ユタ内陸港湾局 理事会書記兼エグゼクティブアシスタント（ハイブリッド勤務）
理事会運営、会議調整、スケジュール管理、記録のコンプライアンスを通じて、ユタ内陸港湾局のガバナンスと経営幹部業務を支援します。 法定通知、公式文書、関係者支援、GRAMA関連の記録業務を担当します。
仕事内容
- エグゼクティブディレクター、UIPA理事会、経営陣に機密性の高い上級レベルの管理支援を提供する
- 理事会ガバナンス記録の主要な管理責任者を務め、OPMAおよびUIPAの法定義務への準拠を支援する
- 議題と公開通知を作成し、会議の運営、会場、ケータリング、備品、技術面のニーズを調整する
- 対面およびオンライン会議への参加を手配し、音声・映像その他の技術的問題を解決する
- 理事会および委員会の会議に出席し、公式議事録を作成、確定、公開する
- 公開に必要な音声・映像記録を作成し、安全な内部保管を行う
- 署名済みの理事会決議および条例の検索可能なアーカイブを維持する
- 理事会メンバーの着任・退任手続きを調整し、オリエンテーション、ガバナンス研修、開示事項を含めて対応する
- エグゼクティブディレクターのカレンダー、予定、会議、出張を管理する
- 受電および来訪者を確認し、発生した対応事項を適切な担当者に振り分ける
- 出張費の精算、会議手当、日当の支払いを処理する
- 認定UIPA記録官の代理担当者を務め、GRAMA請求を管理する
- 関連組織および委員会の管理調整を行う
- 報告書および電子連絡文書を作成・編集する
- 政府関係者および民間部門のパートナーを迎え、支援する
- UIPAの使命と業務に関連する州議会の会期を監視する
応募要件
- 経営学、コミュニケーション学、行政学または関連分野の学士号が望ましい
- エグゼクティブ向け管理支援の経験が5年以上あり、ユタ州または地方政府機関での経験が望ましい
- 採用後90日以内にユタ州公文書館記録官認定を取得し、維持すること
- ユタ州公証人資格を有するか、90日以内に取得できることが望ましい
- ユタ州の法令および行政規則に関する実務知識
- 優れたビジネスライティング能力
- ハイブリッド会議の設定・運営経験
- ZoomやGoogle Meetなどのビデオ会議ツールの使用能力
- 音声・映像機器の問題を基本的に診断できる能力
- OPMA、UIPA法令、GRAMA上の義務、議事手続きに関する深い知識
- オフィス生産性ソフトウェア、Google Workspace、文書管理システム、ウェブ公開ツールの高度なスキル
- 当局に影響する議会会期と法律を監視できる能力
- 機密情報や慎重な取り扱いを要する情報を適切に管理する慎重さ
- 標準勤務時間外に時折勤務する意思
- 必要に応じて限られた範囲で出張できること
- 速やかなタイピングとコンピューターを効果的に操作する能力
- 長時間の理事会会議中も座位または静止姿勢を維持できること
福利厚生
- UIPAが高免責額医療保険の保険料を全額負担
- UIPAが従来型医療保険の保険料の少なくとも91％を負担
- 雇用主によるHSA拠出金が年間最低1,298ドル
- ユタ退職制度の年金および401(k)の選択肢
- ユタ退職制度を通じた401(k)マッチング
- 館内フィットネスセンターの利用
- 有給駐車場
- 有給休日13日
- 充実した休暇および病気休暇
- 従業員支援プログラム
- ハイブリッド勤務が可能で、限定的なテレワークに対応
- 専門能力開発の機会と明確なキャリア progression
- 世代を超えた影響をもたらすプロジェクトと、イノベーションを重視する文化