Utah Inland Port Authority rozvíjí logistickou infrastrukturu a strategie zaměřené na podporu udržitelného hospodářského růstu v celém státě Utah. Vládní organizace založená v roce 2018 spolupracuje s místními komunitami na posilování role státu v globální ekonomice a zároveň zohledňuje dlouhodobé dopady na životní prostředí a kvalitu života. Její činnost propojuje logistické plánování, technologický rozvoj, odpovědnost a péči o životní prostředí.
Tajemník rady a výkonný asistent, Úřad vnitrozemského přístavu Utahu, hybridní práce
Podpora správy a výkonných činností Úřadu vnitrozemského přístavu Utahu prostřednictvím administrace rady, koordinace zasedání, plánování a dodržování požadavků na dokumentaci. Správa zákonných oznámení, úřední dokumentace, podpora zainteresovaných stran a povinností souvisejících se záznamy podle GRAMA.
Popis
- Poskytovat důvěrnou administrativní podporu na vysoké úrovni výkonnému řediteli, správní radě UIPA a vedoucímu týmu
- Působit jako hlavní správce záznamů o řízení rady a podporovat dodržování OPMA a zákonných povinností UIPA
- Připravovat programy jednání a veřejná oznámení a koordinovat logistiku zasedání, prostory, catering, materiály a technické potřeby
- Organizovat účast na prezenčních a virtuálních zasedáních a řešit problémy se zvukem, obrazem a dalšími technickými otázkami
- Účastnit se zasedání rady a výborů a připravovat, finalizovat a zveřejňovat oficiální zápisy
- Vytvářet požadované zvukové a obrazové záznamy pro veřejné zveřejnění a bezpečné interní uchování
- Udržovat vyhledávatelný archiv podepsaných usnesení a vyhlášek rady
- Koordinovat procesy nástupu a odchodu členů rady včetně orientace, školení v oblasti správy a zveřejňování informací
- Spravovat kalendář, schůzky, jednání a cestovní安排 výkonného ředitele
- Prověřovat příchozí hovory a návštěvníky a předávat související úkoly příslušným pracovníkům
- Zpracovávat proplácení cestovních výdajů, odměny za účast na zasedáních a diety
- Působit jako náhradní certifikovaný pracovník UIPA pro záznamy a vyřizovat žádosti podle GRAMA
- Poskytovat administrativní koordinaci dceřiným organizacím a výborům
- Připravovat a upravovat zprávy a elektronickou komunikaci
- Vítat a podporovat zástupce veřejné správy a partnery ze soukromého sektoru
- Sledovat legislativní zasedání státu relevantní pro mandát a činnost UIPA
Požadavky
- Preferováno je bakalářské vzdělání v oboru podniková administrativa, komunikace, veřejná správa nebo příbuzném oboru
- Nejméně pět let zkušeností s administrativní podporou vedoucích pracovníků, nejlépe ve státní organizaci Utahu nebo místní samosprávě
- Do 90 dnů od nástupu získat a udržovat certifikaci pracovníka pro záznamy Státního archivu Utahu
- Preferována je licence notáře státu Utah nebo možnost ji získat do 90 dnů
- Pracovní znalost zákonů a správních pravidel státu Utah
- Vynikající schopnosti profesního písemného projevu
- Zkušenost s konfigurací a vedením hybridních zasedání
- Znalost nástrojů pro videokonference, jako jsou Zoom a Google Meet
- Základní schopnost diagnostikovat problémy se zvukovým a obrazovým zařízením
- Důkladná znalost OPMA, zákonů UIPA, povinností podle GRAMA a parlamentního jednacího řádu
- Pokročilá znalost kancelářského softwaru, Google Workspace, systémů správy dokumentů a nástrojů pro webové publikování
- Schopnost sledovat legislativní zasedání a zákony ovlivňující činnost úřadu
- Diskrétnost při nakládání s důvěrnými a citlivými informacemi
- Ochota příležitostně pracovat mimo standardní pracovní dobu
- Schopnost omezeného cestování podle potřeby
- Schopnost rychle psát a efektivně pracovat s počítačem
- Schopnost zůstat delší dobu vsedě nebo bez pohybu během zasedání rady
Benefity
- UIPA hradí celou pojistnou prémii za zdravotní plán s vysokou spoluúčastí
- UIPA hradí nejméně 91 % pojistného u tradičních zdravotních plánů
- Nejméně 1 298 dolarů ročně na příspěvcích zaměstnavatele do HSA
- Důchodový systém Utahu a možnosti 401(k)
- Příspěvky zaměstnavatele k 401(k) prostřednictvím důchodového systému Utahu
- Přístup do fitness centra v areálu
- Placené parkování
- 13 placených svátků
- Velkorysá dovolená a nemocenská
- Program pomoci zaměstnancům
- Možnost hybridní práce s omezenou prací na dálku
- Možnosti profesního rozvoje a jasně vymezený kariérní postup
- Projekty s dopadem na budoucí generace a kultura zaměřená na inovace