犹他内陆港务局董事会秘书兼执行助理（混合办公）
通过董事会管理、会议协调、日程安排和记录合规，支持犹他内陆港务局的治理与高管运营。 负责法定通知、正式文件、利益相关方支持以及与GRAMA相关的记录事务。
描述
- 为执行主任、UIPA董事会和领导团队提供保密的高级行政支持
- 作为董事会治理记录的主要保管人，支持遵守OPMA及UIPA法定义务
- 准备议程和公众通知，并协调会议后勤、场地、餐饮、用品及技术需求
- 安排现场和线上会议的参与事宜，解决音频、视频及其他技术问题
- 参加董事会和委员会会议，编写、定稿并发布正式会议纪要
- 制作供公众发布所需的音频和视频记录，并做好内部安全存档
- 维护已签署董事会决议和条例的可搜索档案
- 协调董事会成员的入职和离任流程，包括入职介绍、治理培训和披露事项
- 管理执行主任的日历、约会、会议和出差安排
- 筛查来电和访客，并将由此产生的行动事项转交给适当人员
- 处理差旅费用报销、会议津贴和每日津贴支付
- 担任经过认证的UIPA记录官后备人员，并管理GRAMA请求
- 为下属组织和委员会提供行政协调
- 准备和编辑报告及电子通信
- 接待并支持政府代表和私营部门合作伙伴
- 监测与UIPA职责和运营相关的州立法会议
任职要求
- 优先考虑拥有工商管理、传播学、公共管理或相关专业的学士学位
- 至少五年高级行政支持经验，最好曾服务于犹他州政府或地方政府机构
- 入职后90天内取得并持续保有犹他州档案馆记录官认证
- 拥有犹他州公证人资格，或有能力在90天内取得该资格者优先
- 了解犹他州法规和行政规则
- 具备出色的专业写作能力
- 具有配置和运行混合会议的经验
- 熟练使用Zoom、Google Meet等视频会议工具
- 具备诊断音频和视频设备问题的基本能力
- 深入了解OPMA、UIPA法规、GRAMA义务和议事程序
- 熟练使用办公软件、Google Workspace、文档管理系统和网页发布工具
- 能够监测影响该机构的立法会议和法律
- 处理机密及敏感信息时具备谨慎意识
- 愿意偶尔在标准工作时间之外工作
- 能够根据需要进行有限出差
- 打字速度快，能够熟练操作计算机
- 能够在较长时间的董事会会议期间保持坐姿或静止状态
福利待遇
- UIPA承担其高免赔额医疗计划的全部保费
- UIPA承担传统医疗计划至少91%的保费
- 雇主每年至少缴纳1298美元的HSA供款
- 犹他退休系统养老金和401(k)选项
- 通过犹他退休系统提供401(k)配比供款
- 可使用现场健身中心
- 带薪停车
- 13个带薪节假日
- 充足的年假和病假
- 员工援助计划
- 符合混合办公资格，并提供有限远程办公
- 专业发展机会和明确的职业晋升路径
- 具有代际影响的项目以及注重创新的文化