Die Utah Inland Port Authority entwickelt Logistikinfrastrukturen und Strategien, die ein nachhaltiges Wirtschaftswachstum in Utah fördern sollen. Die 2018 gegründete staatliche Organisation arbeitet mit lokalen Gemeinschaften zusammen, um die Rolle des Bundesstaats in der globalen Wirtschaft zu stärken und zugleich langfristige Auswirkungen auf Umwelt und Lebensqualität zu berücksichtigen. Ihre Arbeit verbindet Logistikplanung, technologischen Fortschritt, Rechenschaftspflicht und Umweltschutz.
Vorstandssekretär/in und Executive Assistant, Utah Inland Port Authority Hybrid
Unterstützung der Governance und der Geschäftsführung der Utah Inland Port Authority durch Vorstandsverwaltung, Sitzungskoordination, Terminplanung und ordnungsgemäße Aktenführung. Verwaltung gesetzlicher Bekanntmachungen, offizieller Dokumente, der Betreuung von Stakeholdern und von Aufgaben im Zusammenhang mit GRAMA-Unterlagen.
Beschreibung
- Vertrauliche administrative Unterstützung auf Führungsebene für den Executive Director, den UIPA-Verwaltungsrat und das Führungsteam leisten
- Als Hauptverantwortliche/r für die Aufbewahrung von Governance-Unterlagen des Verwaltungsrats fungieren und die Einhaltung der gesetzlichen Verpflichtungen gemäß OPMA und UIPA unterstützen
- Tagesordnungen und öffentliche Bekanntmachungen erstellen sowie die organisatorischen Abläufe, Räumlichkeiten, Bewirtung, Ausstattung und technischen Anforderungen von Sitzungen koordinieren
- Die Teilnahme an Sitzungen vor Ort und virtuell organisieren sowie Audio-, Video- und andere technische Probleme lösen
- An Sitzungen des Verwaltungsrats und von Ausschüssen teilnehmen sowie offizielle Protokolle erstellen, finalisieren und veröffentlichen
- Erforderliche Audio- und Videoaufzeichnungen zur öffentlichen Veröffentlichung und sicheren internen Dokumentation erstellen
- Ein durchsuchbares Archiv unterzeichneter Beschlüsse und Verordnungen des Verwaltungsrats führen
- Die Ein- und Austrittsprozesse für Verwaltungsratsmitglieder koordinieren, einschließlich Einführung, Governance-Schulungen und Offenlegungspflichten
- Den Kalender, Termine, Sitzungen und Reise arrangements des Executive Directors verwalten
- Eingehende Anrufe und Besucher filtern und daraus entstehende Aufgaben an die zuständigen Mitarbeitenden weiterleiten
- Erstattungen von Reisekosten, Sitzungspauschalen und Tagesspesen bearbeiten
- Als stellvertretende/r zertifizierte/r UIPA Records Officer fungieren und GRAMA-Anfragen verwalten
- Administrative Koordination für Tochterorganisationen und Ausschüsse leisten
- Berichte und elektronische Kommunikation erstellen und bearbeiten
- Regierungsvertretungen und Partner aus dem privaten Sektor empfangen und unterstützen
- Sitzungen der Landesgesetzgebung beobachten, die für den Auftrag und die Tätigkeit der UIPA relevant sind
Anforderungen
- Ein Bachelorabschluss in Betriebswirtschaft, Kommunikation, öffentlicher Verwaltung oder einer verwandten Fachrichtung ist bevorzugt
- Mindestens fünf Jahre Erfahrung in der administrativen Unterstützung von Führungskräften, vorzugsweise bei einer staatlichen oder kommunalen Organisation in Utah
- Die Zertifizierung als Records Officer des Utah State Archives innerhalb von 90 Tagen nach der Einstellung erwerben und aufrechterhalten
- Eine Beauftragung als Notar/in des Bundesstaats Utah oder die Möglichkeit, diese innerhalb von 90 Tagen zu erwerben, ist bevorzugt
- Praktische Kenntnisse der Gesetze und Verwaltungsvorschriften von Utah
- Ausgeprägte professionelle schriftliche Ausdrucksfähigkeit
- Erfahrung mit der Einrichtung und Durchführung hybrider Sitzungen
- Sicherer Umgang mit Videokonferenztools wie Zoom und Google Meet
- Grundlegende Fähigkeit zur Diagnose von Problemen mit Audio- und Videogeräten
- Umfassende Kenntnisse der OPMA- und UIPA-Vorschriften, der GRAMA-Verpflichtungen und der parlamentarischen Geschäftsordnung
- Fortgeschrittene Kenntnisse in Bürosoftware, Google Workspace, Dokumentenmanagementsystemen und Tools zur Webveröffentlichung
- Fähigkeit, Sitzungen der Gesetzgebung und Gesetze zu beobachten, die die Behörde betreffen
- Diskretion im Umgang mit vertraulichen und sensiblen Informationen
- Bereitschaft, gelegentlich außerhalb der üblichen Geschäftszeiten zu arbeiten
- Bereitschaft zu gelegentlichen Dienstreisen nach Bedarf
- Fähigkeit, schnell zu tippen und Computer effektiv zu bedienen
- Fähigkeit, während längerer Sitzungen des Verwaltungsrats über längere Zeit zu sitzen oder an einem festen Platz zu bleiben
Zusatzleistungen
- UIPA übernimmt die vollständige Prämie für den Krankenversicherungstarif mit hoher Selbstbeteiligung
- UIPA übernimmt mindestens 91 % der Prämien für herkömmliche Krankenversicherungstarife
- Mindestens 1.298 US-Dollar jährliche Arbeitgeberbeiträge zu einem HSA
- Renten- und 401(k)-Optionen über die Utah Retirement Systems
- 401(k)-Matching über die Utah Retirement Systems
- Zugang zu einem Fitnesscenter vor Ort
- Bezahlte Parkplätze
- 13 bezahlte Feiertage
- Großzügiger Urlaubs- und Krankheitsurlaub
- Employee Assistance Program
- Möglichkeit hybrider Arbeit mit begrenzter Telearbeit
- Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung und klar definierte Karrierewege
- Projekte mit generationenübergreifender Wirkung und eine innovationsorientierte Kultur