Utah Inland Port Authority พัฒนาโครงสร้างพื้นฐานและกลยุทธ์ด้านโลจิสติกส์เพื่อสนับสนุนการเติบโตทางเศรษฐกิจอย่างยั่งยืนทั่วรัฐยูทาห์ องค์กรภาครัฐแห่งนี้ก่อตั้งขึ้นในปี 2018 และทำงานร่วมกับชุมชนท้องถิ่นเพื่อเสริมบทบาทของรัฐในอุตสาหกรรมระดับโลก โดยคำนึงถึงผลกระทบระยะยาวต่อสิ่งแวดล้อมและคุณภาพชีวิต การดำเนินงานครอบคลุมการวางแผนด้านโลจิสติกส์ ความก้าวหน้าทางเทคโนโลยี ความรับผิดชอบตรวจสอบได้ และการดูแลสิ่งแวดล้อม
เลขานุการคณะกรรมการและผู้ช่วยฝ่ายบริหาร องค์การท่าเรือบกยูทาห์ — ทำงานแบบผสมผสาน
สนับสนุนการกำกับดูแลและการดำเนินงานของผู้บริหารองค์การท่าเรือบกยูทาห์ผ่านการบริหารงานคณะกรรมการ การประสานงานประชุม การจัดตารางเวลา และการปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านเอกสาร ดูแลประกาศตามกฎหมาย เอกสารทางการ การสนับสนุนผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และหน้าที่เกี่ยวกับเอกสารตาม GRAMA
รายละเอียด
- ให้การสนับสนุนด้านธุรการระดับอาวุโสและเป็นความลับแก่ผู้อำนวยการบริหาร คณะกรรมการบริหาร UIPA และทีมผู้นำ
- ทำหน้าที่เป็นผู้ดูแลหลักของเอกสารการกำกับดูแลคณะกรรมการ และสนับสนุนการปฏิบัติตาม OPMA และภาระหน้าที่ตามกฎหมายของ UIPA
- จัดทำระเบียบวาระและประกาศสาธารณะ พร้อมประสานงานด้านสถานที่ อาหารว่างและอาหารเลี้ยงรับรอง วัสดุอุปกรณ์ และความต้องการด้านเทคนิคสำหรับการประชุม
- จัดการการเข้าร่วมประชุมทั้งแบบพบหน้าและแบบออนไลน์ พร้อมแก้ไขปัญหาเสียง ภาพ และปัญหาทางเทคนิคอื่น ๆ
- เข้าร่วมการประชุมคณะกรรมการและคณะอนุกรรมการ จัดทำ ตรวจทานขั้นสุดท้าย และเผยแพร่รายงานการประชุมอย่างเป็นทางการ
- จัดทำบันทึกเสียงและวิดีโอตามที่กำหนดเพื่อเผยแพร่ต่อสาธารณะและจัดเก็บเป็นเอกสารภายในอย่างปลอดภัย
- ดูแลคลังเอกสารที่ค้นหาได้ของมติและข้อบัญญัติคณะกรรมการที่ลงนามแล้ว
- ประสานงานกระบวนการเริ่มงานและพ้นจากตำแหน่งของสมาชิกคณะกรรมการ รวมถึงการปฐมนิเทศ การฝึกอบรมด้านการกำกับดูแล และการเปิดเผยข้อมูล
- บริหารปฏิทิน นัดหมาย การประชุม และการเดินทางของผู้อำนวยการบริหาร
- คัดกรองสายโทรเข้าและผู้มาติดต่อ พร้อมส่งต่องานที่ต้องดำเนินการให้บุคลากรที่เหมาะสม
- ดำเนินการเบิกคืนค่าใช้จ่ายการเดินทาง เบี้ยประชุม และเงินเบี้ยเลี้ยงรายวัน
- ทำหน้าที่เป็นเจ้าหน้าที่จัดการเอกสาร UIPA สำรองที่ได้รับการรับรอง และดูแลคำขอตาม GRAMA
- ให้การประสานงานด้านธุรการแก่องค์กรย่อยและคณะกรรมการต่าง ๆ
- จัดทำและแก้ไขรายงานรวมถึงการสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์
