Utah Inland Port Authority desarrolla infraestructura y estrategias logísticas diseñadas para apoyar el crecimiento económico sostenible en todo Utah. Fundada en 2018, esta organización gubernamental trabaja con las comunidades locales para fortalecer el papel del estado en la industria global, teniendo en cuenta los impactos ambientales y en la calidad de vida a largo plazo. Su labor combina la planificación logística, la innovación tecnológica, la rendición de cuentas y la protección del medio ambiente.
Secretario de la Junta y Asistente Ejecutivo, Autoridad Portuaria Interior de Utah, modalidad híbrida
Apoyar la gobernanza y las operaciones ejecutivas de la Autoridad Portuaria Interior de Utah mediante la administración de la junta, la coordinación de reuniones, la gestión de agendas y el cumplimiento de las normas sobre registros. Gestionar avisos legales, documentación oficial, apoyo a las partes interesadas y responsabilidades relacionadas con los registros conforme a GRAMA.
Descripción
- Brindar apoyo administrativo confidencial y de alto nivel al director ejecutivo, a la Junta Directiva de UIPA y al equipo directivo
- Actuar como custodio principal de los registros de gobernanza de la junta y apoyar el cumplimiento de las obligaciones legales de OPMA y UIPA
- Preparar agendas y avisos públicos, y coordinar la logística de reuniones, instalaciones, servicio de comidas, suministros y necesidades técnicas
- Organizar la participación en reuniones presenciales y virtuales, y resolver problemas de audio, video y otros problemas técnicos
- Asistir a reuniones de la junta y de los comités, y preparar, finalizar y publicar las actas oficiales
- Crear las grabaciones de audio y video requeridas para su divulgación pública y para el archivo interno seguro
- Mantener un archivo consultable de las resoluciones y ordenanzas de la junta firmadas
- Coordinar los procesos de incorporación y salida de los miembros de la junta, incluida la orientación, la capacitación en gobernanza y las declaraciones
- Administrar el calendario, las citas, las reuniones y los viajes del director ejecutivo
- Filtrar llamadas y visitantes, y derivar las acciones resultantes al personal correspondiente
- Procesar reembolsos de gastos de viaje, estipendios por reuniones y pagos de dietas
- Actuar como responsable certificado suplente de registros de UIPA y gestionar las solicitudes conforme a GRAMA
- Brindar coordinación administrativa a las organizaciones subsidiarias y los comités
- Preparar y editar informes y comunicaciones electrónicas
- Recibir y apoyar a representantes gubernamentales y socios del sector privado
- Supervisar las sesiones legislativas estatales pertinentes al mandato y las operaciones de UIPA
Requisitos
- Se prefiere una licenciatura en administración de empresas, comunicaciones, administración pública o una disciplina relacionada
- Al menos cinco años de experiencia en apoyo administrativo ejecutivo, preferiblemente en una organización del gobierno estatal o local de Utah
- Obtener y mantener la certificación de responsable de registros de los Archivos Estatales de Utah dentro de los 90 días posteriores a la contratación
- Se prefiere contar con una comisión de notario público de Utah o tener la capacidad de obtenerla dentro de los 90 días
- Conocimientos prácticos de las leyes y normas administrativas de Utah
- Sólidas habilidades de redacción profesional
- Experiencia en la configuración y gestión de reuniones híbridas
- Dominio de herramientas de reuniones por video como Zoom y Google Meet
- Capacidad básica para diagnosticar problemas en equipos de audio y video
- Amplio conocimiento de OPMA, las leyes de UIPA, las obligaciones de GRAMA y el procedimiento parlamentario
- Habilidades avanzadas con software de productividad de oficina, Google Workspace, sistemas de gestión documental y herramientas de publicación web
- Capacidad para supervisar las sesiones legislativas y las leyes que afectan a la autoridad
- Discreción en el manejo de información confidencial y sensible
- Disponibilidad para trabajar ocasionalmente fuera del horario laboral habitual
- Capacidad para viajar de forma limitada cuando sea necesario
- Capacidad para escribir rápidamente y utilizar computadoras de manera eficaz
- Capacidad para permanecer sentado o inmóvil durante reuniones prolongadas de la junta
Beneficios
- UIPA cubre la totalidad de la prima de su plan de salud con deducible alto
- UIPA cubre al menos el 91 % de las primas de los planes médicos tradicionales
- Al menos 1.298 dólares al año en contribuciones del empleador a una HSA
- Opciones de pensión y 401(k) a través de los Sistemas de Jubilación de Utah
- Aportaciones equivalentes al 401(k) a través de los Sistemas de Jubilación de Utah
- Acceso a un gimnasio ubicado en las instalaciones
- Estacionamiento pagado
- 13 días festivos remunerados
- Generosas vacaciones y licencia por enfermedad
- Programa de asistencia al empleado
- Elegibilidad para trabajo híbrido con teletrabajo limitado
- Oportunidades de desarrollo profesional y progresión profesional definida
- Proyectos con impacto generacional y una cultura enfocada en la innovación