Utah Inland Port Authority razvija logistično infrastrukturo in strategije, namenjene podpori trajnostni gospodarski rasti po vsej zvezni državi Utah. Vladna organizacija, ustanovljena leta 2018, sodeluje z lokalnimi skupnostmi pri krepitvi vloge zvezne države v svetovni industriji, pri tem pa upošteva dolgoročne vplive na okolje in kakovost življenja. Njeno delo združuje logistično načrtovanje, tehnološki napredek, odgovornost in skrb za okolje.
Tajnik upravnega odbora in izvršni asistent, Utah Inland Port Authority – hibridno delo
Podpirajte upravljanje in izvršno poslovanje organizacije Utah Inland Port Authority z administracijo odbora, usklajevanjem sestankov, razporejanjem in skladnostjo z zahtevami glede evidenc. Upravljajte zakonska obvestila, uradno dokumentacijo, podporo deležnikom in odgovornosti glede evidenc, povezanih z GRAMA.
Opis
- Zagotavljati zaupno administrativno podporo na višji ravni izvršnemu direktorju, upravnemu odboru UIPA in vodstveni ekipi
- Delovati kot glavni skrbnik evidenc upravljanja odbora ter podpirati skladnost z obveznostmi po OPMA in zakonskimi obveznostmi UIPA
- Pripravljati dnevne rede in javna obvestila ter usklajevati logistiko sestankov, prostore, pogostitev, potrebščine in tehnične potrebe
- Organizirati sodelovanje na sestankih v živo in na virtualnih sestankih ter odpravljati težave z zvokom, videom in drugo tehniko
- Udeleževati se sestankov odbora in komisij ter pripravljati, dokončati in objavljati uradne zapisnike
- Ustvarjati zahtevane zvočne in videoposnetke za javno objavo in varno interno hrambo
- Vzdrževati iskalni arhiv podpisanih sklepov in odlokov odbora
- Usklajevati postopke uvajanja in odhoda članov odbora, vključno z uvajanjem, usposabljanjem o upravljanju in razkritji
- Upravljati koledar, termine, sestanke in potovanja izvršnega direktorja
- Pregledovati dohodne klice in obiskovalce ter nastale naloge usmerjati ustreznemu osebju
- Obdelovati povračila potnih stroškov, nadomestila za udeležbo na sestankih in dnevnice
- Delovati kot namestni certificirani uradnik UIPA za evidence in upravljati zahteve po GRAMA
- Zagotavljati administrativno usklajevanje za hčerinske organizacije in komisije
- Pripravljati in urejati poročila ter elektronsko komunikacijo
- Sprejemati in podpirati vladne predstavnike ter partnerje iz zasebnega sektorja
- Spremljati seje državnega zakonodajnega telesa, pomembne za mandat in delovanje UIPA
Zahteve
- Zaželena je diploma prve stopnje iz poslovne administracije, komunikacij, javne uprave ali sorodne discipline
- Vsaj pet let izkušenj z izvršno administrativno podporo, po možnosti v organizaciji državne ali lokalne uprave Utaha
- V 90 dneh po zaposlitvi pridobiti in ohraniti certifikat uradnika za evidence Državnega arhiva Utaha
- Zaželena je licenca notarja v Utahu ali možnost pridobitve v 90 dneh
- Delovno poznavanje zakonov in upravnih pravil Utaha
- Odlične veščine profesionalnega pisanja
- Izkušnje z nastavitvijo in vodenjem hibridnih sestankov
- Znanje orodij za videokonference, kot sta Zoom in Google Meet
- Osnovna sposobnost diagnosticiranja težav z zvočno in vizualno opremo
- Temeljito poznavanje OPMA, zakonov UIPA, obveznosti po GRAMA in parlamentarnega postopka
- Napredno znanje pisarniške programske opreme, Google Workspace, sistemov za upravljanje dokumentov in orodij za spletno objavljanje
- Sposobnost spremljanja zakonodajnih sej in zakonov, ki vplivajo na organizacijo
- Diskretnost pri ravnanju z zaupnimi in občutljivimi informacijami
- Pripravljenost na občasno delo zunaj standardnega delovnega časa
- Sposobnost omejenega potovanja po potrebi
- Sposobnost hitrega tipkanja in učinkovitega dela z računalniki
- Sposobnost dolgotrajnega sedenja ali mirovanja med sestanki odbora
Ugodnosti
- UIPA krije celotno premijo za svoj zdravstveni načrt z visoko odbitno franšizo
- UIPA krije najmanj 91 % premij za tradicionalne zdravstvene načrte
- Najmanj 1.298 USD letnih prispevkov delodajalca v HSA
- Pokojninski sistemi Utaha z možnostmi pokojnine in načrta 401(k)
- Ujemanje vplačil v 401(k) prek pokojninskih sistemov Utaha
- Dostop do fitnes centra na lokaciji
- Plačano parkiranje
- 13 plačanih praznikov
- Velikodušen dopust in bolniški dopust
- Program pomoči zaposlenim
- Možnost hibridnega dela z omejenim delom na daljavo
- Priložnosti za strokovni razvoj in jasno opredeljeno karierno napredovanje
- Projekti z medgeneracijskim vplivom in kultura, usmerjena v inovacije