Η Utah Inland Port Authority αναπτύσσει υποδομές και στρατηγικές εφοδιαστικής με στόχο τη στήριξη της βιώσιμης οικονομικής ανάπτυξης σε ολόκληρη τη Γιούτα. Ο κυβερνητικός οργανισμός, που ιδρύθηκε το 2018, συνεργάζεται με τις τοπικές κοινότητες για να ενισχύσει τον ρόλο της πολιτείας στην παγκόσμια βιομηχανία, λαμβάνοντας παράλληλα υπόψη τις μακροπρόθεσμες επιπτώσεις στο περιβάλλον και στην ποιότητα ζωής. Το έργο του συνδυάζει τον σχεδιασμό εφοδιαστικής, την τεχνολογική πρόοδο, τη λογοδοσία και την περιβαλλοντική διαχείριση.
Γραμματέας Διοικητικού Συμβουλίου και Εκτελεστικός Βοηθός, Αρχή Εσωτερικού Λιμένα της Γιούτα, Υβριδική Εργασία
Υποστήριξη της εταιρικής διακυβέρνησης και των εκτελεστικών λειτουργιών της Αρχής Εσωτερικού Λιμένα της Γιούτα μέσω διοίκησης του διοικητικού συμβουλίου, συντονισμού συνεδριάσεων, προγραμματισμού και συμμόρφωσης αρχείων. Διαχείριση θεσμικών ειδοποιήσεων, επίσημης τεκμηρίωσης, υποστήριξη ενδιαφερόμενων μερών και αρμοδιοτήτων αρχείων που σχετίζονται με το GRAMA.
Περιγραφή
- Παροχή εμπιστευτικής, ανώτερου επιπέδου διοικητικής υποστήριξης στον Εκτελεστικό Διευθυντή, το Διοικητικό Συμβούλιο της UIPA και την ομάδα ηγεσίας
- Ενεργείτε ως κύριος θεματοφύλακας των αρχείων εταιρικής διακυβέρνησης του συμβουλίου και υποστηρίζετε τη συμμόρφωση με το OPMA και τις θεσμικές υποχρεώσεις της UIPA
- Προετοιμάζετε ημερήσιες διατάξεις και δημόσιες ειδοποιήσεις και συντονίζετε την υλικοτεχνική υποστήριξη, τις εγκαταστάσεις, την τροφοδοσία, τα εφόδια και τις τεχνικές ανάγκες των συνεδριάσεων
- Οργανώνετε τη συμμετοχή σε δια ζώσης και εικονικές συνεδριάσεις και επιλύετε προβλήματα ήχου, εικόνας και άλλα τεχνικά ζητήματα
- Παρακολουθείτε συνεδριάσεις του συμβουλίου και των επιτροπών και προετοιμάζετε, οριστικοποιείτε και δημοσιεύετε τα επίσημα πρακτικά
- Δημιουργείτε τις απαιτούμενες ηχογραφήσεις και βιντεοσκοπήσεις για δημόσια κυκλοφορία και ασφαλή εσωτερική τήρηση αρχείων
- Διατηρείτε searchable αρχείο υπογεγραμμένων αποφάσεων και κανονισμών του συμβουλίου
- Συντονίζετε τις διαδικασίες ένταξης και αποχώρησης μελών του συμβουλίου, συμπεριλαμβανομένου του προσανατολισμού, της εκπαίδευσης στη διακυβέρνηση και των γνωστοποιήσεων
- Διαχειρίζεστε το ημερολόγιο, τα ραντεβού, τις συνεδριάσεις και τις ταξιδιωτικές ρυθμίσεις του Εκτελεστικού Διευθυντή
- Ελέγχετε τις εισερχόμενες κλήσεις και τους επισκέπτες και διαβιβάζετε τα σχετικά σημεία ενεργειών στο αρμόδιο προσωπικό
- Επεξεργάζεστε επιστροφές ταξιδιωτικών εξόδων, αποζημιώσεις συνεδριάσεων και ημερήσιες αποζημιώσεις
- Ενεργείτε ως αναπληρωτής πιστοποιημένος Υπεύθυνος Αρχείων της UIPA και διαχειρίζεστε αιτήματα GRAMA
