Utah Inland Port Authority utvecklar logistikinfrastruktur och strategier som är utformade för att stödja hållbar ekonomisk tillväxt i hela Utah. Den statliga organisationen grundades 2018 och samarbetar med lokalsamhällen för att stärka delstatens roll i den globala industrin, samtidigt som långsiktiga miljö- och livskvalitetsaspekter beaktas. Arbetet förenar logistikplanering, teknisk utveckling, ansvarsutkrävande och miljöansvar.
Styrelsesekreterare och verkställande assistent, Utah Inland Port Authority, hybrid
Stöd Utah Inland Port Authoritys styrning och den verkställande verksamheten genom styrelseadministration, möteskoordinering, schemaläggning och regelefterlevnad för arkiv. Hantera lagstadgade meddelanden, officiell dokumentation, stöd till intressenter och ansvar för register kopplade till GRAMA.
Beskrivning
- Ge konfidentiellt administrativt stöd på senior nivå till verkställande direktören, UIPA:s styrelse och ledningsgruppen
- Vara huvudansvarig för styrelsens styrningsregister och stödja efterlevnaden av OPMA samt UIPA:s lagstadgade skyldigheter
- Förbereda dagordningar och offentliga meddelanden samt samordna möteslogistik, lokaler, catering, förnödenheter och tekniska behov
- Ordna deltagande i möten på plats och virtuella möten samt lösa ljud-, video- och andra tekniska problem
- Delta i styrelse- och utskottsmöten samt förbereda, färdigställa och publicera officiella protokoll
- Skapa nödvändiga ljud- och videoinspelningar för offentlig publicering och säker intern dokumentation
- Upprätthålla ett sökbart arkiv över undertecknade styrelsebeslut och förordningar
- Samordna introduktion och avgång för styrelseledamöter, inklusive introduktion, styrningsutbildning och redovisningar
- Administrera den verkställande direktörens kalender, bokningar, möten och researrangemang
- Ta emot och sålla inkommande samtal och besökare samt vidarebefordra efterföljande åtgärdspunkter till rätt personal
- Hantera ersättningar för resekostnader, mötesarvoden och traktamenten
- Vara certifierad ersättare för UIPA:s registeransvarige och hantera GRAMA-förfrågningar
- Ge administrativ samordning åt dotterorganisationer och kommittéer
- Förbereda och redigera rapporter samt elektronisk kommunikation
- Välkomna och stödja myndighetsrepresentanter och samarbetspartner inom den privata sektorn
- Bevaka delstatliga lagstiftningssessioner som är relevanta för UIPA:s uppdrag och verksamhet
Krav
- Kandidatexamen i företagsekonomi, kommunikation, offentlig förvaltning eller ett närliggande ämne är meriterande
- Minst fem års erfarenhet av administrativt stöd åt chefer, helst inom en organisation inom delstatlig eller lokal förvaltning i Utah
- Ska erhålla och behålla certifiering som registeransvarig från Utah State Archives inom 90 dagar efter anställning
- En utnämning som notarius publicus i Utah, eller möjlighet att erhålla en sådan inom 90 dagar, är meriterande
- Arbetskunskap om Utahs lagar och administrativa regler
- Mycket god förmåga att skriva professionellt
- Erfarenhet av att konfigurera och genomföra hybridmöten
- God vana av videomötesverktyg som Zoom och Google Meet
- Grundläggande förmåga att diagnostisera problem med ljud- och bildutrustning
- Grundlig kunskap om OPMA, UIPA:s lagar, GRAMA-skyldigheter och parlamentariskt förfarande
- Avancerade kunskaper i kontorsprogram, Google Workspace, dokumenthanteringssystem och verktyg för webbpublicering
- Förmåga att bevaka lagstiftningssessioner och lagar som påverkar myndigheten
- Omdöme vid hantering av konfidentiell och känslig information
- Villighet att ibland arbeta utanför ordinarie arbetstid
- Förmåga att resa i begränsad omfattning vid behov
- Förmåga att skriva snabbt och använda datorer effektivt
- Förmåga att sitta eller vara stilla under längre styrelsemöten
Förmåner
- UIPA betalar hela premien för sin högkostnadsplan för sjukförsäkring
- UIPA betalar minst 91 procent av premierna för traditionella sjukförsäkringsplaner
- Minst 1 298 dollar per år i arbetsgivarbetalda HSA-inbetalningar
- Pensions- och 401(k)-alternativ genom Utah Retirement Systems
- 401(k)-matchning genom Utah Retirement Systems
- Tillgång till ett träningscenter på arbetsplatsen
- Betald parkering
- 13 betalda helgdagar
- Generös semester och sjukledighet
- Program för medarbetarstöd
- Möjlighet till hybridarbete med begränsat distansarbete
- Möjligheter till kompetensutveckling och tydliga karriärvägar
- Projekt med generationsöverskridande påverkan och en innovationsinriktad kultur