De Utah Inland Port Authority ontwikkelt logistieke infrastructuur en strategieën die duurzame economische groei in heel Utah ondersteunen. De overheidsorganisatie werd opgericht in 2018 en werkt samen met lokale gemeenschappen om de rol van de staat in de mondiale economie te versterken, met aandacht voor de langetermijneffecten op het milieu en de kwaliteit van leven. Haar werkzaamheden combineren logistieke planning, technologische vooruitgang, verantwoording en milieubeheer.
Bestuurssecretaris en Executive Assistant, Utah Inland Port Authority Hybride
Ondersteun het bestuur en de directie van de Utah Inland Port Authority met bestuursadministratie, vergadercoördinatie, agendabeheer en naleving van archief- en registratievoorschriften. Beheer wettelijke kennisgevingen, officiële documentatie, ondersteuning van belanghebbenden en verantwoordelijkheden rond GRAMA-verzoeken.
Beschrijving
- Vertrouwelijke administratieve ondersteuning op senior niveau bieden aan de Executive Director, de raad van bestuur van UIPA en het managementteam
- Optreden als primaire beheerder van bestuurs- en governancegegevens en naleving van de wettelijke verplichtingen van OPMA en UIPA ondersteunen
- Agenda’s en openbare kennisgevingen opstellen en de logistiek, locaties, catering, benodigdheden en technische vereisten van vergaderingen coördineren
- Deelname aan vergaderingen op locatie en online organiseren en audio-, video- en andere technische problemen oplossen
- Vergaderingen van de raad van bestuur en commissies bijwonen en officiële notulen opstellen, afronden en publiceren
- Vereiste audio- en video-opnamen maken voor openbare publicatie en veilige interne archivering
- Een doorzoekbaar archief van ondertekende bestuursbesluiten en verordeningen bijhouden
- De onboarding- en vertrekprocessen van bestuursleden coördineren, inclusief introductie, governance-training en openbaarmakingen
- De agenda, afspraken, vergaderingen en reisarrangementen van de Executive Director beheren
- Binnenkomende telefoongesprekken en bezoekers screenen en daaruit voortvloeiende actiepunten doorgeleiden naar de juiste medewerkers
- Declaraties van reiskosten, vergadervergoedingen en dagvergoedingen verwerken
- Optreden als gecertificeerde plaatsvervangende UIPA Records Officer en GRAMA-verzoeken beheren
- Administratieve coördinatie bieden voor dochterorganisaties en commissies
- Rapporten en elektronische communicatie opstellen en redigeren
- Overheidsvertegenwoordigers en partners uit de private sector ontvangen en ondersteunen
- Zittingen van de staatswetgever volgen die relevant zijn voor de opdracht en activiteiten van UIPA
Vereisten
- Een bacheloropleiding in bedrijfskunde, communicatie, openbaar bestuur of een vergelijkbare studierichting strekt tot aanbeveling
- Minimaal vijf jaar ervaring met administratieve ondersteuning van leidinggevenden, bij voorkeur bij een overheidsorganisatie van de staat Utah of een lokale overheidsorganisatie
- De certificering als Records Officer van de Utah State Archives binnen 90 dagen na indiensttreding behalen en behouden
- Een aanstelling als notaris van de staat Utah, of de mogelijkheid om deze binnen 90 dagen te verkrijgen, strekt tot aanbeveling
- Praktische kennis van de wetten en administratieve regels van Utah
- Sterke professionele schriftelijke vaardigheden
- Ervaring met het configureren en leiden van hybride vergaderingen
- Vaardigheid met tools voor videovergaderingen zoals Zoom en Google Meet
- Basisvaardigheid in het diagnosticeren van problemen met audio- en videoapparatuur
- Grondige kennis van OPMA, UIPA-statuten, GRAMA-verplichtingen en parlementaire procedures
- Gevorderde vaardigheden met kantoorsoftware, Google Workspace, documentbeheersystemen en tools voor webpublicatie
- Vermogen om wetgevende zittingen en wetten die de autoriteit raken te volgen
- Discretie bij het omgaan met vertrouwelijke en gevoelige informatie
- Bereidheid om incidenteel buiten de gebruikelijke werktijden te werken
- Bereidheid om indien nodig beperkt te reizen
- Vermogen om snel te typen en computers effectief te bedienen
- Vermogen om tijdens langdurige bestuursvergaderingen langere tijd zittend of op dezelfde plaats te blijven
Voordelen
- UIPA betaalt de volledige premie voor het hoog-aftrekbare zorgverzekeringsplan
- UIPA betaalt ten minste 91% van de premies voor traditionele zorgverzekeringsplannen
- Minimaal 1.298 Amerikaanse dollar per jaar aan werkgeversbijdragen aan een HSA
- Pensioen- en 401(k)-mogelijkheden via Utah Retirement Systems
- 401(k)-match via Utah Retirement Systems
- Toegang tot een fitnesscentrum op locatie
- Betaald parkeren
- 13 betaalde feestdagen
- Ruim vakantie- en ziekteverlof
- Employee Assistance Program
- Mogelijkheid tot hybride werken met beperkte telewerkopties
- Mogelijkheden voor professionele ontwikkeling en een duidelijk loopbaantraject
- Projecten met impact voor meerdere generaties en een innovatiegerichte cultuur