Utah Inland Port Authority razvija logističku infrastrukturu i strategije osmišljene za poticanje održivog gospodarskog rasta u cijeloj saveznoj državi Utah. Vladina organizacija osnovana 2018. godine surađuje s lokalnim zajednicama kako bi ojačala ulogu savezne države u globalnoj industriji, uz istodobno razmatranje dugoročnih utjecaja na okoliš i kvalitetu života. Njezin rad objedinjuje logističko planiranje, tehnološki napredak, odgovornost i brigu o okolišu.
Tajnik uprave i izvršni asistent, Utah Inland Port Authority – hibridni rad
Podržavajte upravljanje i izvršno poslovanje organizacije Utah Inland Port Authority kroz administraciju uprave, koordinaciju sastanaka, raspoređivanje i usklađenost s pravilima o vođenju evidencija. Upravljajte zakonskim obavijestima, službenom dokumentacijom, podrškom dionicima i odgovornostima za evidencije povezane s propisom GRAMA.
Opis
- Pružati povjerljivu administrativnu podršku izvršnom direktoru, upravnom odboru UIPA-e i rukovodećem timu na višoj razini
- Biti primarni skrbnik evidencija upravljanja odborom i podržavati usklađenost s obvezama prema OPMA-i i zakonskim obvezama UIPA-e
- Pripremati dnevne redove i javne obavijesti te koordinirati logistiku sastanaka, prostorije, catering, potrepštine i tehničke potrebe
- Organizirati sudjelovanje na sastancima uživo i virtualnim sastancima te rješavati probleme sa zvukom, videom i drugom tehničkom opremom
- Prisustvovati sastancima uprave i odbora te pripremati, dovršavati i objavljivati službene zapisnike
- Izrađivati potrebne audio i videopriloge za javnu objavu i sigurno interno čuvanje evidencija
- Održavati arhivu potpisanih odluka i uredbi uprave koja se može pretraživati
- Koordinirati procese uvođenja i odlaska članova uprave, uključujući orijentaciju, obuku o upravljanju i objave podataka
- Upravljati kalendarom, terminima, sastancima i putovanjima izvršnog direktora
- Pregledavati dolazne pozive i posjetitelje te prosljeđivati povezane zadatke odgovarajućem osoblju
- Obrađivati povrate putnih troškova, naknade za sudjelovanje na sastancima i dnevnice
- Djelovati kao zamjenski certificirani službenik UIPA-e za evidencije i upravljati zahtjevima prema GRAMA-i
- Pružati administrativnu koordinaciju povezanim organizacijama i odborima
- Pripremati i uređivati izvješća i elektroničku komunikaciju
- Dočekivati i podržavati predstavnike vlasti i partnere iz privatnog sektora
- Pratiti zasjedanja državnog zakonodavnog tijela relevantna za mandat i poslovanje UIPA-e
Zahtjevi
- Poželjna je prvostupnička diploma iz poslovne administracije, komunikacija, javne uprave ili srodne discipline
- Najmanje pet godina iskustva u izvršnoj administrativnoj podršci, po mogućnosti u organizaciji državne ili lokalne uprave Utaha
- Steći i zadržati certifikat službenika za evidencije Državnog arhiva Utaha u roku od 90 dana od zaposlenja
- Poželjno je ovlaštenje javnog bilježnika u Utahu ili mogućnost njegova stjecanja u roku od 90 dana
- Radno poznavanje zakona i administrativnih pravila Utaha
- Izvrsne vještine profesionalnog pisanja
- Iskustvo u konfiguriranju i vođenju hibridnih sastanaka
- Poznavanje alata za videokonferencije kao što su Zoom i Google Meet
- Osnovna sposobnost dijagnosticiranja problema sa zvučnom i vizualnom opremom
- Temeljito poznavanje OPMA-e, zakona UIPA-e, obveza prema GRAMA-i i parlamentarne procedure
- Napredno poznavanje uredskog softvera, Google Workspacea, sustava za upravljanje dokumentima i alata za objavu na webu
- Sposobnost praćenja zakonodavnih zasjedanja i zakona koji utječu na organizaciju
- Diskrecija pri postupanju s povjerljivim i osjetljivim informacijama
- Spremnost na povremeni rad izvan standardnog radnog vremena
- Sposobnost ograničenog putovanja prema potrebi
- Sposobnost brzog tipkanja i učinkovitog rada na računalima
- Sposobnost dugotrajnog sjedenja ili mirovanja tijekom sastanaka uprave
Pogodnosti
- UIPA pokriva cijelu premiju svojeg zdravstvenog plana s visokim odbitkom
- UIPA pokriva najmanje 91 % premija tradicionalnih zdravstvenih planova
- Najmanje 1.298 USD godišnjih doprinosa poslodavca na HSA račun
- Mirovinski sustavi Utaha s opcijama mirovine i plana 401(k)
- Usklađivanje uplata u plan 401(k) putem Mirovinskih sustava Utaha
- Pristup fitness centru na lokaciji
- Plaćeno parkiranje
- 13 plaćenih blagdana
- Velikodušan godišnji odmor i bolovanje
- Program pomoći zaposlenicima
- Mogućnost hibridnog rada uz ograničen rad na daljinu
- Mogućnosti profesionalnog razvoja i jasno definirano napredovanje u karijeri
- Projekti s međugeneracijskim utjecajem i kultura usmjerena na inovacije