Utah Inland Port Authority rozvíja logistickú infraštruktúru a stratégie zamerané na podporu udržateľného hospodárskeho rastu v celom Utahu. Táto vládna organizácia, založená v roku 2018, spolupracuje s miestnymi komunitami na posilňovaní úlohy štátu v globálnom priemysle a zároveň zohľadňuje dlhodobé vplyvy na životné prostredie a kvalitu života. Jej činnosť spája logistické plánovanie, technologický pokrok, zodpovednosť a starostlivosť o životné prostredie.
Tajomník predstavenstva a výkonný asistent, Utah Inland Port Authority – hybridná práca
Podpora riadenia a výkonných činností organizácie Utah Inland Port Authority prostredníctvom správy predstavenstva, koordinácie zasadnutí, plánovania a dodržiavania pravidiel vedenia záznamov. Správa zákonných oznámení, úradnej dokumentácie, podpory zainteresovaných strán a povinností súvisiacich so záznamami podľa GRAMA.
Popis
- Poskytovať dôvernú administratívnu podporu na vyššej úrovni výkonnému riaditeľovi, predstavenstvu UIPA a vedúcemu tímu
- Pôsobiť ako hlavný správca záznamov o riadení predstavenstva a podporovať dodržiavanie povinností podľa OPMA a zákonných povinností UIPA
- Pripravovať programy zasadnutí a verejné oznámenia a koordinovať logistiku zasadnutí, priestory, občerstvenie, potreby a technické zabezpečenie
- Organizovať účasť na zasadnutiach na mieste aj virtuálne a riešiť problémy so zvukom, obrazom a ďalšou technikou
- Zúčastňovať sa na zasadnutiach predstavenstva a výborov a pripravovať, finalizovať a zverejňovať oficiálne zápisnice
- Vytvárať požadované zvukové a obrazové záznamy na verejné zverejnenie a bezpečné interné uchovávanie
- Udržiavať prehľadávateľný archív podpísaných uznesení a nariadení predstavenstva
- Koordinovať procesy nástupu a odchodu členov predstavenstva vrátane orientácie, školenia v oblasti riadenia a zverejňovania údajov
- Spravovať kalendár, stretnutia, zasadnutia a cestovné安排ania výkonného riaditeľa
- Triediť prichádzajúce hovory a návštevy a smerovať súvisiace úlohy príslušným pracovníkom
- Spracúvať náhrady cestovných výdavkov, odmeny za účasť na zasadnutiach a platby diét
- Pôsobiť ako náhradný certifikovaný pracovník UIPA pre záznamy a spravovať žiadosti podľa GRAMA
- Poskytovať administratívnu koordináciu dcérskym organizáciám a výborom
- Pripravovať a upravovať správy a elektronickú komunikáciu
- Vítať a podporovať zástupcov vlády a partnerov zo súkromného sektora
- Sledovať zasadnutia štátneho zákonodarného zboru relevantné pre poslanie a činnosť UIPA
Požiadavky
- Uprednostňuje sa bakalárske vzdelanie v odbore podniková administratíva, komunikácia, verejná správa alebo príbuznom odbore
- Aspoň päť rokov skúseností s administratívnou podporou vedúcich pracovníkov, najlepšie v organizácii štátnej alebo miestnej správy Utahu
- Do 90 dní od nástupu získať a udržať certifikáciu pracovníka pre záznamy Utah State Archives
- Uprednostňuje sa poverenie notára štátu Utah alebo schopnosť získať ho do 90 dní
- Pracovná znalosť zákonov a administratívnych pravidiel Utahu
- Vynikajúce profesionálne písomné schopnosti
- Skúsenosti s nastavovaním a vedením hybridných zasadnutí
- Znalosť nástrojov na videokonferencie, ako sú Zoom a Google Meet
- Základná schopnosť diagnostikovať problémy so zvukovou a obrazovou technikou
- Dôkladná znalosť OPMA, zákonov UIPA, povinností podľa GRAMA a parlamentného rokovacieho postupu
- Pokročilé zručnosti v kancelárskom softvéri, Google Workspace, systémoch správy dokumentov a nástrojoch na publikovanie na webe
- Schopnosť sledovať legislatívne zasadnutia a zákony ovplyvňujúce organizáciu
- Diskrétnosť pri zaobchádzaní s dôvernými a citlivými informáciami
- Ochota príležitostne pracovať mimo štandardného pracovného času
- Schopnosť podľa potreby obmedzene cestovať
- Schopnosť rýchlo písať a efektívne pracovať s počítačmi
- Schopnosť zostať sedieť alebo bez pohybu počas dlhších zasadnutí predstavenstva
Benefity
- UIPA hradí celé poistné za svoj zdravotný plán s vysokou spoluúčasťou
- UIPA hradí najmenej 91 % poistného za tradičné zdravotné plány
- Najmenej 1 298 USD ročne na príspevkoch zamestnávateľa do HSA
- Dôchodkové systémy Utahu s možnosťami penzie a programu 401(k)
- Príspevky zamestnávateľa do programu 401(k) prostredníctvom dôchodkových systémov Utahu
- Prístup k fitness centru priamo na pracovisku
- Platené parkovanie
- 13 platených sviatkov
- Štedrá dovolenka a platené voľno z dôvodu choroby
- Program pomoci zamestnancom
- Možnosť hybridnej práce s obmedzenou prácou na diaľku
- Príležitosti na odborný rozvoj a jasne definovaný kariérny postup
- Projekty s medzigeneračným dosahom a kultúra zameraná na inovácie