Utah Inland Port Authority phát triển cơ sở hạ tầng và các chiến lược logistics nhằm hỗ trợ tăng trưởng kinh tế bền vững trên toàn bang Utah. Được thành lập vào năm 2018, tổ chức chính phủ này hợp tác với các cộng đồng địa phương để củng cố vai trò của bang trong ngành công nghiệp toàn cầu, đồng thời cân nhắc những tác động lâu dài đến môi trường và chất lượng cuộc sống. Hoạt động của tổ chức kết hợp quy hoạch logistics, tiến bộ công nghệ, trách nhiệm giải trình và quản lý môi trường.
Thư ký Hội đồng Quản trị và Trợ lý Điều hành, Cơ quan Cảng Nội địa Utah — Làm việc kết hợp
Hỗ trợ công tác quản trị và vận hành điều hành của Cơ quan Cảng Nội địa Utah thông qua quản trị hội đồng, điều phối cuộc họp, sắp xếp lịch và tuân thủ quy định về hồ sơ. Quản lý thông báo theo luật định, tài liệu chính thức, hỗ trợ các bên liên quan và trách nhiệm về hồ sơ liên quan đến GRAMA.
Mô tả
- Cung cấp hỗ trợ hành chính cấp cao và bảo mật cho Giám đốc Điều hành, Hội đồng Quản trị UIPA và đội ngũ lãnh đạo
- Đóng vai trò là người lưu giữ chính các hồ sơ quản trị hội đồng và hỗ trợ tuân thủ OPMA cùng các nghĩa vụ theo luật định của UIPA
- Chuẩn bị chương trình nghị sự và thông báo công khai, đồng thời điều phối công tác hậu cần cuộc họp, địa điểm, dịch vụ ăn uống, vật tư và nhu cầu kỹ thuật
- Sắp xếp việc tham dự các cuộc họp trực tiếp và trực tuyến, đồng thời xử lý các sự cố về âm thanh, hình ảnh và kỹ thuật khác
- Tham dự các cuộc họp của hội đồng và ủy ban, chuẩn bị, hoàn thiện và công bố biên bản chính thức
- Tạo các bản ghi âm thanh và video theo yêu cầu để công bố công khai và lưu trữ nội bộ an toàn
- Duy trì kho lưu trữ có thể tìm kiếm các nghị quyết và sắc lệnh của hội đồng đã được ký
- Điều phối quy trình tiếp nhận và thôi nhiệm của thành viên hội đồng, bao gồm định hướng, đào tạo về quản trị và các bản công bố thông tin
- Quản lý lịch, các cuộc hẹn, cuộc họp và安排 đi công tác của Giám đốc Điều hành
- Sàng lọc các cuộc gọi đến và khách đến làm việc, đồng thời chuyển các đầu việc phát sinh đến nhân sự phù hợp
- Xử lý hoàn trả chi phí đi công tác, phụ cấp tham dự cuộc họp và các khoản thanh toán công tác phí theo ngày
- Đóng vai trò là Cán bộ Hồ sơ UIPA được chứng nhận dự phòng và quản lý các yêu cầu theo GRAMA
- Cung cấp điều phối hành chính cho các tổ chức trực thuộc và các ủy ban
- Chuẩn bị và biên tập báo cáo cùng thư điện tử
- Đón tiếp và hỗ trợ đại diện chính quyền cùng các đối tác khu vực tư nhân
- Theo dõi các kỳ họp lập pháp của bang liên quan đến phạm vi nhiệm vụ và hoạt động của UIPA
Yêu cầu
- Ưu tiên bằng cử nhân về quản trị kinh doanh, truyền thông, hành chính công hoặc lĩnh vực liên quan
- Có ít nhất năm năm kinh nghiệm hỗ trợ hành chính cấp điều hành, ưu tiên ứng viên từng làm việc với cơ quan chính quyền bang hoặc địa phương Utah
- 取得 và duy trì Chứng nhận Cán bộ Hồ sơ của Cơ quan Lưu trữ Bang Utah trong vòng 90 ngày kể từ khi được tuyển dụng
- Ưu tiên có giấy ủy nhiệm Công chứng viên Công cộng Utah hoặc có khả năng取得 trong vòng 90 ngày
- Có kiến thức thực tế về các đạo luật và quy định hành chính của Utah
- Kỹ năng viết chuyên nghiệp tốt
- Có kinh nghiệm cấu hình và điều hành các cuộc họp kết hợp
- Thành thạo các công cụ họp video như Zoom và Google Meet
- Có khả năng cơ bản trong việc chẩn đoán sự cố thiết bị âm thanh và hình ảnh
- Hiểu biết sâu rộng về OPMA, các đạo luật của UIPA, nghĩa vụ theo GRAMA và thủ tục nghị viện
- Kỹ năng nâng cao với phần mềm năng suất văn phòng, Google Workspace, hệ thống quản lý tài liệu và công cụ xuất bản trên web
- Có khả năng theo dõi các kỳ họp lập pháp và luật ảnh hưởng đến cơ quan
- Thận trọng khi xử lý thông tin mật và nhạy cảm
- Sẵn sàng làm việc ngoài giờ hành chính tiêu chuẩn trong một số trường hợp
- Có khả năng đi công tác ở mức hạn chế khi cần
- Có khả năng gõ nhanh và sử dụng máy tính hiệu quả
- Có khả năng ngồi hoặc đứng yên trong các cuộc họp hội đồng kéo dài
Phúc lợi
- UIPA chi trả toàn bộ phí bảo hiểm cho chương trình bảo hiểm y tế có mức khấu trừ cao
- UIPA chi trả ít nhất 91% phí bảo hiểm cho các chương trình y tế truyền thống
- Đóng góp HSA từ người sử dụng lao động ít nhất 1.298 đô la mỗi năm
- Các lựa chọn lương hưu và 401(k) thông qua Hệ thống Hưu trí Utah
- Đối ứng 401(k) thông qua Hệ thống Hưu trí Utah
- Được sử dụng trung tâm thể dục tại chỗ
- Bãi đỗ xe có trả phí
- 13 ngày nghỉ lễ có hưởng lương
- Nghỉ phép và nghỉ ốm hào phóng
- Chương trình Hỗ trợ Nhân viên
- Đủ điều kiện làm việc kết hợp với hình thức làm việc từ xa hạn chế
- Cơ hội phát triển chuyên môn và lộ trình thăng tiến nghề nghiệp rõ ràng
- Các dự án tạo ra tác động qua nhiều thế hệ và văn hóa tập trung vào đổi mới