Utah Inland Port Authority розвиває логістичну інфраструктуру та стратегії, спрямовані на підтримку сталого економічного зростання в усьому штаті Юта. Заснована у 2018 році державна організація співпрацює з місцевими громадами, зміцнюючи роль штату у світовій економіці та водночас враховуючи довгострокові екологічні наслідки й вплив на якість життя. Її діяльність поєднує логістичне планування, технологічний розвиток, підзвітність і відповідальне ставлення до довкілля.
Секретар ради та виконавчий асистент, Управління внутрішнього порту Юти, гібридний формат
Підтримка управління та виконавчих операцій Управління внутрішнього порту Юти: адміністрування ради, координація засідань, планування й дотримання вимог до документації. Ведення передбачених законом повідомлень, офіційної документації, взаємодії із зацікавленими сторонами та обов’язків щодо записів у межах GRAMA.
Опис
- Надавати конфіденційну адміністративну підтримку високого рівня виконавчому директору, раді директорів UIPA та керівній команді
- Бути основним зберігачем документів з управління радою та сприяти дотриманню вимог OPMA і законодавчих зобов’язань UIPA
- Готувати порядки денні та публічні повідомлення, а також координувати логістику засідань, приміщення, кейтеринг, матеріали й технічні потреби
- Організовувати участь в очних і віртуальних засіданнях та усувати проблеми зі звуком, відео й іншим технічним обладнанням
- Відвідувати засідання ради та комітетів, а також готувати, затверджувати й публікувати офіційні протоколи
- Створювати необхідні аудіо- та відеозаписи для публічного оприлюднення та захищеного внутрішнього зберігання
- Підтримувати доступний для пошуку архів підписаних резолюцій і постанов ради
- Координувати процеси вступу на посаду та вибуття членів ради, включно з орієнтацією, навчанням з управління та розкриттям інформації
- Вести календар, зустрічі, наради та поїздки виконавчого директора
- Приймати й фільтрувати вхідні дзвінки та відвідувачів, спрямовуючи пов’язані завдання відповідним працівникам
- Обробляти відшкодування витрат на відрядження, виплати за участь у засіданнях і добові
- Виконувати обов’язки резервного сертифікованого працівника UIPA з роботи із записами та керувати запитами GRAMA
- Надавати адміністративну координацію дочірнім організаціям і комітетам
- Готувати й редагувати звіти та електронні повідомлення
- Приймати й підтримувати представників державних органів і партнерів із приватного сектору
- Відстежувати сесії законодавчого органу штату, що стосуються повноважень і діяльності UIPA
Вимоги
- Бажано мати ступінь бакалавра у сфері бізнес-адміністрування, комунікацій, державного управління або суміжної дисципліни
- Щонайменше п’ять років досвіду адміністративної підтримки керівників, бажано в організації уряду штату Юта або місцевого органу влади
- Отримати й зберігати сертифікацію працівника з архівних записів штату Юта протягом 90 днів після працевлаштування
- Бажано мати статус нотаріуса штату Юта або можливість отримати його протягом 90 днів
- Робоче знання законів та адміністративних правил штату Юта
- Високі навички професійного письма
- Досвід налаштування та проведення гібридних засідань
- Володіння інструментами для відеозустрічей, такими як Zoom і Google Meet
- Базова здатність діагностувати проблеми з аудіо- та відеообладнанням
- Ґрунтовне знання OPMA, законів UIPA, вимог GRAMA та парламентської процедури
- Високий рівень володіння офісним програмним забезпеченням, Google Workspace, системами керування документами та інструментами вебпублікації
- Здатність відстежувати законодавчі сесії та закони, що впливають на управління
- Дотримання конфіденційності під час роботи з чутливою інформацією
- Готовність іноді працювати поза межами стандартного робочого часу
- Здатність до обмежених поїздок у разі потреби
- Здатність швидко друкувати та ефективно працювати за комп’ютером
- Здатність тривалий час сидіти або залишатися нерухомим під час засідань ради
Переваги
- UIPA повністю сплачує страхову премію за медичним планом із високою франшизою
- UIPA сплачує щонайменше 91% страхових премій за традиційними медичними планами
- Щонайменше 1 298 доларів на рік внесків роботодавця до HSA
- Пенсійна система штату Юта та варіанти 401(k)
- Відповідні внески до 401(k) через Пенсійну систему штату Юта
- Доступ до фітнес-центру на території організації
- Оплачуване паркування
- 13 оплачуваних святкових днів
- Щедрі відпустки та лікарняні
- Програма допомоги працівникам
- Можливість гібридної роботи з обмеженою дистанційною роботою
- Можливості професійного розвитку та визначена траєкторія кар’єрного зростання
- Проєкти, що мають вплив на майбутні покоління, та культура, орієнтована на інновації