Amgen är ett globalt bioteknikföretag som utvecklar och kommersialiserar läkemedel framställda från levande celler. Företagets arbete fokuserar på allvarliga sjukdomar, inklusive tillstånd med begränsade behandlingsalternativ, och stöds av vetenskaplig forskning och kliniska prövningar. Företaget förknippas med framsteg inom cancerbehandling och behandling av fetma, samtidigt som det betonar etisk forskning, patientsäkerhet och miljömässig hållbarhet.
Global chef för möten och evenemang, mötesplanering
Led komplexa företags- och ledningsevenemang för Amgen, ett biofarmaceutiskt företag. Ansvara för programstrategi, budgetar, leverantörer, teknik, regelefterlevnad och genomförande på plats.
Beskrivning
- Leda strategi, planering, genomförande och avslut av komplexa och prestigefyllda program, inklusive evenemang för företagsledningen.
- Omvandla uppdragsgivarnas mål till programplaner, milstolpar, dagordningar, produktionsbehov, körscheman, kommunikation, registrering, reseplaner och samordnade arbetsflöden.
- Fastställa ansvar, prioriteringar, beslut och beredskapsplaner samtidigt som flera program övervakas parallellt.
- Fastställa mål och mått på framgång, utvärdera resultat och föreslå förbättringar.
- Samarbeta med uppdragsgivare, högre chefer, administrativa partners och viktiga intressenter under hela planeringen.
- Ge råd om mötesformat, deltagarupplevelse, tidplaner, kostnader, standarder och regelefterlevnad.
- Leda planeringsmöten och statusgenomgångar, dela beslut och framsteg samt lyfta risker med föreslagna lösningar.
- Samordna arbetet med Corporate Affairs, ledningsgrupper, Commercial, IT, Global Security, Legal, Procurement, Finance, Facilities och andra interna team.
- Ansvara för deltagarupplevelsen från inbjudningar och kommunikation till registrering, resor, logi, värdskap, tillgänglighet och service på plats.
- Övervaka registrering på plats, deltagarservice, produktion, transporter, catering och leverantörernas leveranser.
- Hantera eskalerade frågor och aktivera beredskapsplaner.
- Samla in återkoppling och leda utvärderingar efter evenemang.
- Skapa och hantera budgetar och prognoser samt följa upp åtaganden, faktiska utgifter, avvikelser och finansiella risker.
- Tillämpa GMM:s policyer och godkännandeflöden samt juridiska krav, integritetskrav och efterlevnadskrav.
- Identifiera och minska operativa, finansiella, deltagarrelaterade, säkerhetsmässiga och anseendemässiga risker.
- Granska leverantörernas uppdragsomfattning, avtal, leveranser, fakturor, eftergifter, depositioner, risker kopplade till avbokningar och deltagarantal, betalningar och avstämningar.
- Ansvara för registreringsstrategi och styrning, inklusive databehov, kommunikation, rapportering och användarupplevelse.
- Granska registreringswebbplatser, evenemangsappar, tekniska arbetsflöden, integrationer och rapportering samt ordna tester och teknisk support.
- Se till att programuppgifter i Cvent är korrekta.
- Utvärdera godkänd evenemangsteknik, AI-verktyg och automatisering.
- Samordna lokalbehov, upphandling, val av plats och rekommendationer till intressenter.
- Fastställa leverantörernas ansvar och ansvara för deras prestationer.
- Samarbeta med GMM, Procurement och behöriga firmatecknare för att hantera avtal och åtaganden.
- Fördela och prioritera Senior Associate-rollens operativa arbete samt ge vägledning, handledning, kvalitetskontroller och fatta beslut.
- Hålla Senior Associate och Associate Director informerade om status, arbetsbelastning, risker, milstolpar och resursbehov.
- Använda rapportering och återkoppling för att förbättra servicekvalitet, enhetlighet, effektivitet och kostnadseffektivitet.
- Främja enhetliga processer, mallar, samarbete och teknik.
Krav
- Kandidatexamen inom hotell- och restaurangbranschen, företagsekonomi, kommunikation, evenemangshantering eller ett närliggande område; motsvarande erfarenhet kan beaktas.
- Minst 5 års erfarenhet av planering av företagsmöten eller evenemang, på företag eller byrå, med leverans av komplexa och prestigefyllda program i företagsmiljö.
- Erfarenhet av att hantera budgetar och prognoser, leverantörsuppdrag, fakturagranskning, betalningssamordning och ekonomiska avstämningar efter evenemang.
- Goda kunskaper i Cvent och Microsoft Office samt erfarenhet av registrerings- och projekthanteringsverktyg.
- God samarbetsförmåga och stark kompetens inom intressenthantering, kommunikation, organisering, omdöme, diskretion och problemlösning.
- Erfarenhet av att leda, coacha eller övervaka kollegors dagliga planeringsarbete.
- Förmåga att hantera konkurrerande prioriteringar och leda genomförande på plats i ett högt tempo.
- Villighet att resa cirka 30 % för stöd vid evenemang på plats, med enstaka kvälls- eller helgarbete beroende på programmens scheman.
- Meriterande: Bakgrund inom biovetenskap eller en annan reglerad bransch.
- Meriterande: Kännedom om plattformar för virtuella och hybrida möten samt evenemangsappar för deltagare.
Förmåner
- Omfattande förmånspaket för anställda.
- Pensions- och sparplan med betydande bidrag från företaget.
- Gruppförsäkring för sjukvård, tandvård och synvård.
- Liv- och sjukförsäkring.
- Flexibla utgiftskonton.
- Diskretionärt årligt bonusprogram.
- Långsiktiga aktiebaserade incitament.
- Prisbelönta ledighetsplaner.
- Flexibla arbetsformer, inklusive distansarbete där det erbjuds.
- Möjligheter till karriärutveckling.
- Stöd för balans mellan arbete och privatliv.