Utah Inland Port Authority utvikler logistikkinfrastruktur og strategier som skal støtte bærekraftig økonomisk vekst i hele Utah. Den offentlige organisasjonen ble grunnlagt i 2018 og samarbeider med lokalsamfunn for å styrke delstatens rolle i global industri, samtidig som langsiktige miljø- og livskvalitetshensyn ivaretas. Arbeidet kombinerer logistikkplanlegging, teknologisk utvikling, ansvarlighet og miljøforvaltning.
Styresekretær og administrativ assistent for direktøren, Utah Inland Port Authority, hybrid
Støtt Utah Inland Port Authoritys styring og ledelsesarbeid gjennom styreadministrasjon, møtekoordinering, planlegging og etterlevelse av arkivkrav. Håndter lovpålagte varsler, offisiell dokumentasjon, støtte til interessenter og ansvar for GRAMA-relaterte arkiver.
Beskrivelse
- Gi konfidensiell administrativ støtte på seniornivå til administrerende direktør, UIPA-styret og ledergruppen
- Være hovedansvarlig for styrets styringsarkiver og støtte etterlevelse av OPMA og UIPA-lovpålagte forpliktelser
- Utarbeide agendaer og offentlige varsler samt koordinere møtelogistikk, lokaler, bevertning, utstyr og tekniske behov
- Tilrettelegge for deltakelse i fysiske og virtuelle møter og løse problemer med lyd, video og annet teknisk utstyr
- Delta i styre- og komitémøter samt utarbeide, ferdigstille og publisere offisielle møtereferater
- Opprette nødvendige lyd- og videoopptak for offentliggjøring og sikker intern arkivering
- Vedlikeholde et søkbart arkiv over signerte styrevedtak og forordninger
- Koordinere introduksjon og fratreden for styremedlemmer, inkludert orientering, styringsopplæring og opplysningsskjemaer
- Administrere administrerende direktørs kalender, avtaler, møter og reiseplaner
- Sile innkommende samtaler og besøkende og videresende påfølgende oppgaver til riktig personell
- Behandle refusjon av reiseutgifter, møtegodtgjørelser og dagpenger
- Være sertifisert stedfortreder for UIPA-arkivansvarlig og håndtere GRAMA-forespørsler
- Gi administrativ koordinering for datterselskaper og komiteer
- Utarbeide og redigere rapporter og elektronisk kommunikasjon
- Ta imot og støtte myndighetsrepresentanter og partnere i privat sektor
- Følge delstatlige lovgivningssesjoner som er relevante for UIPA-mandatet og driften
Krav
- Bachelorgrad i bedriftsadministrasjon, kommunikasjon, offentlig administrasjon eller et beslektet fagområde er ønskelig
- Minst fem års erfaring med administrativ støtte til ledere, helst fra en delstatlig eller lokal offentlig virksomhet i Utah
- Må oppnå og beholde sertifisering som arkivansvarlig fra Utah State Archives innen 90 dager etter ansettelse
- Autorisasjon som notar i Utah, eller mulighet til å få slik autorisasjon innen 90 dager, er ønskelig
- Arbeidskunnskap om Utahs lover og administrative regler
- Svært gode ferdigheter i profesjonell skriftlig kommunikasjon
- Erfaring med å konfigurere og gjennomføre hybridmøter
- Gode ferdigheter i videomøteverktøy som Zoom og Google Meet
- Grunnleggende evne til å diagnostisere problemer med lyd- og bildeutstyr
- Grundig kjennskap til OPMA, UIPA-lover, GRAMA-forpliktelser og parlamentarisk prosedyre
- Avanserte ferdigheter i kontorproduktivitetsprogramvare, Google Workspace, dokumenthåndteringssystemer og verktøy for nettpublisering
- Evne til å følge lovgivningssesjoner og lover som påvirker myndigheten
- Diskresjon ved håndtering av konfidensiell og sensitiv informasjon
- Villighet til å arbeide utenfor vanlig arbeidstid ved behov
- Evne til å reise i begrenset omfang ved behov
- Evne til å skrive raskt og bruke datamaskiner effektivt
- Evne til å sitte eller være stasjonær under lengre styremøter
Fordeler
- UIPA dekker hele premien for sin helseforsikring med høy egenandel
- UIPA dekker minst 91 prosent av premiene for tradisjonelle helseforsikringer
- Minst 1 298 dollar per år i arbeidsgiverbetalte HSA-bidrag
- Pensjons- og 401(k)-alternativer gjennom Utah Retirement Systems
- 401(k)-matching gjennom Utah Retirement Systems
- Tilgang til et treningssenter på arbeidsplassen
- Betalt parkering
- 13 betalte helligdager
- Gunstig ferie- og sykefraværsordning
- Program for medarbeiderstøtte
- Mulighet for hybridarbeid med begrenset fjernarbeid
- Muligheter for faglig utvikling og tydelige karriereveier
- Prosjekter med betydning på tvers av generasjoner og en innovasjonsorientert kultur