Utah Inland Port Authority mengembangkan infrastruktur dan strategi logistik yang dirancang untuk mendukung pertumbuhan ekonomi berkelanjutan di seluruh Utah. Didirikan pada 2018, organisasi pemerintah ini bekerja sama dengan masyarakat setempat untuk memperkuat peran Utah dalam industri global, sambil mempertimbangkan dampak jangka panjang terhadap lingkungan dan kualitas hidup. Kegiatannya memadukan perencanaan logistik, kemajuan teknologi, akuntabilitas, dan kepedulian terhadap lingkungan.
Sekretaris Dewan dan Asisten Eksekutif, Otoritas Pelabuhan Darat Utah Hibrida
Mendukung tata kelola dan operasional eksekutif Otoritas Pelabuhan Darat Utah melalui administrasi dewan, koordinasi rapat, penjadwalan, dan kepatuhan pencatatan. Mengelola pemberitahuan wajib, dokumentasi resmi, dukungan pemangku kepentingan, serta tanggung jawab pencatatan terkait GRAMA.
Deskripsi
- Memberikan dukungan administratif rahasia tingkat senior kepada Direktur Eksekutif, Dewan Direksi UIPA, dan tim kepemimpinan
- Bertindak sebagai pemegang utama catatan tata kelola dewan dan mendukung kepatuhan terhadap kewajiban hukum OPMA dan UIPA
- Menyiapkan agenda dan pemberitahuan publik, serta mengoordinasikan logistik rapat, fasilitas, katering, perlengkapan, dan kebutuhan teknis
- Mengatur partisipasi untuk rapat tatap muka dan virtual serta menyelesaikan masalah audio, video, dan teknis lainnya
- Menghadiri rapat dewan dan komite serta menyiapkan, menyelesaikan, dan menerbitkan notulen resmi
- Membuat rekaman audio dan video yang diwajibkan untuk publikasi serta penyimpanan internal yang aman
- Memelihara arsip resolusi dan peraturan dewan yang telah ditandatangani dan dapat ditelusuri
- Mengoordinasikan proses orientasi dan pemberhentian anggota dewan, termasuk orientasi, pelatihan tata kelola, dan pengungkapan
- Mengelola kalender, janji temu, rapat, dan pengaturan perjalanan Direktur Eksekutif
- Menyaring panggilan masuk dan pengunjung serta meneruskan tindak lanjut yang dihasilkan kepada personel yang sesuai
- Memproses penggantian biaya perjalanan, honor rapat, dan pembayaran uang harian
- Bertindak sebagai Pejabat Catatan UIPA bersertifikat pengganti dan mengelola permintaan GRAMA
- Memberikan koordinasi administratif untuk organisasi anak dan komite
- Menyiapkan dan menyunting laporan serta komunikasi elektronik
- Menyambut dan mendukung perwakilan pemerintah serta mitra sektor swasta
- Memantau sidang legislatif negara bagian yang relevan dengan mandat dan operasional UIPA
Persyaratan
- Gelar sarjana dalam administrasi bisnis, komunikasi, administrasi publik, atau bidang terkait diutamakan
- Sedikitnya lima tahun pengalaman memberikan dukungan administratif eksekutif, diutamakan pada organisasi pemerintah negara bagian atau pemerintah daerah Utah
- Memperoleh dan mempertahankan Sertifikasi Pejabat Catatan Arsip Negara Bagian Utah dalam 90 hari sejak mulai bekerja
- Komisi Notaris Publik Utah, atau kemampuan untuk memperolehnya dalam 90 hari, diutamakan
- Pengetahuan kerja tentang undang-undang dan peraturan administratif Utah
- Kemampuan menulis profesional yang kuat
- Pengalaman mengonfigurasi dan menjalankan rapat hibrida
- Menguasai alat rapat video seperti Zoom dan Google Meet
- Kemampuan dasar untuk mendiagnosis masalah peralatan audio dan visual
- Pengetahuan menyeluruh tentang OPMA, undang-undang UIPA, kewajiban GRAMA, dan tata cara parlementer
- Keterampilan tingkat lanjut dalam perangkat lunak produktivitas kantor, Google Workspace, sistem manajemen dokumen, dan alat penerbitan web
- Kemampuan memantau sidang legislatif dan undang-undang yang memengaruhi otoritas
- Mampu menjaga kerahasiaan dalam menangani informasi rahasia dan sensitif
- Bersedia bekerja sesekali di luar jam kerja standar
- Kemampuan bepergian secara terbatas sesuai kebutuhan
- Mampu mengetik dengan cepat dan mengoperasikan komputer secara efektif
- Mampu tetap duduk atau tidak berpindah tempat selama rapat dewan yang panjang
Tunjangan
- UIPA menanggung seluruh premi untuk paket kesehatan dengan deductible tinggi
- UIPA menanggung sedikitnya 91% premi untuk paket medis tradisional
- Kontribusi HSA dari pemberi kerja sedikitnya $1.298 per tahun
- Pilihan pensiun dan 401(k) melalui Utah Retirement Systems
- Pencocokan kontribusi 401(k) melalui Utah Retirement Systems
- Akses ke pusat kebugaran di lokasi
- Parkir berbayar
- 13 hari libur berbayar
- Cuti tahunan dan cuti sakit yang besar
- Program Bantuan Karyawan
- Kelayakan kerja hibrida dengan telekerja terbatas
- Kesempatan pengembangan profesional dan jalur karier yang jelas
- Proyek yang berdampak lintas generasi dan budaya yang berfokus pada inovasi