- Παρέχετε διοικητικό συντονισμό σε θυγατρικούς οργανισμούς και επιτροπές
- Προετοιμάζετε και επιμελείστε αναφορές και ηλεκτρονικές επικοινωνίες
- Υποδέχεστε και υποστηρίζετε κυβερνητικούς εκπροσώπους και συνεργάτες του ιδιωτικού τομέα
- Παρακολουθείτε τις συνεδριάσεις του πολιτειακού νομοθετικού σώματος που σχετίζονται με την εντολή και τις λειτουργίες της UIPA
Απαιτήσεις
- Προτιμάται πτυχίο στη διοίκηση επιχειρήσεων, τις επικοινωνίες, τη δημόσια διοίκηση ή συναφή κλάδο
- Τουλάχιστον πέντε έτη εμπειρίας σε εκτελεστική διοικητική υποστήριξη, κατά προτίμηση σε πολιτειακό ή τοπικό κυβερνητικό οργανισμό της Γιούτα
- Απόκτηση και διατήρηση πιστοποίησης Υπευθύνου Αρχείων των Πολιτειακών Αρχείων της Γιούτα εντός 90 ημερών από την πρόσληψη
- Προτιμάται προμήθεια συμβολαιογράφου της Γιούτα ή δυνατότητα απόκτησής της εντός 90 ημερών
- Πρακτική γνώση της νομοθεσίας και των διοικητικών κανόνων της Γιούτα
- Ισχυρές δεξιότητες επαγγελματικής γραφής
- Εμπειρία στη διαμόρφωση και διεξαγωγή υβριδικών συνεδριάσεων
- Εξοικείωση με εργαλεία βιντεοσυνεδριάσεων όπως Zoom και Google Meet
- Βασική ικανότητα διάγνωσης προβλημάτων εξοπλισμού ήχου και εικόνας
- Άριστη γνώση του OPMA, της νομοθεσίας της UIPA, των υποχρεώσεων GRAMA και της κοινοβουλευτικής διαδικασίας
- Προχωρημένες δεξιότητες σε λογισμικό παραγωγικότητας γραφείου, Google Workspace, συστήματα διαχείρισης εγγράφων και εργαλεία διαδικτυακής δημοσίευσης
- Ικανότητα παρακολούθησης νομοθετικών συνεδριάσεων και νόμων που επηρεάζουν την αρχή
- Διακριτικότητα στον χειρισμό εμπιστευτικών και ευαίσθητων πληροφοριών
- Προθυμία περιστασιακής εργασίας εκτός του κανονικού ωραρίου
- Ικανότητα περιορισμένων ταξιδιών όταν χρειάζεται
- Ικανότητα γρήγορης πληκτρολόγησης και αποτελεσματικής χρήσης υπολογιστών
- Ικανότητα παραμονής σε καθιστή ή σταθερή θέση για παρατεταμένες συνεδριάσεις του συμβουλίου
Παροχές
- Η UIPA καλύπτει ολόκληρο το ασφάλιστρο του προγράμματος υγείας υψηλής απαλλαγής
- Η UIPA καλύπτει τουλάχιστον το 91% των ασφαλίστρων των παραδοσιακών ιατρικών προγραμμάτων
- Τουλάχιστον 1.298 δολάρια ετησίως σε εργοδοτικές εισφορές σε HSA
- Συνταξιοδοτικές επιλογές και επιλογές 401(k) μέσω των Retirement Systems της Γιούτα
- Αντιστοίχιση εισφορών 401(k) μέσω των Retirement Systems της Γιούτα
- Πρόσβαση σε γυμναστήριο στις εγκαταστάσεις
- Πληρωμένος χώρος στάθμευσης
- 13 αμειβόμενες αργίες
- Γενναιόδωρη άδεια διακοπών και ασθενείας
- Πρόγραμμα βοήθειας εργαζομένων
- Δυνατότητα υβριδικής εργασίας με περιορισμένη τηλεργασία
- Ευκαιρίες επαγγελματικής ανάπτυξης και καθορισμένη εξέλιξη σταδιοδρομίας
- Έργα με διαγενεακό αντίκτυπο και κουλτούρα προσανατολισμένη στην καινοτομία