A Utah Inland Port Authority desenvolve infraestruturas e estratégias logísticas destinadas a apoiar o crescimento econômico sustentável em todo o estado de Utah. Fundada em 2018, a organização governamental trabalha com as comunidades locais para fortalecer o papel do estado na indústria global, considerando os impactos ambientais e na qualidade de vida a longo prazo. Seu trabalho combina planejamento logístico, inovação tecnológica, responsabilidade e gestão ambiental.
Secretário do Conselho e Assistente Executivo, Autoridade Portuária Interior de Utah, modelo híbrido
Apoiar a governança e as operações executivas da Autoridade Portuária Interior de Utah por meio da administração do conselho, coordenação de reuniões, gestão de agendas e conformidade com registros. Gerenciar avisos legais, documentação oficial, suporte às partes interessadas e responsabilidades relacionadas aos registros conforme a GRAMA.
Descrição
- Prestar suporte administrativo confidencial e de nível sênior ao diretor executivo, ao Conselho Diretor da UIPA e à equipe de liderança
- Atuar como principal responsável pelos registros de governança do conselho e apoiar a conformidade com as obrigações legais da OPMA e da UIPA
- Preparar agendas e avisos públicos, além de coordenar a logística de reuniões, instalações, catering, suprimentos e necessidades técnicas
- Organizar a participação em reuniões presenciais e virtuais e resolver problemas de áudio, vídeo e outras questões técnicas
- Participar de reuniões do conselho e de comitês e preparar, finalizar e publicar as atas oficiais
- Criar as gravações de áudio e vídeo exigidas para divulgação pública e manutenção segura dos registros internos
- Manter um arquivo pesquisável das resoluções e portarias assinadas pelo conselho
- Coordenar os processos de integração e desligamento dos membros do conselho, incluindo orientação, treinamento em governança e declarações
- Administrar a agenda, os compromissos, as reuniões e os preparativos de viagem do diretor executivo
- Filtrar chamadas e visitantes e encaminhar as ações resultantes aos profissionais apropriados
- Processar reembolsos de despesas de viagem, pagamentos por reuniões e diárias
- Atuar como responsável certificado substituto pelos registros da UIPA e gerenciar solicitações conforme a GRAMA
- Prestar coordenação administrativa para organizações subsidiárias e comitês
- Preparar e editar relatórios e comunicações eletrônicas
- Recepcionar e apoiar representantes do governo e parceiros do setor privado
- Monitorar as sessões legislativas estaduais relevantes para o mandato e as operações da UIPA
Requisitos
- É preferível ter bacharelado em administração de empresas, comunicação, administração pública ou área relacionada
- Pelo menos cinco anos de experiência em suporte administrativo executivo, preferencialmente em uma organização do governo estadual ou local de Utah
- Obter e manter a certificação de responsável por registros dos Arquivos Estaduais de Utah no prazo de 90 dias após a contratação
- É preferível ter uma comissão de notário público de Utah ou capacidade de obtê-la no prazo de 90 dias
- Conhecimento prático das leis e regras administrativas de Utah
- Excelentes habilidades de redação profissional
- Experiência na configuração e condução de reuniões híbridas
- Proficiência em ferramentas de reuniões por vídeo, como Zoom e Google Meet
- Capacidade básica de diagnosticar problemas em equipamentos de áudio e vídeo
- Amplo conhecimento da OPMA, das leis da UIPA, das obrigações da GRAMA e do procedimento parlamentar
- Conhecimentos avançados de softwares de produtividade, Google Workspace, sistemas de gestão documental e ferramentas de publicação na web
- Capacidade de monitorar sessões legislativas e leis que afetem a autoridade
- Discrição ao lidar com informações confidenciais e sensíveis
- Disponibilidade para trabalhar ocasionalmente fora do horário comercial padrão
- Capacidade de viajar de forma limitada quando necessário
- Capacidade de digitar rapidamente e operar computadores com eficiência
- Capacidade de permanecer sentado ou parado durante reuniões prolongadas do conselho
Benefícios
- A UIPA cobre integralmente o prêmio de seu plano de saúde com franquia alta
- A UIPA cobre pelo menos 91% dos prêmios dos planos médicos tradicionais
- Pelo menos US$ 1.298 por ano em contribuições do empregador para uma HSA
- Opções de pensão e 401(k) pelos Sistemas de Aposentadoria de Utah
- Contrapartida para 401(k) pelos Sistemas de Aposentadoria de Utah
- Acesso a uma academia no local
- Estacionamento pago
- 13 feriados remunerados
- Férias e licença médica generosas
- Programa de assistência ao funcionário
- Elegibilidade para trabalho híbrido com teletrabalho limitado
- Oportunidades de desenvolvimento profissional e progressão de carreira definida
- Projetos com impacto geracional e uma cultura focada em inovação