Utah Inland Port Authority развива логистична инфраструктура и стратегии, насочени към подпомагане на устойчивия икономически растеж в целия щат Юта. Основаната през 2018 г. държавна организация работи с местните общности за укрепване на ролята на щата в глобалната индустрия, като отчита дългосрочните въздействия върху околната среда и качеството на живот. Дейността ѝ съчетава логистическо планиране, технологичен напредък, отчетност и отговорно отношение към околната среда.
Секретар на управителния съвет и изпълнителен асистент, Utah Inland Port Authority – хибридна работа
Подпомагайте управлението и изпълнителните дейности на Utah Inland Port Authority чрез администриране на управителния съвет, координация на заседания, планиране и спазване на изискванията за документиране. Управлявайте законоустановени уведомления, официална документация, подкрепа за заинтересованите страни и отговорности по архивите, свързани с GRAMA.
Описание
- Предоставяне на поверителна административна подкрепа на високо ниво на изпълнителния директор, управителния съвет на UIPA и ръководния екип
- Изпълняване на ролята на основен пазител на записите за управлението на съвета и подпомагане на спазването на задълженията по OPMA и законовите задължения на UIPA
- Подготовка на дневен ред и публични уведомления и координиране на логистиката на заседанията, помещенията, кетъринга, консумативите и техническите нужди
- Организиране на участието в присъствени и виртуални заседания и отстраняване на проблеми със звука, видеото и друга техника
- Присъствие на заседанията на съвета и комитетите и подготовка, финализиране и публикуване на официални протоколи
- Създаване на необходимите аудио- и видеозаписи за публично публикуване и сигурно вътрешно съхранение
- Поддържане на архив с възможност за търсене на подписани решения и наредби на съвета
- Координиране на процесите по въвеждане и напускане на членове на съвета, включително ориентация, обучение по управление и декларации
- Администриране на календара, срещите, заседанията и пътуванията на изпълнителния директор
- Преглеждане на входящи обаждания и посетители и насочване на произтичащите задачи към подходящия персонал
- Обработване на възстановявания на пътни разходи, възнаграждения за участие в заседания и дневни плащания
- Изпълняване на ролята на резервен сертифициран служител на UIPA за архивите и управление на исканията по GRAMA
- Предоставяне на административна координация за дъщерни организации и комитети
- Подготовка и редактиране на отчети и електронна комуникация
- Посрещане и подпомагане на представители на държавни институции и партньори от частния сектор
- Наблюдение на сесиите на щатския законодателен орган, свързани с мандата и дейността на UIPA
Изисквания
- Предпочита се бакалавърска степен по бизнес администрация, комуникации, публична администрация или сродна дисциплина
- Най-малко пет години опит в изпълнителна административна подкрепа, за предпочитане в организация на щатското или местното управление на Юта
- Придобиване и поддържане на сертификат за служител по архивите на Държавния архив на Юта в рамките на 90 дни от назначаването
- Предпочита се правоспособност на нотариус в Юта или възможност за получаването ѝ в рамките на 90 дни
- Работни познания по законите и административните правила на Юта
- Силни умения за професионално писане
- Опит в конфигурирането и провеждането на хибридни заседания
- Владеене на инструменти за видеосрещи като Zoom и Google Meet
- Основна способност за диагностициране на проблеми със звуково и визуално оборудване
- Задълбочени познания по OPMA, законите на UIPA, задълженията по GRAMA и парламентарната процедура
- Напреднали умения с офис софтуер, Google Workspace, системи за управление на документи и инструменти за уебпубликуване
- Способност за наблюдение на законодателни сесии и закони, засягащи организацията
- Дискретност при работа с поверителна и чувствителна информация
- Готовност за периодична работа извън стандартното работно време
- Способност за ограничени пътувания при необходимост
- Способност за бързо писане и ефективна работа с компютри
- Способност за продължително седене или стоене неподвижно по време на заседания на съвета
Придобивки
- UIPA покрива изцяло премията за своя здравен план с висока самоучастие
- UIPA покрива най-малко 91% от премиите за традиционните медицински планове
- Най-малко 1298 USD годишни вноски от работодателя в HSA
- Пенсионни системи на Юта с възможности за пенсия и 401(k)
- Съответстващи вноски по 401(k) чрез пенсионните системи на Юта
- Достъп до фитнес център на място
- Платен паркинг
- 13 платени празнични дни
- Щедър платен отпуск и отпуск по болест
- Програма за подпомагане на служителите
- Възможност за хибридна работа с ограничена дистанционна работа
- Възможности за професионално развитие и ясно определено кариерно израстване
- Проекти с въздействие върху бъдещите поколения и култура, ориентирана към иновациите