Amgen est une entreprise mondiale de biotechnologie qui développe et commercialise des médicaments fabriqués à partir de cellules vivantes. Ses activités se concentrent sur les maladies graves, notamment les affections pour lesquelles les options thérapeutiques sont limitées, et s’appuient sur la recherche scientifique et les essais cliniques. L’entreprise est associée à des avancées dans le traitement du cancer et la prise en charge de l’obésité, tout en accordant une grande importance à la recherche éthique, à la sécurité des patients et à la durabilité environnementale.
Responsable mondial des réunions et événements, planification des réunions
Pilote des événements d’entreprise et de direction complexes pour Amgen, une entreprise biopharmaceutique. Prend en charge la stratégie des programmes, les budgets, les fournisseurs, la technologie, la conformité et la réalisation sur site.
États-Unis95 590 $ – 129 327 $ / an
À distanceTemps pleinIntermédiaireSeniorLangue Requise : anglaisÉvénementsDescription
- Pilote la stratégie, la planification, la réalisation et la clôture de programmes complexes et très visibles, y compris des événements de direction.
- Traduit les objectifs des commanditaires en plans de programme, jalons, ordres du jour, besoins de production, déroulés, communications, inscriptions, plans de déplacement et axes de travail coordonnés.
- Définit les responsabilités, les priorités, les décisions et les plans de contingence tout en supervisant plusieurs programmes à la fois.
- Fixe des objectifs et des indicateurs de réussite, évalue les résultats et recommande des améliorations.
- Collabore avec les commanditaires, les hauts dirigeants, les partenaires administratifs et les principales parties prenantes pendant toute la planification.
- Conseil sur les formats de réunion, l’expérience des participants, le calendrier, les coûts, les normes et la conformité.
- Anime les réunions de planification et les revues de situation, communique les décisions et les avancées, et signale les risques en proposant des solutions.
- Coordonne les activités avec les Affaires institutionnelles, les équipes de direction, les équipes commerciales, l’informatique, la Sécurité mondiale, le service juridique, les achats, les finances, les services généraux et d’autres équipes internes.
- Gère l’expérience des participants, des invitations et communications à l’inscription, aux déplacements, à l’hébergement, à l’accueil, à l’accessibilité et aux services sur site.
- Supervise sur place les inscriptions, les services aux participants, la production, le transport, la restauration et les prestations des fournisseurs.
- Traite les problèmes escaladés et met en œuvre les plans de contingence.
- Recueille les commentaires et pilote les bilans après événement.
- Établit et gère les budgets et les prévisions; suit les engagements, les dépenses réelles, les écarts et les risques financiers.
- Applique les politiques de GMM et les circuits d’approbation, ainsi que les exigences juridiques, de confidentialité et de conformité.
- Repère et réduit les risques opérationnels, financiers, liés aux participants, à la sécurité et à la réputation.
- Examine les périmètres des fournisseurs, les contrats, les livrables, les factures, les avantages négociés, les acomptes, l’exposition aux annulations et à la baisse du nombre de participants, les paiements et les rapprochements.
- Prend en charge la stratégie et la gouvernance des inscriptions, notamment les besoins en données, les communications, les rapports et l’expérience utilisateur.
- Examine les sites d’inscription, les applications événementielles, les processus technologiques, les intégrations et les rapports; organise les tests et l’assistance technique.
- Veille à l’exactitude des dossiers des programmes dans Cvent.
- Évalue les technologies événementielles approuvées, les outils d’IA et l’automatisation.
- Coordonne les besoins liés aux lieux, la recherche et la sélection des sites, et les recommandations aux parties prenantes.
- Définit les responsabilités des fournisseurs et répond de leurs performances.
- Collabore avec GMM, les achats et les signataires autorisés pour gérer les contrats et les obligations.
- Attribue et hiérarchise les tâches opérationnelles de l’associé principal, et lui apporte conseils, accompagnement, contrôles qualité et aide à la décision.
- Tient l’associé principal et le directeur associé informés de la situation, de la charge de travail, des risques, des jalons et des besoins en ressources.
- S’appuie sur les rapports et les commentaires pour améliorer la qualité, la cohérence et l’efficacité du service ainsi que la maîtrise des coûts.
- Fait progresser l’harmonisation des processus, des modèles, de la collaboration et des technologies.
Exigences
- Diplôme de premier cycle en hôtellerie, commerce, communication, gestion événementielle ou discipline connexe; une expérience équivalente peut être prise en compte.
- Au moins 5 ans d’expérience en planification de réunions ou d’événements en entreprise ou en agence, avec livraison de programmes complexes et très visibles en milieu professionnel.
- Expérience de la gestion des budgets et prévisions, des périmètres de fournisseurs, de l’examen des factures, de la coordination des paiements et des rapprochements après événement.
- Maîtrise de Cvent et de Microsoft Office, ainsi qu’une expérience des outils d’inscription et de gestion de projet.
- Solides compétences en collaboration, gestion des parties prenantes, communication, organisation, jugement, discrétion et résolution de problèmes.
- Expérience de la direction, de l’accompagnement ou de la supervision du travail quotidien de collègues chargés de la planification.
- Capacité à gérer des priorités concurrentes et à piloter la réalisation sur site dans un environnement dynamique.
- Disponibilité pour voyager environ 30 % du temps afin d’assurer l’assistance sur site lors des événements, avec du travail occasionnel en soirée ou le week-end selon le calendrier des programmes.
- Atout : expérience dans les sciences de la vie ou un autre secteur réglementé.
- Atout : connaissance des plateformes de réunion virtuelles et hybrides et des applications événementielles destinées aux participants.
Avantages
- Ensemble complet d’avantages sociaux.
- Régime de retraite et d’épargne avec des contributions substantielles de l’entreprise.
- Couverture collective des soins médicaux, dentaires et de la vue.
- Assurance vie et invalidité.
- Comptes de dépenses flexibles.
- Programme discrétionnaire de prime annuelle.
- Incitations à long terme sous forme d’actions.
- Politiques de congés primées.
- Modalités de travail flexibles, y compris des options à distance lorsqu’elles sont disponibles.
- Possibilités de développement professionnel.
- Soutien à l’équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle.