A Utah Inland Port Authority Utah egész területén a fenntartható gazdasági növekedést támogató logisztikai infrastruktúrát és stratégiákat fejleszt. A 2018-ban alapított állami szervezet helyi közösségekkel együttműködve erősíti az állam szerepét a globális iparban, miközben figyelembe veszi a hosszú távú környezeti és életminőségi hatásokat. Munkája a logisztikai tervezést, a technológiai fejlődést, az elszámoltathatóságot és a környezetvédelmet ötvözi.
Az Utah-i Belső Kikötői Hatóság igazgatósági titkára és ügyvezetői asszisztense (hibrid)
Az Utah-i Belső Kikötői Hatóság irányítását és vezetői működését igazgatósági adminisztrációval, értekezletszervezéssel, időpont-egyeztetéssel és iratkezelési megfeleléssel támogatja. Kezeli a jogszabály szerinti értesítéseket és hivatalos dokumentumokat, támogatja az érintetteket, valamint ellátja a GRAMA-hoz kapcsolódó iratkezelési feladatokat.
Leírás
- Bizalmas, felső szintű adminisztratív támogatás nyújtása az ügyvezető igazgatónak, az UIPA igazgatótanácsának és a vezetői csapatnak
- Az igazgatósági irányítási iratok elsődleges kezelőjeként eljárni, és támogatni az OPMA és az UIPA jogszabályi kötelezettségeinek való megfelelést
- Napirendek és nyilvános értesítések elkészítése, valamint az értekezletek logisztikájának, helyszíneinek, étkeztetésének, kellékeinek és technikai igényeinek koordinálása
- A helyszíni és online értekezleteken való részvétel megszervezése, valamint a hang-, kép- és egyéb technikai problémák megoldása
- Az igazgatósági és bizottsági értekezleteken való részvétel, továbbá a hivatalos jegyzőkönyvek elkészítése, véglegesítése és közzététele
- A nyilvánosságra hozatalhoz és a biztonságos belső iratkezeléshez szükséges hang- és videofelvételek elkészítése
- Az aláírt igazgatósági határozatok és rendeletek kereshető archívumának vezetése
- Az igazgatósági tagok belépési és távozási folyamatainak koordinálása, beleértve a beillesztést, az irányítási képzést és a nyilatkozatokat
- Az ügyvezető igazgató naptárának, időpontjainak, értekezleteinek és utazásainak kezelése
- A beérkező hívások és látogatók szűrése, valamint az ebből eredő feladatok továbbítása a megfelelő munkatársakhoz
- Az utazási költségtérítések, értekezleti tiszteletdíjak és napidíjak feldolgozása
- Helyettesített, tanúsított UIPA-iratkezelőként eljárni és a GRAMA-kérelmek kezelése
- Adminisztratív koordináció biztosítása leányvállalatok és bizottságok számára
- Jelentések és elektronikus kommunikációk elkészítése és szerkesztése
- Kormányzati képviselők és a magánszektor partnereinek fogadása és támogatása
- Az UIPA hatásköréhez és működéséhez kapcsolódó állami törvényhozási ülésszakok figyelemmel kísérése
Követelmények
- Üzleti adminisztráció, kommunikáció, közigazgatás vagy kapcsolódó területen szerzett alapképzéses diploma előnyt jelent
- Legalább ötéves vezetői adminisztratív támogatási tapasztalat, lehetőleg Utah állami vagy helyi kormányzati szervezeténél
- A munkába állástól számított 90 napon belül meg kell szerezni és fenn kell tartani a Utah Állami Levéltár iratkezelői tanúsítványát
- A Utah-i közjegyzői megbízatás megléte vagy 90 napon belüli megszerzésének lehetősége előnyt jelent
- Utah jogszabályainak és közigazgatási szabályainak gyakorlati ismerete
- Kiváló szakmai íráskészség
- Hibrid értekezletek beállításában és lebonyolításában szerzett tapasztalat
- Videóértekezleti eszközök, például a Zoom és a Google Meet magabiztos használata
- Hang- és képi eszközök hibáinak alapszintű diagnosztizálási képessége
- Az OPMA, az UIPA jogszabályai, a GRAMA-kötelezettségek és a parlamentáris eljárás alapos ismerete
- Irodai hatékonyságnövelő szoftverek, a Google Workspace, dokumentumkezelő rendszerek és webes közzétételi eszközök haladó szintű ismerete
- A hatóságot érintő törvényhozási ülésszakok és jogszabályok figyelemmel kísérésének képessége
- Diszkrét és körültekintő hozzáállás bizalmas és érzékeny információk kezelésekor
- Hajlandóság a szokásos munkaidőn kívüli alkalmi munkavégzésre
- Szükség esetén korlátozott mértékű utazás vállalása
- Gyors gépelési és hatékony számítógép-használati képesség
- Hosszú igazgatósági értekezletek alatt tartós ülő vagy helyben maradó munkavégzés képessége
Juttatások
- Az UIPA teljes egészében fedezi a magas önrésszel rendelkező egészségbiztosítási terv díját
- Az UIPA a hagyományos egészségbiztosítási tervek díjának legalább 91%-át fedezi
- A munkáltató évente legalább 1298 amerikai dollárral járul hozzá a HSA-hoz
- Utah nyugdíjrendszerekhez kapcsolódó nyugdíj- és 401(k)-lehetőségek
- 401(k)-hozzájárulás-egyeztetés a Utah nyugdíjrendszereken keresztül
- Helyszíni fitneszközpont használata
- Fizetett parkolás
- 13 fizetett ünnepnap
- Bőkezű szabadság- és betegszabadság
- Munkavállalói Segítségnyújtási Program
- Hibrid munkavégzési lehetőség korlátozott távmunkával
- Szakmai fejlődési lehetőségek és meghatározott karrierút
- Nemzedékeken átívelő hatású projektek és innovációközpontú kultúra