Amgen is een wereldwijd biotechnologiebedrijf dat geneesmiddelen ontwikkelt en op de markt brengt die uit levende cellen worden geproduceerd. Het bedrijf richt zich op ernstige aandoeningen, waaronder ziekten waarvoor beperkte behandelmogelijkheden bestaan, en baseert zijn werk op wetenschappelijk onderzoek en klinische studies. Amgen wordt geassocieerd met vooruitgang in de behandeling van kanker en het beheersen van obesitas, en hecht tegelijkertijd belang aan ethisch onderzoek, patiëntveiligheid en ecologische duurzaamheid.
Manager wereldwijde vergaderingen en evenementen – vergaderplanning
Leid complexe zakelijke evenementen en bijeenkomsten voor directieleden bij Amgen, een biotechnologiebedrijf. Draag verantwoordelijkheid voor programmastrategie, budgetten, leveranciers, technologie, naleving en uitvoering op locatie.
Verenigde Staten$ 95.590 – $ 129.327 / jaar
Op afstandVoltijdMediorSeniorVereiste Taal: EngelsEvenementenBeschrijving
- Leid de strategie, planning, uitvoering en afronding van complexe, prestigieuze programma’s, waaronder evenementen voor directieleden.
- Vertaal doelen van opdrachtgevers naar programmaplannen, mijlpalen, agenda’s, productiebehoeften, draaiboeken, communicatie, registratie, reisplannen en afgestemde werkstromen.
- Bepaal verantwoordelijkheden, prioriteiten, besluiten en noodplannen en houd tegelijkertijd toezicht op meerdere programma’s.
- Stel doelstellingen en succesmaatstaven vast, evalueer resultaten en beveel verbeteringen aan.
- Werk tijdens de hele planning samen met opdrachtgevers, senior leiders, administratieve partners en belangrijke belanghebbenden.
- Adviseer over vergadervormen, de ervaring van deelnemers, timing, kosten, normen en naleving.
- Leid planningsvergaderingen en statusbesprekingen, deel besluiten en voortgang en breng risico’s met voorgestelde oplossingen onder de aandacht.
- Stem af met Corporate Affairs, directieteams, commerciële teams, IT, Global Security, juridische zaken, inkoop, financiën, facilitaire diensten en andere interne teams.
- Beheer de deelnemerservaring vanaf uitnodigingen en communicatie tot registratie, reizen, accommodatie, gastvrijheid, toegankelijkheid en dienstverlening op locatie.
- Houd toezicht op registratie op locatie, deelnemersdiensten, productie, vervoer, catering en de uitvoering door leveranciers.
- Pak geëscaleerde problemen aan en voer noodplannen uit.
- Verzamel feedback en leid evaluaties na evenementen.
- Stel budgetten en prognoses op en beheer deze; houd verplichtingen, werkelijke uitgaven, afwijkingen en financiële risico’s bij.
- Pas GMM-beleid en goedkeuringsprocedures toe, evenals wettelijke, privacy- en nalevingsvereisten.
- Identificeer en beperk operationele, financiële, deelnemers-, veiligheids- en reputatierisico’s.
- Beoordeel de omvang van leveranciersopdrachten, contracten, resultaten, facturen, concessies, aanbetalingen, risico’s rond annulering en bezettingsgraad, betalingen en afrekeningen.
- Draag verantwoordelijkheid voor de registratiestrategie en het beheer ervan, met aandacht voor gegevensbehoeften, communicatie, rapportage en gebruikerservaring.
- Beoordeel registratiewebsites, evenementapps, technologische werkstromen, integraties en rapportages; organiseer tests en technische ondersteuning.
- Zorg dat programmagegevens in Cvent correct blijven.
- Beoordeel goedgekeurde evenementtechnologie, AI-tools en automatisering.
- Stem locatievereisten, inkoop, locatiekeuze en aanbevelingen aan belanghebbenden af.
- Bepaal de verantwoordelijkheden van leveranciers en blijf aanspreekbaar op hun prestaties.
- Beheer contracten en verplichtingen samen met GMM, Inkoop en bevoegde ondertekenaars.
- Wijs operationele werkzaamheden van de Senior Associate toe en stel prioriteiten, met begeleiding, coaching, kwaliteitscontroles en besluitvorming.
- Houd de Senior Associate en Associate Director op de hoogte van status, werkbelasting, risico’s, mijlpalen en benodigde middelen.
- Gebruik rapportages en feedback om de servicekwaliteit, consistentie, efficiëntie en kosteneffectiviteit te verbeteren.
- Bevorder consistente processen, sjablonen, samenwerking en technologie.
Vereisten
- Bachelordiploma in hospitality, bedrijfskunde, communicatie, evenementenmanagement of een verwant vakgebied; gelijkwaardige ervaring kan worden meegewogen.
- Minimaal vijf jaar ervaring met de planning van zakelijke vergaderingen of evenementen bij een bedrijf of bureau, waaronder complexe, prestigieuze programma’s in een zakelijke omgeving.
- Ervaring met het beheren van budgetten en prognoses, leveranciersopdrachten, factuurcontroles, betalingscoördinatie en financiële afrekeningen na evenementen.
- Goede beheersing van Cvent en Microsoft Office, plus ervaring met registratie- en projectmanagementtools.
- Sterke vaardigheden op het gebied van samenwerking, stakeholdermanagement, communicatie, organisatie, oordeelsvorming, discretie en probleemoplossing.
- Ervaring met het aansturen, coachen of begeleiden van collega-planners in hun dagelijkse werkzaamheden.
- Vermogen om uiteenlopende prioriteiten te combineren en de uitvoering op locatie te leiden in een dynamische omgeving.
- Bereidheid om ongeveer 30% te reizen voor ondersteuning van evenementen op locatie en, afhankelijk van de programmaplanning, soms ’s avonds of in het weekend te werken.
- Pré: Achtergrond in de biowetenschappen of een andere gereguleerde sector.
- Pré: Bekendheid met virtuele en hybride vergaderplatforms en evenementapps voor deelnemers.
Voordelen
- Uitgebreid pakket aan arbeidsvoorwaarden.
- Pensioen- en spaarregeling met aanzienlijke bijdragen van de werkgever.
- Collectieve dekking voor medische zorg, tandzorg en oogzorg.
- Levens- en arbeidsongeschiktheidsverzekering.
- Flexibele bestedingsrekeningen.
- Discretionair jaarlijks bonusprogramma.
- Langetermijnbeloningen in aandelen.
- Bekroonde verlofregelingen.
- Flexibele werkmogelijkheden, waaronder werken op afstand waar dat beschikbaar is.
- Mogelijkheden voor loopbaanontwikkeling.
- Ondersteuning voor een goede balans tussen werk en privé.