רשות הנמל היבשתי של יוטה מפתחת תשתיות ואסטרטגיות לוגיסטיות שנועדו לתמוך בצמיחה כלכלית בת־קיימא ברחבי יוטה. הארגון הממשלתי, שנוסד בשנת 2018, פועל עם קהילות מקומיות לחיזוק מעמדה של המדינה בתעשייה העולמית, תוך התחשבות בהשפעות ארוכות הטווח על הסביבה ועל איכות החיים. פעילותו משלבת תכנון לוגיסטי, קידמה טכנולוגית, אחריותיות וניהול אחראי של הסביבה.
מזכיר מועצת המנהלים ועוזר מנהלי בכיר, רשות הנמל היבשתי של יוטה במתכונת היברידית
תמיכה בממשל התאגידי ובפעילות ההנהלה של רשות הנמל היבשתי של יוטה באמצעות ניהול מועצת המנהלים, תיאום ישיבות, ניהול לוחות זמנים ועמידה בדרישות ניהול הרשומות. ניהול הודעות סטטוטוריות, מסמכים רשמיים, תמיכה בבעלי עניין ואחריות לרשומות הקשורות ל‑GRAMA.
תיאור
- מתן תמיכה מנהלית חסויה וברמה בכירה למנכ״ל, למועצת המנהלים של רשות הנמל היבשתי של יוטה ולצוות ההנהלה
- שמש כאחראי הראשי לרשומות הממשל התאגידי של המועצה ולתמיכה בעמידה ב‑OPMA ובחובות הסטטוטוריות של הרשות
- הכנת סדרי יום והודעות לציבור ותיאום לוגיסטיקת הישיבות, המתקנים, הקייטרינג, הציוד והצרכים הטכניים
- ארגון ההשתתפות בישיבות פרונטליות ווירטואליות ופתרון בעיות שמע, וידאו ובעיות טכניות אחרות
- השתתפות בישיבות המועצה והוועדות והכנה, השלמה ופרסום של פרוטוקולים רשמיים
- יצירת הקלטות שמע ווידאו הנדרשות לפרסום לציבור ולשמירת רשומות פנימית מאובטחת
- ניהול ארכיון הניתן לחיפוש של החלטות ותקנות חתומות של המועצה
- תיאום תהליכי הקליטה והעזיבה של חברי המועצה, כולל התמצאות, הכשרה בממשל תאגידי וגילויים
- ניהול היומן, הפגישות, הישיבות וסידורי הנסיעות של המנכ״ל
- סינון שיחות נכנסות ומבקרים והפניית משימות הפעולה הנובעות מכך לגורמים המתאימים
- עיבוד החזרי הוצאות נסיעה, תגמולי השתתפות בישיבות ותשלומי אש״ל
- שמש כממלא מקום מוסמך של ממונה הרשומות ברשות ולנהל בקשות GRAMA
- מתן תיאום מנהלי לארגונים ולוועדות הכפופים לרשות
- הכנה ועריכה של דוחות ותקשורת אלקטרונית
- קבלת נציגי ממשלה ושותפים מהמגזר הפרטי ומתן תמיכה להם
- מעקב אחר מושבי בית המחוקקים של המדינה הרלוונטיים למנדט ולפעילות של הרשות
דרישות
- תואר ראשון במנהל עסקים, תקשורת, מנהל ציבורי או תחום קשור הוא יתרון
- לפחות חמש שנות ניסיון בתמיכה מנהלית בכירה, רצוי בארגון ממשלתי של מדינת יוטה או בארגון ממשל מקומי
- יש להשיג ולשמור על הסמכת ממונה רשומות של ארכיון מדינת יוטה בתוך 90 יום ממועד הקבלה לעבודה
- הסמכה כנוטריון ציבורי ביוטה, או יכולת להשיג אותה בתוך 90 יום, היא יתרון
- ידע מעשי בחוקי יוטה ובכללים המנהליים שלה
- כישורי כתיבה מקצועית מצוינים
- ניסיון בהגדרה ובהפעלת ישיבות היברידיות
- שליטה בכלי ישיבות וידאו כגון Zoom ו‑Google Meet
- יכולת בסיסית לאבחן תקלות בציוד שמע וציוד חזותי
- היכרות מעמיקה עם OPMA, חוקי הרשות, חובות GRAMA והליך פרלמנטרי
- מיומנויות מתקדמות בתוכנות משרדיות, Google Workspace, מערכות לניהול מסמכים וכלי פרסום באינטרנט
- יכולת לעקוב אחר מושבי בית המחוקקים והחוקים המשפיעים על הרשות
- שיקול דעת בטיפול במידע חסוי ורגיש
- נכונות לעבוד מדי פעם מעבר לשעות העבודה המקובלות
- יכולת לנסוע במידה מוגבלת לפי הצורך
- יכולת להקליד במהירות ולהפעיל מחשבים ביעילות
- יכולת להישאר בישיבה או ללא תנועה במשך ישיבות מועצה ממושכות
הטבות
- הרשות מכסה את מלוא הפרמיה של תוכנית הבריאות שלה עם השתתפות עצמית גבוהה
- הרשות מכסה לפחות 91% מהפרמיות של תוכניות רפואיות מסורתיות
- הפקדות מעסיק לחשבון חיסכון בריאותי בסך 1,298 דולר לפחות בשנה
- אפשרויות לפנסיה ולתוכנית 401(k) באמצעות מערכות הפרישה של יוטה
- התאמת הפקדות לתוכנית 401(k) באמצעות מערכות הפרישה של יוטה
- גישה לחדר כושר באתר
- חניה בתשלום
- 13 חגים בתשלום
- חופשות נדיבות וחופשת מחלה
- תוכנית סיוע לעובדים
- זכאות לעבודה היברידית עם עבודה מרחוק בהיקף מוגבל
- הזדמנויות לפיתוח מקצועי ומסלול קידום מוגדר
- פרויקטים בעלי השפעה על דורות ותרבות המתמקדת בחדשנות