Utah Inland Port Authority sviluppa infrastrutture e strategie logistiche pensate per sostenere una crescita economica sostenibile in tutto lo Utah. Fondata nel 2018, l’organizzazione governativa collabora con le comunità locali per rafforzare il ruolo dello Stato nell’industria globale, tenendo conto degli effetti ambientali e sulla qualità della vita nel lungo periodo. Le sue attività combinano pianificazione logistica, innovazione tecnologica, responsabilità e tutela dell’ambiente.
Segretario del consiglio e assistente esecutivo, Autorità portuale interna dello Utah, modalità ibrida
Supportare la governance e le attività esecutive dell’Autorità portuale interna dello Utah attraverso l’amministrazione del consiglio, il coordinamento delle riunioni, la gestione dell’agenda e la conformità in materia di archivi. Gestire gli avvisi previsti dalla legge, la documentazione ufficiale, il supporto agli stakeholder e le responsabilità relative agli archivi ai sensi della GRAMA.
Descrizione
- Fornire supporto amministrativo riservato e di livello senior al direttore esecutivo, al consiglio di amministrazione dell’UIPA e al team dirigenziale
- Agire come principale custode degli archivi di governance del consiglio e supportare la conformità agli obblighi di legge dell’OPMA e dell’UIPA
- Preparare gli ordini del giorno e gli avvisi pubblici, e coordinare la logistica delle riunioni, le strutture, il catering, le forniture e le esigenze tecniche
- Organizzare la partecipazione a riunioni in presenza e virtuali e risolvere problemi audio, video e di altro tipo
- Partecipare alle riunioni del consiglio e dei comitati e preparare, finalizzare e pubblicare i verbali ufficiali
- Creare le registrazioni audio e video richieste per la divulgazione pubblica e la conservazione interna sicura
- Mantenere un archivio consultabile delle risoluzioni e delle ordinanze firmate dal consiglio
- Coordinare le procedure di ingresso e uscita dei membri del consiglio, inclusi orientamento, formazione sulla governance e dichiarazioni
- Gestire il calendario, gli appuntamenti, le riunioni e i viaggi del direttore esecutivo
- Filtrare le chiamate in arrivo e i visitatori, e indirizzare le azioni conseguenti al personale competente
- Elaborare i rimborsi delle spese di viaggio, i compensi per le riunioni e le indennità giornaliere
- Agire come responsabile certificato supplente degli archivi dell’UIPA e gestire le richieste ai sensi della GRAMA
- Fornire coordinamento amministrativo alle organizzazioni controllate e ai comitati
- Preparare e modificare relazioni e comunicazioni elettroniche
- Accogliere e supportare rappresentanti delle istituzioni e partner del settore privato
- Monitorare le sessioni legislative statali pertinenti al mandato e alle attività dell’UIPA
Requisiti
- È preferibile una laurea in amministrazione aziendale, comunicazione, amministrazione pubblica o una disciplina correlata
- Almeno cinque anni di esperienza nel supporto amministrativo dirigenziale, preferibilmente presso un’organizzazione governativa statale o locale dello Utah
- Ottenere e mantenere la certificazione di responsabile degli archivi degli Archivi di Stato dello Utah entro 90 giorni dall’assunzione
- È preferibile una nomina a notaio pubblico dello Utah o la capacità di ottenerla entro 90 giorni
- Conoscenza pratica delle leggi e delle norme amministrative dello Utah
- Ottime capacità di scrittura professionale
- Esperienza nella configurazione e nella gestione di riunioni ibride
- Padronanza di strumenti per riunioni video come Zoom e Google Meet
- Capacità di base di diagnosticare problemi delle apparecchiature audio e video
- Conoscenza approfondita dell’OPMA, delle leggi dell’UIPA, degli obblighi della GRAMA e della procedura parlamentare
- Competenze avanzate nell’uso di software di produttività d’ufficio, Google Workspace, sistemi di gestione documentale e strumenti di pubblicazione web
- Capacità di monitorare le sessioni legislative e le leggi che riguardano l’autorità
- Discrezione nella gestione di informazioni riservate e sensibili
- Disponibilità a lavorare occasionalmente al di fuori del normale orario di lavoro
- Disponibilità a viaggiare in misura limitata quando necessario
- Capacità di digitare rapidamente e utilizzare efficacemente i computer
- Capacità di rimanere seduti o fermi durante riunioni del consiglio prolungate
Benefit
- L’UIPA copre interamente il premio del proprio piano sanitario con franchigia elevata
- L’UIPA copre almeno il 91% dei premi dei piani sanitari tradizionali
- Almeno 1.298 dollari all’anno di contributi del datore di lavoro a un conto HSA
- Opzioni pensionistiche e 401(k) attraverso gli Utah Retirement Systems
- Contributi integrativi al 401(k) attraverso gli Utah Retirement Systems
- Accesso a un centro fitness in sede
- Parcheggio pagato
- 13 festività retribuite
- Generose ferie e assenze per malattia
- Programma di assistenza ai dipendenti
- Idoneità al lavoro ibrido con telelavoro limitato
- Opportunità di sviluppo professionale e progressione di carriera definita
- Progetti con impatto intergenerazionale e una cultura orientata all’innovazione