Utah Inland Port Authority kehittää logistiikkainfrastruktuuria ja strategioita, joiden tavoitteena on tukea kestävää talouskasvua eri puolilla Utahia. Vuonna 2018 perustettu julkinen organisaatio työskentelee paikallisyhteisöjen kanssa vahvistaakseen osavaltion asemaa globaalissa teollisuudessa ja huomioidakseen samalla pitkän aikavälin ympäristö- ja elämänlaatuvaikutukset. Sen toiminnassa yhdistyvät logistiikan suunnittelu, teknologinen kehitys, vastuullisuus ja ympäristönsuojelu.
Hallituksen sihteeri ja toimitusjohtajan assistentti – Utah Inland Port Authority, hybridityö
Tuet Utah Inland Port Authorityn hallintoa ja johdon toimintaa hallinnollisten tehtävien, kokousjärjestelyjen, aikataulutuksen ja asiakirjojen sääntöjenmukaisuuden avulla. Vastaat lakisääteisistä ilmoituksista, virallisista asiakirjoista, sidosryhmien tukemisesta ja GRAMA-rekisteripyyntöihin liittyvistä tehtävistä.
Kuvaus
- Tarjoat luottamuksellista ja vaativan tason hallinnollista tukea toimitusjohtajalle, UIPA:n hallitukselle ja johtoryhmälle
- Toimit hallinnon asiakirjojen ensisijaisena ylläpitäjänä ja tuet OPMA:n ja UIPA:n lakisääteisten velvoitteiden noudattamista
- Valmistelet esityslistat ja julkiset ilmoitukset sekä koordinoit kokousjärjestelyt, tilat, tarjoilut, tarvikkeet ja tekniset tarpeet
- Järjestät osallistumisen paikan päällä ja verkossa järjestettäviin kokouksiin sekä ratkaiset ääni-, video- ja muut tekniset ongelmat
- Osallistut hallituksen ja valiokuntien kokouksiin sekä laadit, viimeistelet ja julkaiset viralliset pöytäkirjat
- Tuotat vaaditut ääni- ja videotallenteet julkista julkaisua ja suojattua sisäistä arkistointia varten
- Ylläpidät allekirjoitettujen hallituksen päätösten ja asetusten haettavaa arkistoa
- Koordinoit hallituksen jäsenten perehdytys- ja tehtävästä poistumisprosesseja, mukaan lukien perehdytys, hallintokoulutus ja ilmoitukset
- Hallitset toimitusjohtajan kalenteria, tapaamisia, kokouksia ja matkajärjestelyjä
- Suodatat saapuvat puhelut ja vierailijat sekä ohjaat niistä syntyvät toimenpiteet asianmukaisille henkilöille
- Käsittelet matkakulukorvaukset, kokouspalkkiot ja päivärahat
- Toimit sertifioidun UIPA:n rekisterivastaavan varahenkilönä ja hallinnoit GRAMA-pyyntöjä
- Tarjoat hallinnollista koordinointia tytäryhteisöille ja toimikunnille
- Valmistelet ja muokkaat raportteja sekä sähköistä viestintää
- Vastaanotat ja tuet valtion edustajia sekä yksityisen sektorin kumppaneita
- Seuraat UIPA:n toimialaan ja toimintaan liittyviä osavaltion lainsäädäntöistuntoja
Vaatimukset
- Liiketalouden, viestinnän, julkishallinnon tai vastaavan alan kandidaatin tutkinto katsotaan eduksi
- Vähintään viiden vuoden kokemus johdon hallinnollisesta tukemisesta, mieluiten Utahin osavaltion tai paikallishallinnon organisaatiosta
- Hanki ja säilytä Utah State Archivesin rekisterivastaavan sertifiointi 90 päivän kuluessa työsuhteen alkamisesta
- Utahin julkisen notaarin valtuutus tai valmius hankkia se 90 päivän kuluessa katsotaan eduksi
- Utahin lakien ja hallinnollisten sääntöjen tuntemus
- Erinomaiset ammatilliset kirjalliset viestintätaidot
- Kokemus hybridikokousten määrittämisestä ja toteuttamisesta
- Videokokoustyökalujen, kuten Zoomin ja Google Meetin, hyvä hallinta
- Perustason kyky diagnosoida ääni- ja kuvalaitteiden ongelmia
- OPMA:n, UIPA:n lakien, GRAMA-velvoitteiden ja parlamentaarisen menettelyn perusteellinen tuntemus
- Edistyneet taidot toimisto-ohjelmistoissa, Google Workspacessa, asiakirjahallintajärjestelmissä ja verkk julkaisutekniikoissa
- Kyky seurata viranomaiseen vaikuttavia lainsäädäntöistuntoja ja lakeja
- Harkintakyky luottamuksellisten ja arkaluonteisten tietojen käsittelyssä
- Valmius työskennellä toisinaan normaalien työaikojen ulkopuolella
- Valmius matkustaa tarvittaessa rajoitetusti
- Kyky kirjoittaa nopeasti ja käyttää tietokoneita tehokkaasti
- Kyky istua tai pysyä paikallaan pitkien hallituksen kokousten ajan
Edut
- UIPA maksaa kokonaan korkean omavastuun terveyssuunnitelmansa vakuutusmaksun
- UIPA maksaa vähintään 91 % perinteisten sairausvakuutussuunnitelmien maksuista
- Työnantajan HSA-maksuja vähintään 1 298 dollaria vuodessa
- Utah Retirement Systemsin eläke- ja 401(k)-vaihtoehdot
- 401(k)-säästöjen työnantajan vastaavat maksut Utah Retirement Systemsin kautta
- Pääsy työpaikan kuntokeskukseen
- Maksuton pysäköinti
- 13 palkallista vapaapäivää
- Runsaasti loma- ja sairauslomapäiviä
- Työntekijöiden tukiohjelma
- Hybridityömahdollisuus rajoitetulla etätyöllä
- Ammatillisen kehittymisen mahdollisuuksia ja määritelty urakehitys
- Sukupolvien mittaisia vaikutuksia tuottavia hankkeita ja innovaatioihin keskittyvä työkulttuuri