Amgen è un'azienda biotecnologica globale che sviluppa e commercializza farmaci prodotti a partire da cellule viventi. La sua attività si concentra sulle malattie gravi, comprese le patologie con opzioni terapeutiche limitate, e si basa sulla ricerca scientifica e sugli studi clinici. L'azienda è associata a progressi nel trattamento del cancro e nella gestione dell'obesità, ponendo inoltre l'accento sulla ricerca etica, sulla sicurezza dei pazienti e sulla sostenibilità ambientale.
Responsabile globale di riunioni ed eventi, pianificazione delle riunioni
Coordina eventi aziendali e dirigenziali complessi per Amgen, un’azienda biofarmaceutica. Gestisce strategia dei programmi, budget, fornitori, tecnologia, conformità e svolgimento in presenza.
Stati Uniti95.590 $ – 129.327 $ / anno
Da remotoTempo pienoIntermedioSeniorLingua Richiesta: ingleseEventiDescrizione
- Coordina la strategia, la pianificazione, la realizzazione e la chiusura di programmi complessi e di alto profilo, compresi gli eventi dirigenziali.
- Trasforma gli obiettivi degli sponsor in piani di programma, tappe, ordini del giorno, esigenze di produzione, scalette operative, comunicazioni, iscrizioni, piani di viaggio e flussi di lavoro coordinati.
- Definisce responsabilità, priorità, decisioni e piani di emergenza, supervisionando più programmi contemporaneamente.
- Stabilisce obiettivi e indicatori di successo, valuta i risultati e propone miglioramenti.
- Collabora con sponsor, dirigenti senior, referenti amministrativi e principali parti interessate durante tutta la pianificazione.
- Fornisce consulenza su formati delle riunioni, esperienza dei partecipanti, tempistiche, costi, standard e conformità.
- Conduce riunioni di pianificazione e verifiche sullo stato dei lavori, condivide decisioni e progressi e segnala i rischi proponendo soluzioni.
- Coordina le attività con Affari societari, team dirigenziali, area commerciale, IT, Sicurezza globale, Legale, Acquisti, Finanza, Servizi generali e altri team interni.
- Gestisce l’esperienza dei partecipanti dagli inviti e dalle comunicazioni fino a iscrizione, viaggi, alloggio, accoglienza, accessibilità e assistenza in loco.
- Supervisiona in loco iscrizioni, servizi ai partecipanti, produzione, trasporti, catering e prestazioni dei fornitori.
- Gestisce i problemi sottoposti a un livello superiore e attiva i piani di emergenza.
- Raccoglie feedback e guida le revisioni post evento.
- Elabora e gestisce budget e previsioni; monitora impegni, spese effettive, scostamenti e rischi finanziari.
- Applica le politiche GMM e i flussi di approvazione, oltre ai requisiti legali, di privacy e conformità.
- Individua e riduce i rischi operativi, finanziari, relativi ai partecipanti, alla sicurezza e alla reputazione.
- Esamina ambiti di lavoro dei fornitori, contratti, risultati, fatture, concessioni, depositi, esposizione a cancellazioni e riduzione delle presenze, pagamenti e riconciliazioni.
- È responsabile della strategia e della governance delle iscrizioni, comprese le esigenze relative ai dati, alle comunicazioni, ai report e all’esperienza utente.
- Esamina siti di iscrizione, app per eventi, flussi di lavoro tecnologici, integrazioni e report; organizza test e supporto tecnico.
- Mantiene accurati i registri dei programmi in Cvent.
- Valuta tecnologie approvate per eventi, strumenti di IA e automazione.
- Coordina i requisiti delle sedi, la ricerca e selezione degli spazi e le raccomandazioni alle parti interessate.
- Definisce le responsabilità dei fornitori e risponde delle loro prestazioni.
- Collabora con GMM, Acquisti e firmatari autorizzati per gestire contratti e obblighi.
- Assegna e stabilisce le priorità del lavoro operativo dell’associato senior, fornendo indicazioni, coaching, controlli di qualità e supporto alle decisioni.
- Tiene informati l’associato senior e il direttore associato sullo stato, sul carico di lavoro, sui rischi, sulle tappe e sulle necessità di risorse.
- Utilizza report e feedback per migliorare qualità, uniformità ed efficienza del servizio e contenere i costi.
- Promuove processi, modelli, collaborazione e tecnologia coerenti.
Requisiti
- Laurea in ospitalità, economia aziendale, comunicazione, gestione di eventi o disciplina correlata; può essere presa in considerazione un’esperienza equivalente.
- Almeno 5 anni di esperienza nella pianificazione di riunioni o eventi aziendali o in agenzia, con realizzazione di programmi complessi e di alto profilo in un contesto aziendale.
- Esperienza nella gestione di budget e previsioni, ambiti di lavoro dei fornitori, revisione delle fatture, coordinamento dei pagamenti e riconciliazioni post evento.
- Ottima conoscenza di Cvent e Microsoft Office, oltre a esperienza con strumenti di iscrizione e gestione dei progetti.
- Spiccate capacità di collaborazione, gestione delle parti interessate, comunicazione, organizzazione, giudizio, discrezione e risoluzione dei problemi.
- Esperienza nel dirigere, affiancare o supervisionare il lavoro quotidiano dei colleghi addetti alla pianificazione.
- Capacità di gestire priorità concorrenti e guidare la realizzazione in loco in un contesto dinamico.
- Disponibilità a viaggiare per circa il 30% del tempo per fornire supporto agli eventi in loco, con occasionali impegni serali o nei fine settimana in base al calendario dei programmi.
- Costituisce titolo preferenziale: esperienza nel settore delle scienze della vita o in un altro settore regolamentato.
- Costituisce titolo preferenziale: conoscenza di piattaforme per riunioni virtuali e ibride e app per eventi rivolte ai partecipanti.
Benefit
- Pacchetto completo di benefit per i dipendenti.
- Piano pensionistico e di risparmio con contributi consistenti da parte dell’azienda.
- Copertura collettiva per cure mediche, dentistiche e oculistiche.
- Assicurazione sulla vita e contro l’invalidità.
- Conti di spesa flessibili.
- Programma discrezionale di bonus annuale.
- Incentivi azionari a lungo termine.
- Piani di permessi riconosciuti per la loro qualità.
- Modalità di lavoro flessibili, comprese opzioni da remoto ove disponibili.
- Opportunità di crescita professionale.
- Supporto all’equilibrio tra lavoro e vita privata.