выводящая на рынок лекарственные препараты, созданные с использованием живых клеток. Компания занимается лечением серьёзных заболеваний, включая состояния с ограниченными возможностями терапии, опираясь на научные исследования и клинические испытания. Amgen связывают с достижениями в лечении рака и борьбе с ожирением, при этом компания уделяет особое внимание этичным исследованиям, безопасности пациентов и экологической устойчивости.
Глобальный менеджер встреч и мероприятий по планированию встреч
Руководите сложными корпоративными и представительскими мероприятиями в биофармацевтической компании Amgen. Отвечайте за стратегию программ, бюджеты, поставщиков, технологии, соблюдение требований и проведение на месте.
Описание
- Руководите стратегией, планированием, проведением и подведением итогов сложных и заметных программ, включая мероприятия для руководителей.
- Преобразуйте цели организаторов в планы программ, контрольные этапы, повестки, производственные потребности, сценарии проведения, коммуникации, регистрацию, планы поездок и согласованные направления работы.
- Распределяйте ответственность, определяйте приоритеты и порядок принятия решений, разрабатывайте запасные планы и одновременно курируйте несколько программ.
- Формулируйте цели и критерии успеха, оценивайте результаты и предлагайте улучшения.
- Взаимодействуйте с организаторами, руководителями высшего звена, административными партнёрами и ключевыми заинтересованными сторонами на всех этапах планирования.
- Консультируйте по форматам встреч, опыту участников, срокам, затратам, стандартам и соблюдению требований.
- Проводите планёрки и обзоры статуса, сообщайте о принятых решениях и ходе работ, обозначайте риски и предлагайте решения.
- Координируйте работу с отделом корпоративных связей, командами руководителей, коммерческим подразделением, ИТ, глобальной службой безопасности, юридическим отделом, закупками, финансами, службой эксплуатации и другими внутренними командами.
- Отвечайте за опыт участников: от приглашений и коммуникаций до регистрации, поездок, проживания, гостеприимства, доступности и обслуживания на месте.
- Курируйте регистрацию на месте, обслуживание участников, техническое производство, транспорт, кейтеринг и работу поставщиков.
- Решайте эскалированные вопросы и задействуйте запасные планы.
- Собирайте отзывы и проводите разборы после мероприятий.
- Составляйте бюджеты и прогнозы, отслеживайте обязательства, фактические расходы, отклонения и финансовые риски.
- Соблюдайте политики GMM и процессы согласования, а также юридические требования, требования к конфиденциальности и соответствию нормам.
- Выявляйте и снижайте операционные, финансовые, связанные с участниками, безопасностью и репутацией риски.
- Проверяйте объём работ поставщиков, договоры, результаты работ, счета, уступки, депозиты, риски отмены и недобора участников, платежи и сверки.
- Отвечайте за стратегию и управление регистрацией, включая потребности в данных, коммуникации, отчётность и удобство для пользователей.
- Проверяйте сайты регистрации, приложения мероприятий, технологические процессы, интеграции и отчётность; организуйте тестирование и техническую поддержку.
- Обеспечивайте точность записей о программах в Cvent.
- Оценивайте одобренные технологии для мероприятий, инструменты ИИ и средства автоматизации.
- Координируйте требования к площадкам, поиск вариантов, выбор места и подготовку рекомендаций для заинтересованных сторон.
- Определяйте обязанности поставщиков и отвечайте за качество их работы.
- Работайте с GMM, отделом закупок и уполномоченными подписантами над договорами и выполнением обязательств.
- Распределяйте и приоритизируйте операционные задачи старшего специалиста, предоставляя рекомендации, обучение, контроль качества и принимая решения.
- Информируйте старшего специалиста и заместителя директора о статусе, нагрузке, рисках, этапах и потребности в ресурсах.
- Используйте отчётность и обратную связь для повышения качества и единообразия услуг, эффективности и экономичности.
- Развивайте единые процессы, шаблоны, сотрудничество и использование технологий.
Требования
- Степень бакалавра в области гостеприимства, бизнеса, коммуникаций, организации мероприятий или смежной дисциплине; может рассматриваться эквивалентный опыт.
- Не менее 5 лет опыта планирования корпоративных встреч или мероприятий либо работы в агентстве с проведением сложных и заметных программ в корпоративной среде.
- Опыт управления бюджетами и прогнозами, объёмом работ поставщиков, проверкой счетов, координацией платежей и итоговыми сверками после мероприятий.
- Уверенное владение Cvent и Microsoft Office, а также опыт работы с инструментами регистрации и управления проектами.
- Развитые навыки сотрудничества, управления отношениями с заинтересованными сторонами, коммуникации, организации, принятия решений, конфиденциальности и решения проблем.
- Опыт руководства коллегами по планированию, их обучения или надзора за их повседневной работой.
- Умение справляться с конкурирующими приоритетами и руководить проведением мероприятий на месте в динамичной среде.
- Готовность к поездкам примерно в 30% случаев для поддержки мероприятий на месте; возможна периодическая работа по вечерам или выходным в зависимости от расписания программ.
- Желательно: опыт работы в медико-биологических науках или другой регулируемой отрасли.
- Желательно: знакомство с платформами для виртуальных и гибридных встреч и приложениями мероприятий для участников.
Преимущества
- Комплексный пакет льгот для сотрудников.
- Пенсионный план и план накоплений со значительными взносами компании.
- Групповое медицинское, стоматологическое страхование и страхование зрения.
- Страхование жизни и нетрудоспособности.
- Счета для гибких расходов.
- Ежегодная программа дискреционных премий.
- Долгосрочные вознаграждения в форме акций.
- Отмеченные наградами программы отпусков.
- Гибкие условия работы, включая удалённые варианты там, где они доступны.
- Возможности профессионального развития.
- Поддержка баланса между работой и личной жизнью.