Utah Inland Port Authority развивает логистическую инфраструктуру и стратегии, направленные на поддержку устойчивого экономического роста по всему штату Юта. Основанная в 2018 году государственная организация сотрудничает с местными сообществами, укрепляя роль штата в мировой экономике и одновременно учитывая долгосрочные экологические последствия и влияние на качество жизни. Её деятельность объединяет планирование логистики, технологическое развитие, подотчётность и ответственное отношение к окружающей среде.
Секретарь совета и исполнительный ассистент, Управление внутреннего порта Юты, гибридный формат
Поддержка управления и исполнительных операций Управления внутреннего порта Юты: администрирование совета, координация заседаний, планирование и соблюдение требований к документации. Ведение предусмотренных законом уведомлений, официальной документации, взаимодействия с заинтересованными сторонами и обязанностей по работе с записями в рамках GRAMA.
Описание
- Оказывать конфиденциальную административную поддержку высокого уровня исполнительному директору, совету директоров UIPA и руководящей команде
- Выступать основным хранителем документов по управлению советом и содействовать соблюдению требований OPMA и законодательных обязательств UIPA
- Готовить повестки и публичные уведомления, а также координировать логистику заседаний, помещения, кейтеринг, материалы и технические потребности
- Организовывать участие в очных и виртуальных заседаниях и устранять проблемы со звуком, видео и другим техническим оборудованием
- Посещать заседания совета и комитетов, а также готовить, утверждать и публиковать официальные протоколы
- Создавать необходимые аудио- и видеозаписи для публичного размещения и защищённого внутреннего хранения
- Поддерживать доступный для поиска архив подписанных резолюций и постановлений совета
- Координировать процессы вступления в должность и ухода членов совета, включая ориентацию, обучение вопросам управления и раскрытие информации
- Вести календарь, встречи, совещания и поездки исполнительного директора
- Принимать и фильтровать входящие звонки и посетителей, направляя связанные задачи соответствующим сотрудникам
- Обрабатывать возмещения командировочных расходов, выплаты за участие в заседаниях и суточные
- Исполнять обязанности резервного сертифицированного сотрудника UIPA по работе с записями и управлять запросами GRAMA
- Оказывать административную поддержку дочерним организациям и комитетам
- Готовить и редактировать отчёты и электронные сообщения
- Принимать и поддерживать представителей государственных органов и партнёров из частного сектора
- Отслеживать сессии законодательного органа штата, имеющие отношение к полномочиям и деятельности UIPA
Требования
- Предпочтительно наличие степени бакалавра в области делового администрирования, коммуникаций, государственного управления или смежной дисциплины
- Не менее пяти лет опыта административной поддержки руководителей, желательно в организации правительства штата Юта или местного органа власти
- Получить и сохранять сертификацию сотрудника по работе с архивными записями штата Юта в течение 90 дней после найма
- Предпочтительно наличие статуса нотариуса штата Юта или возможность получить его в течение 90 дней
- Рабочее знание законов и административных правил штата Юта
- Сильные навыки профессионального письма
- Опыт настройки и проведения гибридных заседаний
- Уверенное владение инструментами для видеоконференций, такими как Zoom и Google Meet
- Базовые навыки диагностики проблем с аудио- и видеооборудованием
- Глубокое знание OPMA, законов UIPA, требований GRAMA и парламентской процедуры
- Продвинутые навыки работы с офисными программами, Google Workspace, системами управления документами и инструментами веб-публикации
- Способность отслеживать законодательные сессии и законы, влияющие на деятельность управления
- Умение соблюдать конфиденциальность при работе с чувствительной информацией
- Готовность время от времени работать за пределами стандартного рабочего времени
- Готовность к ограниченным поездкам по мере необходимости
- Способность быстро печатать и эффективно работать за компьютером
- Способность длительное время сидеть или сохранять неподвижность во время заседаний совета
Преимущества
- UIPA полностью оплачивает страховую премию по медицинскому плану с высокой франшизой
- UIPA оплачивает не менее 91% страховых премий по традиционным медицинским планам
- Не менее 1 298 долларов в год взносов работодателя на HSA
- Пенсионная система штата Юта и варианты 401(k)
- Сопоставление взносов 401(k) через пенсионную систему штата Юта
- Доступ к фитнес-центру на территории организации
- Оплачиваемая парковка
- 13 оплачиваемых праздничных дней
- Щедрые отпуска и оплачиваемый отпуск по болезни
- Программа помощи сотрудникам
- Возможность гибридной работы с ограниченной дистанционной работой
- Возможности профессионального развития и определённая траектория карьерного роста
- Проекты, влияющие на будущие поколения, и культура, ориентированная на инновации