- ต้อนรับและสนับสนุนผู้แทนหน่วยงานรัฐและพันธมิตรภาคเอกชน
- ติดตามสมัยประชุมสภานิติบัญญัติของรัฐที่เกี่ยวข้องกับพันธกิจและการดำเนินงานของ UIPA
คุณสมบัติ
- ต้องการวุฒิปริญญาตรีด้านบริหารธุรกิจ การสื่อสาร รัฐประศาสนศาสตร์ หรือสาขาที่เกี่ยวข้อง
- มีประสบการณ์สนับสนุนงานธุรการระดับผู้บริหารอย่างน้อยห้าปี โดยพิจารณาเป็นพิเศษหากมีประสบการณ์กับหน่วยงานรัฐหรือองค์กรปกครองส่วนท้องถิ่นในรัฐยูทาห์
- ได้รับและรักษาใบรับรองเจ้าหน้าที่จัดการเอกสารของหอจดหมายเหตุแห่งรัฐยูทาห์ภายใน 90 วันนับจากวันที่เริ่มงาน
- หากมีใบอนุญาตโนตารีพับลิกแห่งรัฐยูทาห์ หรือสามารถขอรับใบอนุญาตได้ภายใน 90 วัน จะได้รับการพิจารณาเป็นพิเศษ
- มีความรู้ในการปฏิบัติงานเกี่ยวกับกฎหมายและกฎระเบียบทางปกครองของรัฐยูทาห์
- มีทักษะการเขียนเชิงวิชาชีพที่ดี
- มีประสบการณ์ในการกำหนดค่าและดำเนินการประชุมแบบผสมผสาน
- ใช้เครื่องมือประชุมทางวิดีโอ เช่น Zoom และ Google Meet ได้อย่างชำนาญ
- มีความสามารถเบื้องต้นในการวิเคราะห์ปัญหาอุปกรณ์เสียงและภาพ
- มีความรู้เป็นอย่างดีเกี่ยวกับ OPMA กฎหมายของ UIPA ภาระหน้าที่ตาม GRAMA และกระบวนการพิจารณาของรัฐสภา
- มีทักษะขั้นสูงในการใช้ซอฟต์แวร์สำนักงาน Google Workspace ระบบจัดการเอกสาร และเครื่องมือเผยแพร่บนเว็บ
- สามารถติดตามสมัยประชุมสภานิติบัญญัติและกฎหมายที่ส่งผลต่อองค์การ
- ใช้ดุลยพินิจในการจัดการข้อมูลที่เป็นความลับและละเอียดอ่อน
- ยินดีทำงานนอกเวลาทำการมาตรฐานเป็นครั้งคราว
- สามารถเดินทางได้ในขอบเขตจำกัดตามความจำเป็น
- พิมพ์งานได้รวดเร็วและใช้คอมพิวเตอร์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
- สามารถนั่งหรืออยู่กับที่เป็นเวลานานในการประชุมคณะกรรมการ
สวัสดิการ
- UIPA จ่ายเบี้ยประกันเต็มจำนวนสำหรับแผนประกันสุขภาพแบบหักลดหย่อนสูง
- UIPA จ่ายเบี้ยประกันอย่างน้อย 91% สำหรับแผนประกันสุขภาพแบบดั้งเดิม
- เงินสมทบ HSA จากนายจ้างอย่างน้อย 1,298 ดอลลาร์ต่อปี
- ทางเลือกเงินบำนาญและ 401(k) ผ่านระบบเกษียณอายุแห่งรัฐยูทาห์
- การสมทบเงินใน 401(k) ผ่านระบบเกษียณอายุแห่งรัฐยูทาห์
- ใช้ศูนย์ออกกำลังกายในสถานที่ทำงานได้
- ที่จอดรถแบบชำระเงิน
- วันหยุดนักขัตฤกษ์โดยได้รับค่าจ้าง 13 วัน
- วันลาพักร้อนและลาป่วยจำนวนมาก
- โครงการช่วยเหลือพนักงาน
- มีสิทธิ์ทำงานแบบผสมผสานพร้อมการทำงานทางไกลในขอบเขตจำกัด
- โอกาสพัฒนาวิชาชีพและเส้นทางความก้าวหน้าในอาชีพที่ชัดเจน
- โครงการที่สร้างผลกระทบข้ามรุ่นและวัฒนธรรมองค์กรที่มุ่งเน้นนวัตกรรม