Utah Inland Port Authority rozwija infrastrukturę logistyczną i strategie mające wspierać zrównoważony wzrost gospodarczy w całym stanie Utah. Założona w 2018 roku organizacja rządowa współpracuje z lokalnymi społecznościami, wzmacniając rolę stanu w globalnej gospodarce, a jednocześnie uwzględniając długoterminowy wpływ na środowisko i jakość życia. Jej działalność łączy planowanie logistyczne, rozwój technologiczny, rozliczalność i dbałość o środowisko.
Sekretarz zarządu i asystent wykonawczy, Urząd Portu Śródlądowego Utah, praca hybrydowa
Wsparcie zarządzania i działalności wykonawczej Urzędu Portu Śródlądowego Utah poprzez administrację zarządu, koordynację posiedzeń, planowanie oraz zgodność z wymogami dotyczącymi dokumentacji. Obsługa ustawowych zawiadomień, oficjalnej dokumentacji, wsparcia interesariuszy i obowiązków związanych z dokumentacją w ramach GRAMA.
Opis
- Zapewnianie poufnego wsparcia administracyjnego na wysokim szczeblu dyrektorowi wykonawczemu, zarządowi UIPA i zespołowi kierowniczemu
- Pełnienie funkcji głównego opiekuna dokumentacji dotyczącej zarządzania zarządem oraz wspieranie zgodności z OPMA i ustawowymi obowiązkami UIPA
- Przygotowywanie porządków obrad i zawiadomień publicznych oraz koordynowanie logistyki posiedzeń, pomieszczeń, cateringu, materiałów i potrzeb technicznych
- Organizowanie udziału w posiedzeniach stacjonarnych i wirtualnych oraz rozwiązywanie problemów z dźwiękiem, obrazem i innymi kwestiami technicznymi
- Uczestniczenie w posiedzeniach zarządu i komisji oraz przygotowywanie, finalizowanie i publikowanie oficjalnych protokołów
- Tworzenie wymaganych nagrań audio i wideo do publicznego udostępnienia oraz bezpiecznego przechowywania wewnętrznego
- Prowadzenie przeszukiwalnego archiwum podpisanych uchwał i rozporządzeń zarządu
- Koordynowanie procesów wdrażania i odejścia członków zarządu, w tym orientacji, szkoleń z zakresu zarządzania i ujawnień
- Zarządzanie kalendarzem, spotkaniami, naradami i podróżami dyrektora wykonawczego
- Obsługiwanie połączeń przychodzących i odwiedzających oraz przekazywanie wynikających z tego zadań odpowiednim pracownikom
- Przetwarzanie zwrotów kosztów podróży, wynagrodzeń za udział w posiedzeniach i diet
- Pełnienie funkcji zastępcy certyfikowanego urzędnika UIPA ds. dokumentacji oraz obsługa wniosków GRAMA
- Zapewnianie koordynacji administracyjnej organizacjom zależnym i komisjom
- Przygotowywanie i redagowanie raportów oraz komunikacji elektronicznej
- Witanie i wspieranie przedstawicieli administracji publicznej oraz partnerów z sektora prywatnego
- Monitorowanie sesji legislacyjnych stanu istotnych dla mandatu i działalności UIPA
Wymagania
- Preferowane wykształcenie wyższe pierwszego stopnia w zakresie administracji biznesowej, komunikacji, administracji publicznej lub pokrewnej dziedziny
- Co najmniej pięć lat doświadczenia we wsparciu administracyjnym kadry kierowniczej, najlepiej w organizacji administracji stanowej Utah lub samorządu lokalnego
- Uzyskanie i utrzymanie certyfikatu urzędnika ds. dokumentacji Archiwów Stanu Utah w ciągu 90 dni od zatrudnienia
- Preferowana licencja notariusza publicznego stanu Utah lub możliwość jej uzyskania w ciągu 90 dni
- Praktyczna znajomość przepisów i zasad administracyjnych stanu Utah
- Bardzo dobre umiejętności pisania zawodowego
- Doświadczenie w konfigurowaniu i prowadzeniu posiedzeń hybrydowych
- Biegłość w korzystaniu z narzędzi do spotkań wideo, takich jak Zoom i Google Meet
- Podstawowa umiejętność diagnozowania problemów ze sprzętem audio i wideo
- Dogłębna znajomość OPMA, przepisów UIPA, obowiązków wynikających z GRAMA i procedury parlamentarnej
- Zaawansowana znajomość oprogramowania biurowego, Google Workspace, systemów zarządzania dokumentami i narzędzi do publikacji internetowej
- Umiejętność monitorowania sesji legislacyjnych i przepisów wpływających na działalność urzędu
- Dyskrecja w obchodzeniu się z informacjami poufnymi i wrażliwymi
- Gotowość do okazjonalnej pracy poza standardowymi godzinami
- Możliwość odbywania ograniczonych podróży w razie potrzeby
- Umiejętność szybkiego pisania na klawiaturze i sprawnej obsługi komputera
- Zdolność do pozostawania w pozycji siedzącej lub nieruchomej podczas długich posiedzeń zarządu
Benefity
- UIPA pokrywa pełną składkę za plan zdrowotny z wysokim udziałem własnym
- UIPA pokrywa co najmniej 91% składek za tradycyjne plany medyczne
- Co najmniej 1 298 dolarów rocznych wpłat pracodawcy na HSA
- System emerytalny Utah oraz opcje 401(k)
- Dopłaty do 401(k) za pośrednictwem systemu emerytalnego Utah
- Dostęp do znajdującego się na miejscu centrum fitness
- Płatny parking
- 13 płatnych dni świątecznych
- Wymiarowy urlop wypoczynkowy i chorobowy
- Program pomocy pracownikom
- Możliwość pracy hybrydowej z ograniczoną pracą zdalną
- Możliwości rozwoju zawodowego i jasno określona ścieżka kariery
- Projekty mające wpływ na przyszłe pokolenia oraz kultura skoncentrowana na innowacjach