Utah Inland Port Authority udvikler logistikinfrastruktur og strategier, der skal understøtte bæredygtig økonomisk vækst i hele Utah. Den offentlige organisation blev grundlagt i 2018 og samarbejder med lokalsamfund for at styrke delstatens rolle i den globale industri, samtidig med at langsigtede miljø- og livskvalitetshensyn tages i betragtning. Arbejdet kombinerer logistikplanlægning, teknologisk udvikling, ansvarlighed og miljøforvaltning.
Bestyrelsessekretær og administrativ assistent for direktionen, Utah Inland Port Authority, hybrid
Understøt Utah Inland Port Authoritys styring og den daglige ledelse gennem bestyrelsesadministration, mødekoordinering, planlægning og overholdelse af regler for arkivering. Håndtér lovpligtige meddelelser, officiel dokumentation, interessentstøtte og ansvar for GRAMA-relaterede registre.
Beskrivelse
- Yde fortrolig administrativ støtte på højt niveau til den administrerende direktør, UIPA's bestyrelse og ledelsesteamet
- Være primær ansvarlig for bestyrelsens styringsregistre og understøtte overholdelsen af OPMA samt UIPA's lovpligtige forpligtelser
- Udarbejde dagsordener og offentlige meddelelser samt koordinere mødelogistik, lokaler, forplejning, materialer og tekniske behov
- Arrangere deltagelse i fysiske og virtuelle møder og løse problemer med lyd, video og andet teknisk udstyr
- Deltage i bestyrelses- og udvalgsmøder samt udarbejde, færdiggøre og offentliggøre officielle referater
- Oprette påkrævede lyd- og videooptagelser til offentliggørelse og sikker intern arkivering
- Vedligeholde et søgbart arkiv over underskrevne bestyrelsesbeslutninger og forordninger
- Koordinere introduktion og fratrædelse for bestyrelsesmedlemmer, herunder introduktion, styringsuddannelse og erklæringer
- Administrere den administrerende direktørs kalender, aftaler, møder og rejsearrangementer
- Modtage og sortere indgående opkald og besøgende samt videresende de efterfølgende opgaver til relevant personale
- Behandle godtgørelser for rejseudgifter, mødehonorarer og dagpenge
- Være certificeret stedfortræder for UIPA's registeransvarlige og administrere GRAMA-anmodninger
- Yde administrativ koordinering for datterselskaber og udvalg
- Udarbejde og redigere rapporter og elektronisk kommunikation
- Byde myndighedsrepræsentanter og partnere fra den private sektor velkommen og støtte dem
- Overvåge delstatens lovgivningssamlinger, der er relevante for UIPA's mandat og drift
Krav
- En bachelorgrad i virksomhedsadministration, kommunikation, offentlig administration eller et beslægtet område foretrækkes
- Mindst fem års erfaring med administrativ støtte til ledere, helst i en organisation under delstatslig eller lokal forvaltning i Utah
- Skal opnå og bevare certificering som registeransvarlig fra Utah State Archives inden for 90 dage efter ansættelsen
- En bestalling som notar i Utah eller mulighed for at opnå en inden for 90 dage foretrækkes
- Arbejdskendskab til Utahs love og administrative regler
- Stærke evner inden for professionel skriftlig kommunikation
- Erfaring med at konfigurere og afholde hybridmøder
- Fortrolighed med videomødeværktøjer som Zoom og Google Meet
- Grundlæggende evne til at diagnosticere problemer med lyd- og billedudstyr
- Grundigt kendskab til OPMA, UIPA's love, GRAMA-forpligtelser og parlamentarisk procedure
- Avancerede færdigheder i kontorproduktionssoftware, Google Workspace, dokumenthåndteringssystemer og værktøjer til webpublicering
- Evne til at overvåge lovgivningssamlinger og lovgivning, der påvirker myndigheden
- Diskretion ved håndtering af fortrolige og følsomme oplysninger
- Villighed til lejlighedsvis at arbejde uden for normal arbejdstid
- Evne til at rejse i begrænset omfang efter behov
- Evne til at skrive hurtigt og anvende computere effektivt
- Evne til at forblive siddende eller stationær under længere bestyrelsesmøder
Fordele
- UIPA dækker hele præmien for sin højdeduktible sundhedsordning
- UIPA dækker mindst 91 procent af præmierne for traditionelle sundhedsordninger
- Mindst 1.298 dollar om året i arbejdsgiverbetalte HSA-bidrag
- Pensions- og 401(k)-muligheder gennem Utah Retirement Systems
- 401(k)-matchning gennem Utah Retirement Systems
- Adgang til et fitnesscenter på arbejdspladsen
- Betalt parkering
- 13 betalte helligdage
- Generøs ferie og sygeorlov
- Medarbejderassistanceprogram
- Mulighed for hybridarbejde med begrænset telearbejde
- Muligheder for faglig udvikling og tydelige karriereveje
- Projekter med generationsoverskridende betydning og en innovationsorienteret kultur